José Manuel Villaseñor, Valentina Thörner, Bosco Soler y David Blay nos hablan como expertos en gestión del teletrabajo sobre políticas empresariales, herramientas tecnológicas, sus beneficios y las nuevas necesidades de relación laboral.
Gestión del Teletrabajo: claves y consejos para afrontarlo con éxito en tu empresa
Parece que sí, que estábamos preparados para trabajar sin necesidad de estar en la oficina. Lo que hasta ahora no era más que un modelo laboral que muy pocos en España podían desarrollar, salvo autónomos o empleados de grandes multinacionales extranjeras, se ha impuesto como solución empresarial tras las crisis del COVID-19. Te contamos todas las claves que necesitas para afrontar con éxito la gestión del teletrabajo en tu empresa.
Índice de contenidos (8)
- Gestion del teletrabajo en momentos de pandemia
- Las bases de la gestion del teletrabajo: digitalizacion empresarial y cloud computing
- Claves de la gestion del teletrabajo: conciliacion y flexibilidad
- Gestion del teletrabajo en Espana
- Software para la gestion del teletrabajo
- Talento deslocalizado y mayor lealtad; beneficios de la gestion del teletrabajo
- El gran desafio de la gestion del teletrabajo: el cambio en la politica empresarial
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Gestión del teletrabajo en momentos de pandemia
Teníamos la tecnología necesaria, los software de gestión adecuados, las plataformas colaborativas cómodamente alojadas en la nube, los canales de comunicación mejorados con internet y la predisposición a adoptar mayor flexibilidad para realmente conciliar la vida laboral y privada. Pero hasta que no ha sido absolutamente imprescindible ante la crisis generada por la pandemia del COVID-19, no se ha planteado como un modelo sólido de relación laboral en nuestro país.
En este reportaje hablamos de las claves de la gestión del teletrabajo, las herramientas que lo facilitan, los cambios culturales necesarios a nivel empresarial para que se consolide, de las necesidades de nuevos escenarios laborales y de las ventajas del teletrabajo, tanto para las compañías como para los trabajadores.
- Para ello, contamos con la opinión de cuatro expertos que nos ayudan a ofrecer una visión global de la gestión del teletrabajo, desde el ángulo de los directivos y especialistas en sistemas de gestión, y también desde el de los profesionales que trabajan en remoto.
- José Manuel Villaseñor, socio director de Cezanne HR España, empresa centrada en el desarrollo de software cloud para la gestión de recursos humanos; Valentina Thörner, jefa de producto de Klaus y formadora para empresas sobre cambios de hábitos en remoto y sistemas de productividad; Bosco Soler, fundador de la plataforma SinOficina, el primer coworking online en español; y David Blay, periodista y autor de libro '¿Por qué no nos dejan trabajar desde casa?', nos hablan sobre diferentes ámbitos de la gestión del teletrabajo.
Las bases de la gestión del teletrabajo: digitalización empresarial y cloud computing
Los tradicionales modelos laborales han ido cambiando poco a poco. La digitalización empresarial y el cloud computing se han convertido en el trampolín que necesitaba la gestión del teletrabajo.
Los avances tecnológicos son la base para esta transformación. Valentina Thörner, que desde Barcelona trabaja para Klaus, empresa tecnológica ubicada en Estonia, lleva más de una década liderando equipos y trabajando de forma remota. Con esta amplia experiencia, cree que la gestión del teletrabajo requiere de una comunicación regular, aunque no necesariamente sincronizada; de una planificación abierta y una documentación constante.
“Las herramientas necesarias para apoyar a estos tres requerimientos existen ya desde hace años, y son cada vez más accesibles para todo el mundo. Lo que antes era posible solo para una empresa grande con su propia infraestructura de IT, hoy en día es perfectamente viable para una pequeña empresa o incluso para una persona autónoma que quiere mejorar los procesos con sus colaboradores”, apunta Thörner.
José Manuel Villaseñor participa regularmente en congresos sobre el papel estratégico de la tecnología en la nube y su aplicación en las áreas de Recursos Humanos. Para el directivo, la democratización tecnológica y el cloud computing han hecho posible que prácticamente cualquier organización, por pequeña que sea, pueda realizar conexiones en remoto y facilitar la gestión del teletrabajo.
Que las herramientas para trabajar en remoto existan no significa que se usen; depende de las empresas que se de el paso de ofrecer esta opción a los trabajadores.
Valentina Thörner.
“Ahora, solo falta el empujón del cambio cultural; que las organizaciones asuman no solo las ventajas de una buena gestión del teletrabajo, sino la necesidad de implementar modelos mucho más flexibles”, señala Villaseñor.
