Migración de datos al cambiar de ERP: errores comunes y cómo evitarlos

¿Por qué es tan importante la migración de datos en un cambio de ERP?

A medida que las empresas van creciendo, requieren de un sistema robusto que sea capaz de gestionar todos los ámbitos que abarca la organización. Para ello, es habitual buscar otro sistema que cubra las nuevas necesidades del negocio. Este proceso implica la migración de datos de un software que queda obsoleto a otro más actualizado y adaptado a las exigencias de clientes y empresa.

Por tanto, podemos definir la migración de datos como el traspaso de información de un programa a otro. Este proceso no siempre es fácil, ya que puede conllevar una serie de riesgos en las migraciones ERP.

La migración de datos es uno de los procesos más críticos y delicados al cambiar de ERP; hay que garantizar que estén completos, correctos, estructurados y disponibles desde el primer día de uso del nuevo programa.

Debemos prestar especial atención a cómo hacerlo, ya que este tipo de software contiene información vital de la compañía, como pueden ser los procedimientos internos, la planificación empresarial, los recursos disponibles, la contabilidad, etc.

 

¿Qué está en juego en las migraciones ERP?

Una migración ERP mal ejecutada puede traducirse en errores operativos, interrupciones en la actividad y pérdida de confianza en el sistema, especialmente si afecta a datos clave como clientes, facturación, inventario o contabilidad.

Un solo error puede generar facturas duplicadas, inventarios descuadrados, pérdida de historial de clientes o retrasos en pagos, por ejemplo.

Cuando cambias de programa, estás trasladando la base sobre la que funciona toda tu empresa. Esto incluye:

  • Datos financieros: balances, asientos contables, facturas emitidas y recibidas, impuestos…
  • Datos de clientes y proveedores: contactos, historial de compras, condiciones comerciales, incidencias…
  • Gestión de productos y stock: referencias, códigos, niveles de inventario, ubicaciones…
  • Órdenes de compra, ventas, logística, proyectos, RRHH…
 

Principales riesgos en las migraciones ERP

1. Pérdida de datos clave: clientes, productos...

Uno de los errores más graves es que parte de la información no llegue al nuevo sistema. Esto puede ocurrir por filtros mal aplicados, errores en el proceso de exportación o archivos corruptos.

Podemos perder el historial de pedidos de clientes simplemente por no incluir el campo “fecha de entrega” en la migración. 

Consejo

Haz un inventario completo de todos los datos que deben migrarse y realiza comprobaciones tras cada prueba.

2. Errores en el mapeo de campos

El mapeo consiste en indicar al nuevo sistema en qué campo debe colocarse cada dato del anterior. Si esto se hace mal, los datos acaban en lugares incorrectos o desordenados.

Un ejemplo puede ser que el campo “Código de proveedor” se importa en el de “Código de cliente”, generando confusión en el módulo de compras.

Consejo

Realiza pruebas con pequeños volúmenes de datos y valida con los responsables de cada área antes de la importación masiva.

3. Duplicidad o desactualización de registros

Si no se limpian y estandarizan los datos antes de migrarlos, es muy probable que aparezcan duplicados o información obsoleta, muy importante sobre todo en relación con la información de clientes.

Consejo

Revisa y depura los datos antes de la migración: unifica formatos, elimina duplicados y actualiza los registros.

 

4. No validar los datos antes de la puesta en marcha

Lanzar el nuevo ERP sin comprobar que los datos han migrado correctamente es un riesgo enorme. Lo más común es detectar los errores cuando ya se está trabajando con el sistema en marcha.

Consejo

Realiza pruebas previas con casos reales, y valida que toda la información esté correcta antes de la puesta en marcha definitiva.

5. Falta de backups y plan de recuperación

Si algo falla durante la migración ERP y no tienes una copia segura de los datos originales, puedes enfrentarte a una pérdida irreversible de información.

Al realizar la importación, el archivo puede corromperse y no se puede volver a generar porque se sobrescribió el original.

Consejo

Guarda una copia íntegra de los datos antes de migrar y establece un plan B para volver al sistema anterior en caso de emergencia.

6. Interrupciones en procesos críticos

Una migración mal planificada puede bloquear tareas esenciales como emitir facturas, atender pedidos o gestionar nóminas.

Consejos

Planifica la migración ERP en fases, hazla en momentos de baja actividad y cuenta con soporte técnico continuo.

 
 

Cómo evitar errores al migrar datos de un ERP a otro

Para que la operación transcurra de forma adecuada y sin imprevistos, es importante tener en cuenta algunos pasos y, de este modo, evitar los riesgos en las migraciones ERP.

  1. En primer lugar, deberás planificar el proceso de migración al completo, desde el diseño de la estrategia  hasta el análisis de viabilidad de la operación. Durante el análisis es fundamental considerar diferentes variables como la integración o la exactitud de los datos que van a migrar de sistema. Y deberás tener en cuenta aspectos importantes como las particularidades específicas de las bases de datos de origen y destino.
  2. En segundo lugar, es importante realizar o pasar por la fase de pruebas. Durante esta etapa podrás aplicar los ciclos de prueba a los sistemas que utilizarán la base de datos para comprobar su eficacia y adaptabilidad.
  3. En tercer lugar es importante controlar cada una de las fase de la migración de datos de un ERP. Esto supone gestionar la extracción, transformación y carga de la información.
  4. Por último, la evaluación final medirá los resultados para que puedas analizarlos, determinando así los ajustes necesarios para un perfecto funcionamiento.
 

¿Cuáles son los beneficios de una correcta migración de datos ERP?

    • Mayor agilidad en el desarrollo de las tareas diarias de la empresa, lo que implica un aumento de la productividad y la automatización de tareas.
    • Acceso a información siempre actualizada en una base de datos capaz de recoger toda la información y establecer vínculos para optimizar el trabajo de todos los departamentos.
    • Detección de errores, duplicidades y otros elementos que podrían conllevar la disminución de la calidad del servicio.
    • Aumento de las condiciones de seguridad y tratamiento de la información para cumplir con la normativa de protección de datos.
     

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