Seis consejos clave para saber elegir el mejor ERP según las necesidades de tu empresa

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Antes de elegir ERP... ¿Qué es un software ERP y cómo puede ayudar a tu empresa?

Un software ERP es una solución que se centra en la planificación de recursos empresariales. Es un potente programa de gestión de datos e información análitica, y permite automatizar muchos procesos clave del desarrollo de las empresas y tomar decisiones estratégicas de mejora y rentabilidad. Todo ello en base a unas cifras y escenarios ya comprobados.

Se trata de un programa integral y modular que administra el back-office de una empresa; es decir, su gestión interna: recursos, procesos, comunicación interdepartamental, desarrollo financiero y administrativo. Ofrece prestaciones en torno a producción, fabricación, contabilidad, cadena de suministro, presupuestos, control de calidad, inventarios o facturación, entre otros.

Su índice de implantación es el mayor dentro del tejido empresarial español y es determinante dentro de la digitalización de las empresas; el 79,2% de las empresas ya dispone de una solución ERP, según nuestro informe anual sobre software. Desde SoftDoit llevamos tiempo analizando cuales son las características que distinguen a los mejores y más extendidos ERP en España.

La planificación de recursos empresariales es una de las tareas más ambiciosas de las organizaciones. Por ese motivo, merece la pena dedicar tiempo en decidir y comparar cuál es el mejor ERP de los existentes en el mercado para adaptarlo a tu negocio.

 

Primer paso para elegir el mejor ERP: ¿genérico, sectorial o a medida?

Antes de nada, veamos qué tipos de ERP podemos encontrar: 

  • ERP horizontal o genérico: apropiado para controlar las funciones de gestión interna, como tareas de facturación, compras, contabilidad… Se puede personalizar a medida y simplificar en función de nuestras necesidades o volumen de trabajo como gran empresa o pyme.
  • ERP vertical o sectorial: es la mejor solución si la actividad del negocio es muy específica o si el sector es determinante para la gestión, ya que engloba todas las funciones que se necesitan para el correcto desarrollo de la empresa. Por ejemplo, es habitual encontrar software ERP para empresas constructoras, industria, logística, comercio, despachos, etc.
  • ERP a medida: es una opción menos extendida debido a su coste de desarrollo y especialmente de mantenimiento. Originalmente era muy común entre las empresas. Hoy en día, gracias a la flexibilidad de los sistemas ERP actuales, utilizar una solución profesional existente reduce costes y mantiene tus sistemas de gestión actualizados con las últimas tendencias del mercado.
 
Elegir el mejor ERP es fundamental para poder aprovechar todos sus beneficios y lograr la adaptación completa a la empresa.
 
 
Gracias a la solución ERP conseguirás reducir costes y aumentar la productividad de tu empresa con su análisis de datos. 
 

Las mejores soluciones ERP de España

El uso de software ERP en España crece a pasos agigantados y las mejores soluciones de Gestión Empresarial del mercado español comparten una serie de características:

  • Flexibilidad: esta herramienta responde a las constantes transformaciones de las empresas. La tecnología cliente/servidor permite al sistema ERP operar sobre diferentes bases de datos gracias a las conexiones abiertas, pues es probable que el mismo producto de un área de producción a otra durante el ciclo total de producción. 
  • Modulable: este sistema es de arquitectura abierta, lo que significa que puedes usar un módulo libremente sin que afecte al resto. Los programas españoles soportan plataformas múltiples de hardware, ya que muchas empresas poseen sistemas heterogéneos. También facilitan la expansión e integración de otros módulos posteriormente. 
  • Conectividad: permiten la conexión con otras entidades pertenecientes al mismo grupo empresarial, como cadenas o franquicias. 
  • Simulación de la realidad: el control del sistema permite la elaboración de informes para usuarios que controlan el software. Estos informes reflejan la situación de la empresa y ayudan a simular estrategias y tomar mejores decisiones. 
 

Funcionalidades comunes de los mejores ERP españoles

Cuando hablamos de funcionalidades de un ERP podemos dividirlas en dos: por una lado, las que resultan esenciales para todo tipo de empresa y, por otro, las específicas que complementan funcionalidades básicas para cubrir todos los aspectos del negocio.

Todos los ERP incluyen funciones básicas para la gestión empresarial, pero es habitual añadir otras más avanzadas o específicas mediante módulos y programación. De este modo, las funcionalidades generales de los ERP en español giran entorno a los siguientes procesos de gestión

  • Gestión de la cadena de producción.
  • Gestión de la cadena de suministro con un software CRM.
  • Gestión de almacenes.
  • Gestión contabilidad y financiera con un software ERP.
  • Gestión comercial y ventas.
  • Gestión de Recursos Humanos.
 

Estas son las funcionalidades más específicas que varían en función de la actividad de la compañía:

  • Gestión de almacenes inteligente.
  • Gestión de proyectos y obras.
  • Gestión del ciclo de vida de un producto.
  • Control de calidad.
  • Gestión de la relación con el cliente.
  • Análisis de negocio.
  • Gestión documental.
  • Comercio electrónico.