La misma opinión comparte Bosco Soler, que antes de fundar SinOficina recorrió medio mundo trabajando en remoto en proyectos digitales: “el sector tecnológico suele ser la punta de lanza respecto a la innovación en modelos de trabajo. En el caso del trabajo en remoto no es la excepción”.
El coronavirus ha demostrado algo. Aquellos que decían que no se podía trabajar en remoto han enviado a sus empleados a realizar su actividad desde casa, lo que evidencia que ese argumento ha dejado de ser válido y ha abierto un cambio de paradigma laboral.
David Blay, periodista, autor de libros y cursos sobre teletrabajo.
Claves de la gestión del teletrabajo: conciliación y flexibilidad
Como indica Valentina Thörner, la combinación entre la escasez de talento en la localización de algunas empresas y las expectativas de las nuevas generaciones en conciliación laboral y personal han dado un gran empuje a la tendencia de trabajar en remoto.
Esta misma visión tiene José Manuel Villaseñor, para quien una de las claves está en la gestión del talento. Ofrecer una jornada con horarios flexibles y opciones de teletrabajo, por horas o por días, puede ser un gran atractivo para los empleados, especialmente si la empresa no puede competir con el sueldo. Nuevos conceptos como el salario emocional toman fuerza.
“La flexibilidad impacta directamente sobre la productividad del trabajador. Si empleados y empleadores acuerdan los resultados, es probable que se alcancen los objetivos con independencia de si el trabajo se hace desde la oficina de 9:00 a 18:00 o en cualquier otro entorno y horario”, afirma el socio director de Cezanne HR España.
“Es muy probable que veamos trabajadores a tiempo parcial increíblemente enfocados y motivados, que presenten resultados muy parecidos o, incluso, mejores, que sus compañeros con jornadas laborales a tiempo completo o que trabajan en la oficina”, concluye a este respecto Villaseñor.
"Vamos hacia una era donde el balance entre vida personal y profesional tiene cada vez más peso en las decisiones de los trabajadores"
David Blay.
Que las nuevas generaciones buscan jornadas más flexibles con posibilidades de trabajo en remoto también lo subrayan Soler y Blay.
“El teletrabajo es una opción. Irá en aumento conforme las nuevas generaciones se abran espacio en el mercado laboral con sus exigencias y expectativas”, remarca Valentina. El cambio será generacional.
Las nuevas tendencias para mejorar el employer brading de una empresa y fomentar el engagement laboral entre los empleados, se están alineando con una buena gestión del teletrabajo.
El teletrabajo llegará a establecerse al 100% en los empleos que así lo permitan, simplemente porque será la única manera de atraer y retener talento; aquellas empresas que no lo contemplen quedarán desfasadas, y serán sustituidas por las que sí apuestan por ello.
Bosco Soler, fundador de la plataforma SinOficina.com
Gestión del teletrabajo en España
Si hablamos del teletrabajo en nuestro país, las cifras hasta ahora no eran especialmente relevantes. José Manuel Villaseñor saca los datos: según el INE, apenas el 4,3% de los ocupados trabaja más de la mitad del tiempo en casa; el porcentaje aumenta algo si se tiene en cuenta a quienes lo hacen esporádicamente, un 3,2% más. La diferencia con los países nórdicos, donde se aproxima al 15%, es significativa y un reflejo de las diferentes posiciones empresariales que hay en Europa.
Pero las medidas sanitarias que se han tomado para intentar frenar la pandemia del COVID-19 han dado un vuelco al sistema laboral en España. Para evitar propagar el contagio y, al mismo tiempo, no paralizar la actividad empresarial, se recomienda trabajar desde casa. ¿Este escenario impuesto servirá de base para consolidarse como una alternativa viable al trabajo desde la sede física de la empresa?
De algo que se ha dado cuenta Thörner en estos días es la falta de modelos de trabajo en remoto que contemplen la existencia de distracciones en casa. Ahora que no hay colegio, está aumentando la precariedad de las personas a cargo de niños, "y no quiero ni entrar en el tema de las madres solteras".
Valentina Thörner espera con curiosidad el efecto que pueda tener esta experiencia forzada una vez que todo vuelva a la normalidad. Puede que muchas personas salgan con la convicción de que el teletrabajo no funciona porque en su empresa fue implantado sin una estrategia; pero habrá mucha gente que se de cuenta de que otra forma de trabajar es posible.
Para Villaseñor será, sin duda, una buena ‘prueba piloto’: “Creo que el reto está más bien cambiar la mentalidad, porque se ha demostrado que la tecnología existe y la necesidad de mayor flexibilidad también”,
En el caso de Bosco Soler, la consolidación del teletrabajo también pasa por un cambio en la cultura empresarial, marcada por el presencialismo, y poner de manifiesto la oportunidad de ganancia mutua que existe.
