La nueva generación del ERP: integral, colaborativo e inteligente

El ERP es la solución de gestión con mayor índice de implantación en las empresas, ya que abarca los principales pilares de un negocio: los procesos administrativos, productivos y financieros. Se centra en el denominado back-office, sus recursos y el flujo de información interdepartamental que centraliza para mejorar la toma de decisiones.

Diseñados tanto para pymes como para grandes entidades, son la pieza clave hoy en día para dar el paso a la digitalización y automatización de procesos, conseguir análisis inteligentes en tiempo real y gestionar toda la empresa desde una única herramienta.

Para conocer su evolución de sistema transaccional hasta los actuales software relacionales, que permiten compartir la información e interactuar a sus usuarios, convertirse en una plataforma integral que abarca procesos propios de otros programas, con prestaciones de CRM, RRHH o SGA, y ser actualmente programas inteligentes con tecnología IA, contamos con tres expertos del ámbito empresarial.

A través de la experiencia de Exact Software Iberia, desarrolladores de sistemas gestión, y las empresas Itevelesa e Iberostar, entenderemos el poder de gestión de los actuales ERP y las grandes ventajas que supone su implantación para todo tipo de empresas.

 
Descubre las prestaciones que ofrecen las nuevas generaciones de ERP y los potentes avances tecnológicos que integran de la mano de Alejandro Salvador, Pablo Ramos y Jorge Valero.
 

El estancamiento del ERP transaccional y el giro al software relacional e inteligente

Los software ERP se crearon para resolver las necesidades  transaccionales de negocio dentro de los departamentos de la empresa. Pero estos primeros sistemas de registro presentaban una serie de problemas funcionales, ya que no todos los usuarios tenían acceso a la información y todavía era necesario introducir datos de manera manual.

Esta estructura tradicional y jerárquica de la información generaba silos entre departamentos al no poder compartir sus datos y, por lo tanto, frenando la eficiencia operacional y estratégica.

El ERP transaccional convertía cada área de la empresa en silos de información carentes de colaboración y comunicación interna, separando funciones y tareas entre responsables del departamento comercial, financiero, recursos humanos, etc. Sin embargo, en la realidad cada transacción que se lleva a cabo en un negocio abarca muchas interacciones e involucra a muchas personas.

Para romper estos silos es necesario poder compartir la información entre departamentos a lo largo de toda la organización y para todos los empleados de la empresa, no solo directivos o responsables. Por eso, a partir de 2010 ya contamos con los llamados ERP relacionales.

Una vez alcanzada la colaboración necesaria entre áreas, en apenas unos años se ha dado un salto cualitativo en el ERP, llegando hasta el llamado ERP inteligente que, además de permitir compartir información e interactuar, automatiza procesos.

  • El ERP relacional integra todos los procesos de negocio de la organización, compartiendo la información y facilitando el trabajo en equipo para todos los empleados gracias a las interacciones digitales alrededor de las transacciones.
  • El ERP inteligente, además de ser un sistema relacional, proporciona las herramientas necesarias para ayudar a gestionar el negocio de una forma exitosa y eficiente a través de sus procesos inteligentes automatizados.
 
Es fundamental romper los silos de información para poder tener una visión global del negocio, analizar los datos más relevantes y entender al cliente.

Jorge Valero - Iberostar

 
 

Entornos colaborativos y estrategia cliente-céntrica

Los ERP tradicionales basan toda su información en datos estructurados; sin embargo, en los ERP relacionales es fundamental también dar visibilidad a las interacciones entre empleados, en posibilitar la colaboración en la organización.

En el caso de la mediana empresa, contar con un ERP para pymes integral y relacional es clave para dar el paso a la transformación digital con éxito, alcanzando así la eficiencia y la competitividad que marca el mercado.

Este control integral que ofrece la nueva generación de software de gestión permite a las empresas relacionar la información interna con la comercial y de ventas, facilitar la comunicación con el cliente a través de la omnicanalidad y, como resultado, crear una estrategia empresarial cliente-céntrica acorde a las actuales tendencias para comprender el mercado y adelantarse a la demanda.

El objetivo de todas las empresas es mejorar la experiencia del cliente, un cliente que utiliza aplicaciones móviles y diversos canales en su comunicación con la empresa. Cada vez disponemos de más datos suyos y, mediante los modelos de analítica avanzada que integran los ERP inteligentes, podemos sacarle mayor partido.