 
 

Situación del mercado español 

España se encuentra en cuarta posición en el ranking europeo de uso de software ERP, por delante de países como Bélgica o Países Bajos. En el mercado español una gran mayoría de las empresas ya han implantado una solución de Gestión Empresarial.

De este porcentaje hay negocios que obtienen claros beneficios en su trabajo diario gracias a un buen uso y adaptación del sistema. Sin embargo, otras no logran el máximo rendimiento de la herramienta por un uso incompleto o falta de adaptación del programa  por las características de la compañía.

A la hora de elegir un programa de gestión empresarial es importante saber qué necesita la empresa, qué tamaño tiene y qué necesidades se van a cubrir. A partir de estas respuestas, podemos empezar a buscar la solución ERP que más se ajuste a las necesidades del negocio.

 
Todos los software ERP incluyen funciones básicas para la gestión empresarial y ofrecen la posibilidad de añadir algunas más específicas gracias a módulos y programación.
 

Siguientes consejos: objetivos y necesidades de tu empresa al elegir ERP

  • Involucra a tu equipo en la decisión. Si has acordado la necesidad de un instalar un software de gestión global, lo mejor es involucrar a las personas que se verán afectadas directamente con esta decisión, como los usuarios finales, el personal informático de la empresa y los gerentes y directivos.
  • Define cuáles son los objetivos de su uso. ¿Qué quieres lograr con el mejor ERP? Es importante definir el esquema de implementación, las prioridades y los departamentos que se verán afectados, así como qué áreas queremos potenciar: ventas, compras, inventarios, contabilidad, producción, fabricación, etc.
  • Olvídate de la marca, piensa en las necesidades de tu empresa. Para encontrar el mejor ERP será mejor que no te dejes llevar por el prestigio comercial de la marca de un determinado proveedor. Lo ideal, es elegir entre programas de calidad, con la escalabilidad que necesitas y que sea todo lo flexible que tu empresa requiera ante cambios de modelo de negocio. También, tendrás que considerar la presencia local del proveedor, si realiza seguimiento y actualizaciones frecuentes en sus productos y si cuenta con soporte técnico.
  • Planea los tiempos de implementación. Deberás tener en cuenta la disponibilidad de los recursos internos de tu empresa, así como la experiencia, ya que de estos dependerá la duración y el éxito de dicha implementación, además de la formación y cultura tecnológica de la empresa con respecto a las nuevas tecnologías.
 

Las seis claves para elegir el mejor ERP 

  1. El tamaño de la empresa: las necesidades y prestaciones de una pyme y una gran empresa son muy diferentes, lo que influirá tanto en el coste del ERP como en su complejidad a la hora de implantarlo. 
  2. Establecer si el tipo de sector es determinante: como ya hemos visto, existen soluciones diseñadas para cubrir los requisitos específicos de las empresas de un sector en concreto. Es importante reflexionar sobre si queremos un programa global para nuestro comercio o simplemente administrar presupuestos.
  3. Funciones y módulos que necesitamos: no todas las empresas necesitan potenciar los mismos departamentos. Realiza un trabajo de análisis para señalar aquellos aspectos que quieres potenciar y mejorar. Decidir si queremos implantar o no el ERP en la nube para aportar mayor accesibilidad y movilidad es igualmente importante.
  4. Presupuesto disponible: aunque no es el aspecto más importante para la elección, es necesario definir un presupuesto a invertir en la nueva solución. Es importante tener en cuenta que, si eliges el mejor ERP, este acompañará a tu empresa durante años, así que hay que verlo también como una inversión a largo plazo. También hay que conocer las ventajas que nos pueden ofrecer las versiones ERP SaaS, muchos más asequibles.
  5. Escalabilidad y flexibilidad: es importante tener en cuenta que las necesidades y recursos que hoy tiene la empresa pueden cambiar con el tiempo, así que el ERP que decidas instalar (debido al esfuerzo e inversión que supone) debe ser capaz de adaptarse y evolucionar contigo. Que no sea un sistema versátil es imprescindible en mucho casos, sobre todo cuando hablamos de grandes programas. No debes olvidar que elegir un ERP significa, por lo normal, convivir de 5 a 10 años con él en la empresa; por ese motivo es tan importante la escalabilidad y la capacidad de actualización.
  6. Facilidad de uso e integración con otros sistemas: de nada sirve invertir en un completo ERP lleno de funcionalidades si los usuarios no va a poder familiarizarse con su manejo. Utilizar las demos del software antes de decidirnos es un paso clave. Además, tenemos que saber si el programa es compatible con otros sistemas previos para poder exportar los datos.
 
Seis claves para elegir para elegir el mejor ERP
 

Y el último paso para conseguir el mejor ERP para tu empresa

Ya has visto como el software más prestigioso o el más caro del mercado no tiene por qué ser el mejor para tu empresa; lo más importante es que se adapte a las necesidades específicas de tu compañía y el sector de tu actividad.

Si quieres averiguar cuál es el ERP que realmente cubre las necesidades de tu organización, consulta el comparador de SoftDoit. Completa el formulario que encontrarás en esta misma página y obtendrás un ranking totalmente neutral personalizado con las opciones ideales para ti. 

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