Esta misma línea la comparte, un poco más pesimista, David Blay, que duda que nuestro país pueda liderar en algún momento el teletrabajo, ya que para ello debería desaparecer primero una generación de directivos que solo creen en el presentismo. “Poco a poco se exigirá más por parte de los trabajadores, pero en las pymes será difícil que se lo concedan. Sí lo veo más accesible en el caso de las multinacionales, porque saben que el mejor talento no siempre es el cercano”, aclara el periodista.
“En España aún queda mucho camino por recorrer, aunque las pruebas que están implementando muchas organizaciones con motivo del coronavirus puede suponer un importante revulsivo. Hay que seguir avanzando en la línea de la gestión del teletrabajo y la flexibilidad, porque la tecnología y los medios están disponibles, y el cambio de mentalidad vendrá también impulsado por el cambio generacional”, resalta José Manuel Villaseñor.
En España tenemos una cultura empresarial basada en el presencialismo, donde empleado y el empleador desconfían mutuamente.
Bosco Soler.
El software de RRHH pone al alcance de las empresas las herramientas necesarias para hacer posible la gestión del teletrabajo y de las personas, dando respuesta a nuevos requerimientos: onboarding, desempeño, selección, formación o registro de jornada.
José Manuel Villaseñor, socio director de Cezanne HR España.
Software para la gestión del teletrabajo
El software empresarial está estrechamente ligado a la gestión del teletrabajo. Se necesitan determinadas herramientas informáticas para desarrollar con fluidez la actividad laboral, tanto por parte de los trabajadores como de la empresa, conexión a internet y los correspondientes permisos de acceso a las aplicaciones que utiliza la compañía o el equipo, ya sean ERP para contabilidad, producción, etc., CRM para la gestión de clientes y acciones comerciales; de gestión del capital humano o de proyectos.
Como recuerda David Blay, antes estos programas no estaban diseñados pensando en la productividad o la sencillez, por lo que no facilitaban mucho la labor de los profesionales. Sin embargo, hoy en día la agilidad de los sistemas en la nube y la facilidad con la que se manejan estas herramientas han proporcionado el marco que el teletrabajo necesitaba.
Valentina Thörner identifica dos ramas esenciales de aplicaciones para la gestión del teletrabajo: el software de control y el software colaborativo. Pero diferencia entre lo que es una buena gestión del capital humano a lo que es meramente control porque ya no se ve físicamente al empleado. “El llamado micromanaging es agotador; por suerte, muchos líderes se dan cuentan con el tiempo, y pasan a fomentar el uso del software de documentación, colaboración y planificación”, explica la experta. Un gestor de tareas o un software de gestión del tiempo son herramientas de teletrabajo imprescindibles.
Y es que, como señala José Manuel Villaseñor, muchos entornos de trabajo se están quedando anticuados porque aún tienen prejuicios heredados de cuando la palabra manager era sinónimo de 'supervisor'. Pero la mayoría de los managers ya entienden el valor de un enfoque de coaching y la importancia de alentar a la plantilla para que asuma la responsabilidad de su trabajo, contando con herramientas tecnológicas que mantienen un vínculo óptimo de comunicación entre empleados y responsables.
Dentro de los software de recursos humanos aplicables a la gestión del teletrabajo, el directivo de Cezanne destaca los sistemas desarrollados para operar en la nube, que pueden utilizarse en cualquier dispositivo y a través de cualquier navegador, y que proporcionan, por ejemplo, unos workflows de autorización mucho más fluidos, garantizando que los procesos se pueden desarrollar sin problemas a lo largo de todo el ciclo, con sistemas de notificaciones y alertas para que todos puedan mantenerse al tanto de las actividades, informes centralizados, etc.
Los procesos de selección online, la app Portal del empleado, el software de onboarding digital o el programas de control horario son ya una realidad.
Pero no solo es importante qué utilizamos, sino cómo. Valentina Thörner enfatiza en la importancia de realizar un registro deliberado en la aplicación de las decisiones y acciones que se realizan en cada proyecto, ya que la empresa corre el riesgo de pasar por alto el valor que se ha generado cuando las personas colaboran pero no documentan. La transparencia de nuestra actividad es muy importante en el teletrabajo.
Es muy importante disponer de la tecnología adecuada, ya que podemos encontrar pymes con dificultades para hacer efectivo el teletrabajo simplemente porque aún no han invertido en la digitalización de procesos.
José Manuel Villaseñor.
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Talento deslocalizado y mayor lealtad; beneficios de la gestión del teletrabajo
Captación de talento y menos costes de instalaciones; estas son, sin duda, las principales ventajas que introduce la gestión del teletrabajo en aquellas empresas que lo contemplan como modelo laboral.
