Un documento es la información en soporte material o por medios electrónicos, que cuyo objetivo es dejar constancia de las operaciones realizadas y de las personas que han intervenido. Aunque existe una gran variedad de tipos de documentos, normalmente sólo se emplean unos pocos, cuyo formato incluso varía según la empresa que lo adopte. ¿Quieres conocer cuáles son los documentos que suelen utilizarse en un almacén? Quédate leyendo.

 

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¿Qué tipo de documentos se utilizan en los almacenes de una empresa?

La anotación oportuna de todas las operaciones realizadas en un almacén es vital para la buena gestión de una empresa. La única manera de registrar estas operaciones es a través de documentos, que precisan de todos los datos pertinentes a su ejecución. Un software SGA (software de gestión de almacenes) puede facilitarte la creación y emisión de todo tipo de documentos.
Estos son algunos de los documentos primarios que se utilizan para registrar las actividades dentro de un almacén:

 
  • Pedidos: Es un documento en el que se solicitan productos o mercancías. Este documento comercial no obliga a realizar la operación. Optimizar al máximo la preparación de pedidos es clave en un almacén.
  • Entrada de almacén: es el documento que garantiza el ingreso de la mercancía en la empresa. Con las entradas se registran las llegadas de materiales al almacén. Se utiliza para certificar ingresos de mercancías y para proveer información de las mismas entradas.
  • Recepción de mercancías: se trata del documento que se hace por el comprador, y se encarga de certificar qué artículos se recibieron de los pedidos u órdenes de compra.
  • Factura: una factura es un documento de carácter administrativo que se sirve de comprobante una compraventa de un bien o un servicio. Además, incluye toda la información de la operación. Se podría decir que es una acreditación de una transferencia de un producto o servicio tras la compra del mismo. Es usada para dejar constancia y poder comprobar la realización de la operación comercial.
  • Orden de compra: es un documento para poder solicitar mercancías, que a diferencia de los pedidos, cuando es emitido adquiere compromisos legales de responder por el pedido. Se utiliza para solicitar mercancías, documentar las solicitudes de mercancías de la entidad y las garantías de pagos.
  • Control de merma: técnicamente, una merma es la pérdida de mercancías físicas en el almacén por diferentes motivos. El documento de mermas se utiliza para saber qué cantidad de productos no están en condiciones para ser vendidos.
 
documentos del almacen
 
  • Reserva de materiales: es el documento para llevar el control de los productos, donde se especifica en qué lugar se encuentran ubicados estos en el almacén.
  • Cotización: se trata del documento que se utiliza para dar un informe de los precios de los artículos. Este documento solamente es informativo, no crea compromisos legales.
  • Tarjeta de almacén: es el documento que registra y custodia todos los movimientos de mercancía de un negocio. Se usa para llevar un control sobre las entradas y salidas del almacén, así como saber cuándo el almacén necesita reabastecerse y cuándo está llegando a su capacidad máxima.
  • Transferencia de almacén: es el documento que certifica que los artículos de un almacén han sido transferidos de un lugar a otro.
  • Remisión de mercancías: es un formulario que permite al comprador la comparación de la mercancía recibida con la solicitada en el pedido. Se trata de un documento exclusivamente informativo.
  • Orden de producción: es el documento utilizado en los almacenes para solicitar la producción de más mercancías o productos, para abastecer el almacén.
 

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