Ventajas del Software Process Mining para la automatización y la gestión de procesos de negocio (y cómo aplicarlo)

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Qué es process mining y su importancia en la digitalización y optimización de procesos

Los procesos dentro de una empresa son aquellas tareas relacionadas de manera lógica que se llevan a cabo para alcanzar los objetivos de la organización; es decir, es el “paso a paso” de cada una de las actividades y operaciones que desarrolla. El objetivo de la optimización de procesos es alcanzar el máximo rendimiento y rentabilidad

La mayor parte de las empresas ya están digitalizadas o iniciando su transformación digital para lograr una mejora en su optimización de procesos y automatizarlos. Pero, ¿cómo sabemos que esta gestión de procesos y flujos de trabajo que estamos digitalizando, y que queremos automatizar, son realmente eficientes?

Ese es el gran dilema de todas las organizaciones, saber si están estableciendo las bases correctas para alcanzar sus objetivos empresariales y logrando el máximo rendimiento en su gestión de procesos operacionales. Además, puede que haya una gran diferencia entre cómo los ejecutamos en el día a día y cómo deberían realizarse.

Para visualizar nuestra gestión de procesos, identificar ineficiencias operacionales y descubrir si realmente seguimos el flujo de trabajo que hemos establecido contamos con el software process mining; en español, minería de procesos.

 

La minería de procesos y el software process mining

El process mining es una técnica de inteligencia de negocio o Business Intelligence con la que logramos crear una representación gráfica de nuestra gestión de procesos. Es un software de procesos.

Para ello, el software process mining efectúa un análisis de datos provenientes de nuestra actividad empresarial mediante algoritmos de inteligencia artificial (IA).

Los objetivos del software process mining son:

  • Analizar los procesos para solucionar las ineficiencias que estemos ejecutando sin saberlo.
  • Realizar una transformación digital con éxito, ya que con el process mining tendremos la certeza de que estamos automatizando los procesos que realmente son los correctos para nuestro negocio.
 
Ejecutar correctamente la automatización de procesos tiene un impacto directo en el negocio, en nuestra rentabilidad y en la relación con el cliente. Por eso los software process mining son tan importantes a la hora de digitalizar los procesos.
 
 
El process mining es una técnica de inteligencia de negocio que permite analizar los datos que registramos en nuestra actividad. Los algoritmos del software de procesos analizan la información y la reflejan en un gráfico con sus múltiples variaciones. Genera una imagen de cómo se trabaja realmente en la empresa y de su gestión de procesos.
 

Características del software process mining

Celonis, IBM Process Mining, Aris, Logpickr, MPM process mining, Kofax, Worksoft o UiPath Process Mining son algunas de las soluciones de minería de procesos que podemos encontrar en el mercado, pero cada vez se desarrollan más software de análisis de procesos empresariales para comprender qué puntos se pueden mejorar.

  • Los software de procesos son soluciones transversales, que atañen a todas las áreas y actividades de la organización.
  • Analizan los datos que registramos en nuestra actividad como empresa. El software process mining se nutre de la información recogida por el software empresarial que estemos utilizando para nuestra gestión de procesos: ERP, SGA, CRM, etc.
  • Realiza un análisis de datos a posteriori, pudiendo descubrir cómo son en realidad nuestros procesos de negocio, y así poder mejorarlos.
 
El process mining realiza un análisis de la gestión de procesos para identificar debilidades y rediseñar nuestra gestión de negocio. Es el punto de partida para lograr una automatización de procesos eficiente.
 
 

Comprender el process mining: análisis de la gestión de procesos y el registro de eventos

Un proceso de negocio engloba todas las acciones y tareas que se deben realizar en progresión hasta completarlo. Tiene, por tanto, un inicio y un final establecido, y un flujo de trabajo en su consecución.

En las empresas digitalizadas (que cuentan con su programa de facturación, sistema de contabilidad, ERP integral, software comercial, etc.) cada uno de los pasos que se ejecutan para completar un proceso deja una huella digital en el sistema de gestión que está utilizando. Se registra como un evento.