Sin embargo, Valentina Thörner destaca claramente el talento deslocalizado y la mayor facilidad para cubrir todas las zonas horarias como los principales beneficios para las empresas; pero no tanto la reducción de costes, ya que una empresa que se toma en serio el trabajo en remoto, con interés por crear una fuerte cultura empresarial al respecto, invertirá en sus empleados aunque no estén físicamente en la oficina. Pueden ser encuentros bianuales, ayudas para la conexión internet, para un coworking, para cursos de formación, para infraestructuras de la oficina en casa, etc.
Gestión del teletrabajo y atracción del talento
“Los principales beneficios de la gestión del teletrabajo son la diversidad del talento, la motivación adicional y la dedicación que suelen aportar las personas en remoto. Si la empresa, además, consigue crear una cultura de liderazgo consciente basado en la confianza y la transparencia, aumenta la lealtad hacia la empresa y el rendimiento”, especifica la experta en productividad remota.
Sin embargo, José Manuel Villaseñor sí que menciona el ahorro de costes a corto plazo a la hora de citar los beneficios, aunque no como el principal de ellos. Por delante, sitúa la productividad, la consolidación de la lealtad y el vínculo relacional.
Proporcionar una opción de horarios flexibles o de ubicación fomenta la productividad. Esa satisfacción de la gestión del teletrabajo se refleja en un mayor compromiso de los empleados con la empresa.
José Manuel Villaseñor.
“Cuando los empleados tienen la posibilidad de personalizar su horario para equilibrar su vida profesional y su vida personal sienten mayor gratitud, y su compromiso con la organización aumenta. Además, al contar con empleados fidelizados, reducirá los costes de contratación al minimizar la rotación de personas”, subraya Villaseñor.
Además, como resalta Bosco Soler, la mejora en la productividad de la empresa, una vez se aprende a trabajar en remoto, se debe a la utilización de sistemas asociados a equipos distribuidos, como comunicación asíncrona, mejora en la documentación o gestión de proyectos.
Hay cientos de aplicaciones para cubrir las diferentes funciones de gestión empresarial, pero este es el quid de la cuestión: saber qué es lo que necesitas. La transformación al modelo remoto obliga a las empresas a revisar sus procesos y adaptarlos a las herramientas que existen.
Valentina Thörner, jefe de producto en Klaus, especialista en liderazgo en remoto.
El gran desafío de la gestión del teletrabajo: el cambio en la política empresarial
Ya lo hemos citado anteriormente; un cambio en la política empresarial es el gran paso necesario para que el teletrabajo se consolide como verdadera opción laboral en España. Es necesario formar tanto a profesionales como a directivos en este campo.
Según la experiencia de David Blay, surgen muchas dudas porque estamos implementando el sistema sin conocimientos, pruebas o consejos previos.
En el caso de Villaseñor, está muy claro. Cada vez son más visibles las iniciativas de teletrabajo en nuestro país. Sin embargo, también menciona que falta el empuje de las grandes corporaciones para ejercer el efecto tractor que demanda la sociedad. Y como, al mismo tiempo, son las pymes las que suelen reaccionar de manera más práctica, y acabarán implementando medidas de trabajo en remoto para mejorar la conciliación y el compromiso de sus empleados.
“Más que el desarrollo de tecnologías, que ya están disponibles, el verdadero avance del teletrabajo vendrá del cambio de cultura corporativa”, afirma José Manuel.
Además, para el directivo de Cezanne, esta transición cultural de la gestión del teletrabajo también conlleva una repercusión medioambiental positiva, ya que al haber menos personas en las sedes se reduce considerablemente el consumo energético (iluminación, aire acondicionado, calefacción, etc.) y de combustible, al convertirse en innecesarios los desplazamientos.
Para Thörner, lo importante es no perpetuar los vicios del trabajo en oficina cuando la empresa da el paso a trabajar en remoto. “Ya tenemos todas las tecnologías que necesitamos. Lo que hace falta es desarrollar un liderazgo con objetivos claros y expectativas realistas. A partir de saber lo que quieres conseguir, tu empresa está lista para empezar la transición”.
“El trabajo remoto no es mejor o peor que el desarrollado en una oficina. A mí me gustaría ver que es una opción, sobre todo en los trabajos de conocimiento, que son posibles ‘posiciones remotas’. Que eres muy social y te gusta ir a la oficina, pues vente a la sede. Que prefieres hacer tu trabajo desde tu entorno o tu pequeña localidad, pues te pagamos el ordenador y la silla ergonómica y nos vemos cada cuatro meses para una reunión en la sede”, explica Thörner. El mayor desafío es la falta de confianza de los gerentes en sus trabajadores y una gestión del teletrabajo sin estrategia ni lógica, concluye Valentina.