La implantación de un software ERP es un proceso para el que toda empresa debe estar bien preparado. Antes de comprar cualquier solución ERP es imprescindible seguir una serie de pasos para garantizar la toma de una decisión acertada. De lo contrario, es posible que sientas que has invertido una gran suma de dinero en un software que no cumple con tus expectativas. A continuación mostramos la metodología y algunos consejos a seguir para la implantación exitosa de un ERP.

 

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¿Cómo implantar con éxito un ERP en mi empresa?

Los sistemas de planificación de recursos empresariales ERP tienen un coste importante de implantación en horas de trabajo y dinero para muchas empresas. Para lograr una buena experiencia, ganar productividad y tiempo en la etapa de implantación, es necesario planificar con antelación ciertos aspectos que a continuación describiremos para ayudar a tu empresa a llevar a cabo con éxito la implantación, y de paso, evitar algunos problemas que puedan surgir.

Como implantar un ERP es un proceso que no debe tomarse a la ligera, si sigues los siguientes pasos, comprobarás si la elección de tu nuevo software de gestión empresarial ha sido todo un acierto:

 
  • Planifica antes de comenzar una evaluación de software ERP
    En primer lugar, te vendrá muy bien responder a este par de preguntas: ¿Cuáles son los procesos actuales de mi empresa? ¿Cómo puedo hacer evolucionar estos procesos para alcanzar los máximos beneficios para mi empresa y lograr los objetivos? Para responder, será necesario que planees una auditoría interna de la empresa con todos tus procesos y políticas. Si no cuentas con dichos recursos internos, te recomendamos utilizar un técnico, consultor o proveedor especializado en tu sector que tenga experiencia en implementación de soluciones ERP.
  • Elige un proveedor con buenos antecedentes, que sea flexible y escuche tus necesidades
    Fijarte en los casos de éxito en las páginas webs de los proveedores de software ERP, o consultar foros especializados, son buenas estrategias para investigar la reputación de la empresa proveedora de software. Otra opción que no debes descartar, aunque cuesta algo más conseguir, es solicitar directamente al vendedor algunas referencias de su cartera de clientes.
  • Involucra a personas clave de todos los departamentos de la organización.
    Nunca irá mal involucrar a un pequeño grupo de personas de tu equipo que quiera estar presente en el proceso, que tenga ganas de hacer las cosas bien y que entienda la magnitud del proyecto y los beneficios que aportará a la empresa. Con ello beneficiarás la actitud y predisposición para el momento futuro de la formación del personal.
 
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  • Invierte tiempo y recursos económicos para la formación de tus empleados de cara a la implantación del ERP
    Es importante entender que lo normal es que exista una pequeña resistencia al cambio y deberás controlar la situación para que la adaptación tenga las mínimas complicaciones posibles. Dedicar tiempo a la formación les aportará seguridad y conocimientos para establecer las bases del uso de la nueva herramienta de trabajo.
  • Establece prioridades y asigna una tarea a la vez
    Los trabajadores responsables de la administración del ERP deberán entender claramente tanto las tareas que deben realizar para mantener el correcto funcionamiento del software, como los aspectos esenciales que necesitan manejar para resolver cualquier incidencia.
  • Importe datos de calidad a su nuevo ERP.
    Para comenzar a trabajar correctamente desde el principio, deberás destinar un responsable para la migración de los datos al nuevo ERP, programando adecuadamente los parámetros para que la información sea la correcta, minimizando así la probabilidad de errores.
  • Deberás trabajar en minimizar los procesos, implementar nuevas formas de trabajo y abrir paso a nuevas y mejores metodologías
    Todo esto te ayudará a innovar en procesos, aceptando las nuevas metodologías de trabajo que implicarán la reducción de costes y ganancia de tiempo.
  • Piensa  en realizar un mantenimiento preventivo
    Establece una estrategia para mantener el sistema al día, esto incluye tomar medidas para proteger los datos, prestar atención a las actualizaciones de licencias, e implementar mejoras en la tecnología para conseguir que nuestro sistema siempre responda correctamente porque lo mantenemos a la vanguardia con las actualizaciones.
  • Conoce bien tu ERP
    Una vez esté en marcha el software, puedes crear una lista general de las principales características en los fabricantes del software más populares, hacer un seguimiento de su utilización y revisar periódicamente el uso de cada aplicación para garantizar que las funciones están siendo utilizadas correctamente, así como descubrir cuáles son las funcionalidades que no están siendo utilizadas aún. Esto le ayudará a tener una buena comprensión de las características que se utilizan en un sistema ERP y aprovechar las oportunidades para automatizar aún más tus procesos de negocio, completar funciones rápidamente y cumplir con los objetivos.
 

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