La centralización de la información de estas transacciones es muy valiosa. Con los nuevos ERP integrales disponemos de una visión global del cliente y un histórico de sus interacciones, lo que permite hacer predicciones más concretas para aplicar en marketing y captar nuevos clientes y, sobre todo, ofrecer una mayor personalización en las acciones de venta, postventa y fidelización.

 
Un buen sistema de gestión integral inteligente nos permite centralizar un gran volumen de datos para conocer al cliente y sus necesidades.

Pablo Ramos - Itevelesa

 
 
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El ERP global es más dinámico y con datos de calidad. Ahora disponemos de información interrelacionada que va desde la oportunidad de negocio que detecta el comercial a generar el pedido, la orden de trabajo, la inspección, el albarán y la factura. Todo desde una tablet y sin entradas duplicadas.

Pablo Ramos, director de Negocio Internacional en Itevelesa

 

5 factores clave del ERP integral inteligente

  1. Consumerización: las aplicaciones tecnológicas que los usuarios ya saben usar se trasladan al escenario empresarial para mejorar la productividad. Los desarrolladores de software han aumentado la usabilidad de sus soluciones para que sean accesibles para todos los empleados, familiarizados ya con el uso de plataformas como Google o Facebook. 
  2. Movilidad: las actuales plataformas en la nube permiten acceder a los programas de gestión, datos y procesos en tiempo real desde cualquier navegador y dispositivo móvil.
  3. Inteligencia de negocio: disponemos de multitud de datos que se necesitan analizar de manera inteligente para mejorar la toma de decisiones. Para ello contamos con acceso a la información en tiempo real y análisis de métricas de negocio y KPIs que pueden ser compartidos con el resto de la organización. 
  4. Cloud computing: la nueva generación de ERP ya está en la nube para facilitar esta accesibilidad y movilidad a todos sus usuarios.
  5. Inteligencia artificial (IA): el actual ERP debe ser capaz de dotar de inteligencia a los procesos de negocio gracias a la integración de nuevas tecnologías como la IA y, sobre todo, el machine learning, que ya puede realizar predicciones y aumentar la automatización de procesos, procedimientos y respuestas.
 
5 factores claves que nos han permitido llegar al ERP integral inteligente
 
Es fundamental que hablemos de soluciones integradas, capaces de automatizar todos los procesos transversales de las organizaciones, sobre todo en las empresas de tamaño medio para que, al implantar un único programa, dispongan de todas las capacidades que necesitan y crecer, por ejemplo, a nivel internacional: multiidioma, multilegislación…

Alejandro Salvador, director de Exact Software Iberia

 

La revolución de la automatización y el machine learning

Ya hemos mencionado cómo, gracias a las nuevas tecnologías, hemos alcanzado un nuevo grado de automatización de los procesos empresariales y del análisis inteligente de datos, tanto estructurados como no estructurados.

La incorporación de los mecanismos de inteligencia artificial y de machine learning han supuesto toda una revolución. Si ya partíamos con procesos automatizados para tareas de negocio cotidianas y repetitivas, el futuro viene por incorporar sobre los actuales sistemas RPA (Robotic Process Automation) nuevos modelos IA hasta conseguir procesos inteligentes que se basen en la predicción a través de algoritmos.

Los actuales ERP inteligentes ya cuentan con acciones mecanizadas, clasificaciones automáticas de documentos por análisis de su contenido, previsiones de escenarios financieros, recomendaciones de precios, alertas por exceso de gasto..., pero su aplicación será todavía mayor, y no contar con estos sistemas avanzados supondrá una clara desventaja competitiva.

 
Estamos en un momento interesantísimo de la siguiente revolución de la automatización empresarial con la incorporación de IA y machine learning.

Alejandro Salvador - Exact

 
 
Uno de los principales errores en la implementación de un sistema ERP es no tener en cuenta la cultura empresarial y el factor humano, ya que se va a modificar la forma de trabajar dentro de la compañía. Los cambios de gestión tienen que explicarse bien; sin formación no hay mejora de procesos.

Jorge Valero, director de Datos y Soporte en Iberostar

 
Los sistemas ERP relacionales permiten compartir datos e interactuar entre todos los niveles de la organización. El ERP inteligente consigue, además, un mayor grado de automatización.
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