Software RPA: aplicaciones de la Automatización Robótica de Procesos y todas sus ventajas para las empresas

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Qué es el software RPA: la automatización robótica de procesos

Dentro de la gestión diaria de una empresa hay diversas tareas repetitivas y rutinarias que conllevan una enorme concentración y dedicación para su ejecución. Para poder liberar de ese esfuerzo a sus encargados, y destinar ese tiempo en acciones con mayor valor añadido, encontramos la tecnología RPA o software RPA.

Una plataforma RPA, del inglés robotic process automation (automatización robótica de procesos), es un sistema informático que permite automatizar procesos digitales mediante el desarrollo de bots o robots de software entrenados para una tarea específica.

El volumen de acciones que se pueden automatizar mediante un software RPA para aumentar la productividad de una empresa es muy alto. Podemos encontrar multitud de tareas repetitivas, predecibles y que requieren de escaso talento o inteligencia, y que además son imprescindibles para la gestión de una empresa.

Recopilar datos de una aplicación e introducirlos en otra, generar informes de negocio con cifras de distintas fuentes, rellenar formularios y solicitudes, reconocer documentos, extraer datos de albaranes para importarlos al sistema contable, verificar información de clientes, validar órdenes de fabricación... estos son algunos procesos manuales que un software RPA puede realizar mediante automatización robótica.

 

Cómo funciona un software RPA: Inteligencia artificial y robots

Si hasta ahora la digitalización mediante programas ERP o CRM era una clara ventaja competitiva para los negocios, la integración de los software RPA suponen un avance más en la automatización de procesos, la reducción de errores humanos, la disminución de gastos y la mejora de la experiencia de los clientes.

Para utilizar un software RPA no es necesario tener conocimientos informáticos especializados, y su integración con las herramientas de gestión de la empresa es muy sencilla.

La plataforma RPA desarrolla unos sistemas automáticos inteligentes, los bots o robots, que van aprendiendo y mejorando su actividad a través de su experiencia en la ejecución de las tareas que realizan. Se basan en reglas para realizar la automatización robótica de procesos. 

El software RPA, por tanto, se vale de la inteligencia artificial y de herramientas machine learning para aprender y replicar el trabajo humano en tareas repetitivas de gran volumen, automatizando con eficacia determinados flujos de trabajo.

Claves del software RPA

  • El software RPA permite crear bots que interactúan con los programas de gestión de la empresa, operando en la interfaz de usuario como lo haría un humano.
  • Los bots o robots se configuran o entrenan fácilmente  mediante reglas de procesos definidos.
  • Gracias a la tecnología de inteligencia artificial del software RPA, a medida que va ejecutando su acción, aprende y mejora la automatización de procesos.
 
Gracias al software RPA la empresa puede utilizar bots y robots que aprendan a ejecutar procesos de negocio basados en reglas, imitando cómo lo haría una persona.
 
 
Un robot de software replica las acciones de un ser humano en la realización de tareas rutinarias y de interés para la gestión de una empresa, interactuando para ello con un sistema informático del que obtiene los datos. De esta forma, con un softwae RPA se consigue la automatización robótica de procesos.
 

Software RPA para la automatización robótica de procesos de negocio

Ya hemos visto cómo el software RPA permite automatizar la extracción y análisis de datos provenientes de diferentes sistemas y aplicaciones del negocio.  Es una de las aplicaciones del machine learning para empresas.

Las herramientas RPA y los robots de software son de gran eficacia en aquellos sectores que requieren capturar gran cantidad de información y analizarla. Podemos aumentar su capacidad de análisis añadiendo Business Intelligence y analítica avanzada (herramientas Big Data).

La plataforma RPA, al interactuar y comunicarse con el sistema informático de la empresa, tiene acceso a los datos que necesita el robot de software o bots para ejecutar su tarea, pero de manera mucho más rápida y eficiente que si lo hiciera un humano.

