Descubre las ventajas del software de gestión documental y cómo solventar el traspapeleo

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Queremos comenzar, esta vez, definiendo el verbo traspapelar. Según la Real Academia Española, la palabra traspapelar, que viene de "tras y papel", tiene dos significados. El primero es: "confundir, perder un papel entro otros, haciendo perder el lugar o colocación que tenía". El segundo, "perder o colocar en sitio equivocado cualquier cosa". Cuando tenemos una empresa, y para que esta funcione como es debido, debemos manejar todo tipo de documentación, en forma organizada y clasificada. Sin embargo, esto no nos evitará que algún documento sea traspapelado, o sea, que sea archivado donde no le corresponde, o bien, que se pierda. Muchas veces, el desafío más importante que tienen los responsables de las empresas, es justamente, el de evitar que los documentos sean traspapelados, ya que esto se ve reflejado en pérdidas, tanto de tiempo como de dinero, por no hablar de aquellos documentos perdidos que son irrecuperables. Estas pérdidas evitan el correcto crecimiento del negocio. Hoy en día, la mayoría de las empresas, son conscientes del riesgo y de las consecuencias que se sufren al traspapelar parte de su documentación, por lo tanto, y en busca de la mejor solución para evitar, en su mayoría, esos casos de traspapeleo, instalan un software de gestión documental. Por lo tanto, a través de la gestión documental, se minimizan los riesgos del traspapeleo. Eso significa, que si el problema es el traspapeleo, la solución es la gestión documental. Recordando el concepto de gestión documental, diremos que se trata de un grupo de normas y técnicas que le permiten a la empresa administrar sus documentos a lo largo de toda la vida útil de estos.

Un software de gestión documental es sinónimo de eficiencia

Esta gestión documental, puede ser tanto manual como tecnológica. Si hablamos de la segunda opción, podemos decir que la empresa podrá alcanzar un mayor rendimiento, ser mucho más funcional y a su vez, eficiente. No importa si la empresa es grande, mediana o pequeña. Siempre que instale un programa de gestión documental, tanto los documentos físicos como los digitales estarán mucho más seguros y organizados en archivos. En ese caso, sin duda, la probabilidad de traspapelar un documento, será mucho menor. No solamente eso, si que además, se reducirán los tiempos de acceso a la información y se podrán guardar los documentos, realizando copias de seguridad, las que, en caso de traspapeleo o pérdida de algún documento, reducen el riesgo por tener archivada esa copia. 
En síntesis, y con el sencillo fin evitar los grandes dolores de cabeza o de estómago, como suele decirse, causados por el traspapeleo (pérdida o mal archivo de la documentación), la gestión documental es la solución, porque permite utilizar las herramientas que la empresa necesita para organizar y guardar todos sus documentos.

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