Un evento puede ser una cambio de estado en la resolución de una incidencia con el cliente, el envío de un presupuesto, una llamada efectuada, una factura reclamada o la recepción de un pedido, por ejemplo.

Aunque creemos que la mayoría de los procesos de negocio los tenemos bien definidos, sabemos cuál es el flujo de trabajo a seguir en referente a la gestión de pedidos, gestión de incidencias o gestión de cobros, la realidad es que su ejecución no siempre coincide con lo establecido.

Por eso, el process mining nos ayuda a comprender qué sucede realmente en la empresa, ya que la minería de procesos analiza los datos que se ejecutan, no los que deberían realizarse.

 

Cómo funciona el software process mining para mejorar la gestión de procesos

Un software process mining se vincula con las plataformas de gestión de procesos que ya tengamos implantada en la empresa.

Gracias a sus algoritmos de IA y aplicaciones machine learning, analiza la gestión de los procesos de negocio a través de la información que se ha registrado, identificando secuencias, patrones, variables, etc.

Representación gráfica de la gestión del proceso

El software process mining utiliza el conjunto de eventos registrados y los transforma en una imagen, que refleja el flujo real de trabajo y los diversos caminos que se han tomado durante la gestión de un proceso.

  • Genera una representación gráfica de los registros de eventos y su secuencia cronológica, las alternativas que se tomaron en cada caso hasta su resolución.
  • Cada una de estas variaciones en la gestión de un mismo proceso que no siga el camino definido y más eficiente, supondrá una desviación
  • Muestra si la variante más repetida es la más eficiente o no.
 

Un software procesos mining crea, por tanto, un mapa digital de nuestros procesos, las relaciones que hay entre ellos y las desviaciones que se toman.

Análisis process mining

Gracias a la minería de datos podemos ver con claridad dónde se producen los cuellos de botella, en qué etapa se generan ineficiencias, que pasos de gestión de procesos no realizamos, qué impacto tiene una variante es nuestros objetivos empresariales o rentabilidad, etc.

  • Los software process mining nos permiten analizar los mapas reales de procesos, filtrar datos o variaciones repetidas, conocer en qué porcentaje ejecutamos los procesos según nuestro modelo de trabajo establecido.
  • Pero, lo más importante, es que el software process mining identifica automáticamente cuáles son las ineficiencias operacionales más relevantes en cada proceso.
  • Por eso el process mining es el inicio para una digitalización y automatizacion de procesos que realmente consiga aprovechar al máximo el potencial de una empresa.
 
 
El sofwtare process mining extrae la información de los sistemas de la empresa para poder crear una imagen real de su gestión de procesos, las variaciones con las que se ejecutan e identificar ineficiencias.
 

Tipos de minería de procesos

Ya hemos visto como el process mining realiza un análisis de datos de los eventos registrados en los sistemas de gestión, pero podemos diferenciar tres tipos de minería de procesos.

Process mining de descubrimiento (discovery)

El software de procesos simplemente representa un registro de eventos para crear la secuencia real de la gestión de un proceso.

Process mining de conformidad (conformance) 

Compara los procesos reales que ha creado con los modelos predefinidos por la empresa para identificar coincidencias y diferencias y así poder diagnosticar desviaciones o ineficiencias entre el modelo real del proceso de negocio derivado y el que debería ser.

Process mining de mejora (extension/enhancement) 

Los modelos de proceso definidos por la empresa se rediseñan y mejoran en función de los datos reales representados, tomando las variaciones más eficientes.

 
Un software process mining nos sirve descubrir cómo resolvemos nuestros procesos, supervisarlos y rediseñarlos en función de la máxima eficiencia.
 