En sectores como el industrial, seguros, banca, salud, farmacéutico, marketing o recursos humanos, el software RPA es un gran aliado.  

Para beneficiarse realmente de un software RPA la empresa debe:
  • Contar con procesos manuales rutinarios y repetitivos con relevancia para el negocio.
  • Integrar la plataforma RPA con sus sistemas informáticos de gestión empresarial para acceder a los datos y automatizar los procesos necesarios: software financiero, software industrial, software para seguros, software farmacéutico, etc.
  • Realizar acciones digitales habituales y costosas, rentables de automatizar. La automatización robótica de procesos debe suponer una ventaja en cuanto a rapidez de tiempos o complejidad de datos. 
 
La plataforma RPA y los robots de software permiten automatizar la búsqueda, extracción e introducción de datos de negocio.
 
 

Aplicaciones del software RPA para las empresas

  • Recoger y presentar documentación para nuestra cartera de clientes ante organismos oficiales.
  • Actualizar la base de candidatos de las empresas para los procesos de selección.
  • Gestión de nuevos empleados: generación de email, crear cuentas de usuario y accesos a sistemas, envío de contrato…
  • Extracción de datos de documentos en archivos no estructurados (como pdf o imágenes) para su integración en el sistema digital: pedidos, albaranes, facturas….
  • Validar procesos de facturación y contabilidad.
  • Rellenar formularios web y solicitudes obteniendo los datos de diversos archivos del cliente.
 
  • Automatizar la entrada de datos en campañas comerciales.
  • Realizar seguimiento de tarifas y productos de la competencia.
  • Creación de cálculos e informes avanzados de negocio.
  • Mejorar la colaboración en toda la cadena de suministro, verificar las órdenes de pedidos y envíos.
  • Detectar palabras clave o cadena de palabras específicas.
  • Monitorizar sistemas de fabricación o controles de calidad.
  • Realizar verificaciones financieras antes de conceder créditos rápidas o identificar fraudes o anomalías.
  • Gestionar altas y bajas de clientes, introduciendo las reclamaciones que se registran por email en el sistema.
  • Automatizar la atención al usuario mediante chatbots que mejoren y agilicen su experiencia.
 
 

Ventajas de utilizar un software RPA

  1. Menor carga de trabajo para los empleados. La tecnología RPA automatiza tareas repetitivas y rutinarias que aportan poco valor añadido a la empresa, por lo que los empleados pueden dedicar ese tiempo a realizar trabajos mucho más gratificantes y motivadores, que impliquen cierto talento y creatividad. Además, la puesta en marcha de un robot con el software RPA es mucho más rápida que formar a un trabajador.
  2. Automatización robótica de procesos 24/7. Los bots o robots realizan la parte más mecánica y rutinaria del trabajo, pero necesaria para el correcto funcionamiento de la empresa, sin necesidad de descansar. Podemos estar monitorizando procesos, recabando datos o manteniendo un canal de atención al cliente de forma continuada, con mayor agilidad y rapidez.
  3. Aumento de la productividad y de la eficiencia. El software RPA se comunica constantemente con los sistemas de la empresa y sus flujos de trabajo para realizar las tareas para las que ha sido entrenado sin descanso, eliminando del proceso los posibles errores humanos. Al liberar la carga de trabajo a los empleados y reducir los fallos, la productividad y la precisión aumentan, y el negocio puede centrarse en crecer y expandirse.
  4. Mayor rentabilidad empresarial y ventaja competitiva. La implantación de una plataforma RPA para automatizar procesos no implica costes de desarrollo ni de hardware, los robots son muy fáciles de configurar, los procesos de la empresa no se ven alterados y se obtiene un alto ROI. La fuerza de trabajo se potencia sin apenas costes añadidos, obteniendo mayor eficacia en el análisis de datos y facilitando una clara ventaja competitiva al destinar a los empleados a acciones de mayor valor añadido.
 
Ventajas de utilizar un software RPA en la empresa
 

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