 

Para qué sirve el software Process Mining: aplicaciones para la gestión de procesos

  • Mejorar la gestión de procesos. Con el process mining podemos controlar y supervisar cómo se realiza en la empresa la gestión de cada proceso y rediseñar los flujos en función de los resultados reales.
  • Automatizar los procesos con éxito. Solo si sabemos realmente cómo es el flujo más eficiente de trabajo podremos realizar una correcta automatización de procesos, eliminar tareas repetitivas o de poco valor.
  • Adaptar los procesos a las necesidades puntuales. Al tener una representación gráfica de la gestión de procesos en diferentes momentos y con diversas variaciones, podremos adaptarnos con éxito a cada hito o fluctuación, reduciendo el riesgo y aumentando la flexibilidad.
  • Crear modelos predictivos. El aprendizaje automático del software process mining es capaz de predecir determinadas variaciones y avisar con antelación para estar preparados. Integra herramientas machine learning para sus predicciónes.
 

Ventajas de implantar un software process mining

  1. Estandarizar la forma más eficiente de gestionar cada proceso. El process mining se basa en hechos reales, no es suposiciones, por lo que es de gran ayuda para descubrir qué acciones ejecutar y en qué secuencia para gestionar de la mejor manera posible cada proceso. De esta forma, estaremos listos para estandarizarla y automatizarla.
  2. Monitorizar la consecución de los KPI de la empresa. Los modelos de procesos tienen como objetivo alcanzar unos indicadores clave para el negocio, así que podremos supervisar si se están cumpliendo, qué variables son las mejores y cuándo estamos logrando el máximo rendimiento.
  3. Detectar y solucionar cuellos de botella. Uno de los grandes problemas de las compañías es saber qué tarea, acción o proceso frena su pleno rendimiento y limita su rentabilidad. Con el process mining, se identifican automáticamente los cuellos de botella, las actividades repetidas y las más ineficientes, y se pueden rediseñar los procesos para eliminarlos.
  4. Comprender el impacto de nuestros procesos. No siempre es fácil saber o cuantificar la repercusión que tiene el modo en que gestionamos los procesos de negocio en las ventas de la empresa o la satisfacción de nuestros clientes. Con el process mining obtenemos una radiografía para comprender qué podemos mejorar o qué desechar.
 
Ventajas de implantar un software de process mining
 
Detectar las debilidades y las potencialidades de mejora en la gestión de procesos de negocio es el objetivo del process mining. Por eso la minería de procesos es el primer paso para una óptima digitalización y automatización empresarial
 

Un nuevo factor: la minería de tareas

Hasta ahora hemos hablado de la minería de procesos, pero durante la ejecución de un proceso desarrollamos también tareas que no generan un registro o un evento en nuestros sistemas de gestión, como puede ser consultar el correo electrónico o escribir en un procesar de texto.

Es lo que conocemos como minería de tareas, y algunos software process mining también la incluyen en sus prestaciones, recopilando no solo registros de eventos, sino que también registran datos de interacción del usuario de sus aplicaciones de escritorio.

Con la minería de tareas conseguimos saber cómo los empleados ejecutan sus tareas y cómo son de efectivos a través del uso de sus equipos informáticos.

Un software de minería de tareas utiliza diferentes tecnologías para poder registrar las acciones de los empleados, como la OCR (reconocimiento óptico de caracteres), el procesamiento de lenguaje natural (NPL) y el machine learning.

 
Con la minería de tareas conseguimos una visión más completa del desarrollo de nuestros procesos y comprendemos mejor el funcionamiento interno de la empresa.
 
 

Diferencias entre process mining y software BPM (business process management)

Un software process mining no es lo mismo que un software BPM (business process management).

Un software BPM se centra únicamente en el diseño de un proceso, en definir el flujo de trabajo de un proyecto y las diferentes tareas que deben realizarse para su resolución y las interrelaciones que hay entre ellas. También permite vincular las responsabilidades y los miembros del equipo a los procesos, definiendo las competencias.

Por lo tanto, el software BPM sirve para interpretar como debería ser la forma más eficiente de gestionar flujos de trabajo; crea modelos ideales para la gestión de procesos, pero no toma datos de la realidad ni los representa para su análisis.

 
El business process management ofrece definición y visibilidad de los conjuntos de tareas, coordinándolos dentro de estructura de la empresa
 
 

Cuál es el mejor software process mining para tu gestión de procesos de negocio

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