Teletrabajo, las claves del modelo laboral que impuso la crisis del coronavirus

Teletrabajo en momentos de pandemia

Teníamos la tecnología necesaria, los software de gestión adecuados, las plataformas colaborativas cómodamente alojadas en la nube, los canales de comunicación mejorados con internet y la predisposición a adoptar mayor flexibilidad para realmente conciliar la vida laboral y privada. Pero hasta que no ha sido absolutamente imprescindible por motivos de salud, ante la crisis generada por la pandemia del COVID-19, no se ha planteado como un modelo sólido de relación laboral en nuestros país.

En este reportaje hablamos de las claves del teletrabajo, las herramientas que lo facilitan, los cambios culturales necesarios a nivel empresarial para que se consolide, de las necesidades de nuevos escenarios laborales  y de sus grandes beneficios, tanto para las compañías como para los trabajadores.

Para ello, contamos con la opinión de cuatro expertos que nos ayudan a ofrecer una visión global del teletrabajo, desde el ángulo de los directivos y especialistas en sistemas de gestión, y también desde el de los profesionales que trabajan en remoto.

José Manuel Villaseñor, socio director de Cezanne HR España, empresa centrada en el desarrollo de software cloud para la gestión de recursos humanos; Valentina Thörner, jefa de producto de Klaus y formadora para empresas sobre cambios de hábitos en remoto y sistemas de productividad; Bosco Soler, fundador de la plataforma SinOficina, el primer coworking online en español; y David Blay, periodista y autor de libro '¿Por qué no nos dejan trabajar desde casa?', nos hablan sobre diferentes ámbitos del teletrabajo.

 

La digitalización empresarial y el cloud computing, las bases del teletrabajo

Los tradicionales modelos laborales han ido cambiando poco a poco. La digitalización empresarial y el cloud computing se han convertido en el trampolín que necesitaba el teletrabajo para avanzar.

Los avances tecnológicos son la base para esta transformación. Valentina Thörner, que desde Barcelona trabaja para Klaus, empresa tecnológica ubicada en Estonia, lleva más de una década liderando equipos y trabajando de forma remota. Con esta amplia experiencia, cree que el teletrabajo requiere de una comunicación regular, aunque no necesariamente sincronizada; de una planificación abierta y una documentación constante.

“Las herramientas necesarias para apoyar a estos tres requerimientos existen ya desde hace años, y son cada vez más accesibles para todo el mundo. Lo que antes era posible solo para una empresa grande con su propia infraestructura de IT, hoy en día es perfectamente viable para una pequeña empresa o incluso para una persona autónoma que quiere mejorar los procesos con sus colaboradores”, apunta Thörner. 

José Manuel Villaseñor participa regularmente en congresos sobre el papel estratégico de la tecnología en la nube y su aplicación en las áreas de Recursos Humanos. Para el directivo, la democratización tecnológica y el cloud computing han hecho posible que prácticamente cualquier organización, por pequeña que sea, pueda realizar conexiones en remoto y facilitar el teletrabajo. “Ahora, solo falta el empujón del cambio cultural; que las organizaciones y sus representantes asuman no solo las ventajas del cambio, sino la necesidad de implementar modelos de trabajo mucho más flexibles que incluyan, desde luego, el teletrabajo”, señala Villaseñor.

La misma opinión comparte Bosco Soler, que antes de fundar SinOficina recorrió medio mundo trabajando en remoto en proyectos digitales: “el sector tecnológico suele ser la punta de lanza respecto a la innovación en modelos de trabajo. En el caso del trabajo en remoto no es la excepción”.

 
Que las herramientas para trabajar en remoto existan no necesariamente significa que se vayan a usar; esto depende de que las empresas den el paso de ofrecer esta opción a los trabajadores.

Valentina Thörner

 

 
 
El coronavirus ha demostrado algo. Aquellos que decían que no se podía trabajar en remoto han enviado a sus empleados a realizar su actividad desde casa, lo que evidencia que ese argumento ha dejado de ser válido y ha abierto un cambio de paradigma laboral.

David Blay, periodista, autor de libros y cursos sobre teletrabajo.

 

Claves del teletrabajo para las nuevas generaciones: conciliación y flexibilidad

Como indica Valentina Thörner, la combinación entre la escasez de talento en la localización de algunas empresas y las expectativas de las nuevas generaciones en conciliación laboral y personal han dado un gran empuje a la tendencia de trabajar en remoto.

Esta misma visión tiene José Manuel Villaseñor, para quien una de las claves está en la atracción y fidelización del talento. Ofrecer una jornada con horarios flexibles y opciones de teletrabajo, por horas o por días, puede ser un gran atractivo para los empleados, especialmente si la empresa no puede competir con el salario.

“La flexibilidad impacta directamente sobre la productividad del trabajador. Si empleados y empleadores acuerdan los resultados, es probable que se alcancen los objetivos con independencia de si el trabajo se hace desde la oficina de 9:00 a 18:00 o en cualquier otro entorno y horario”, afirma el socio director de Cezanne HR España.

“Es muy probable que veamos trabajadores a tiempo parcial increíblemente enfocados y motivados, que presenten resultados muy parecidos o, incluso, mejores, que sus compañeros con jornadas laborales a tiempo completo o que trabajan en la oficina”, concluye a este respecto Villaseñor. 

Que las nuevas generaciones buscan jornadas más flexibles con posibilidades de trabajo en remoto también lo subrayan Soler y Blay.

“El teletrabajo es una opción. Irá en aumento conforme las nuevas generaciones se abran espacio en el mercado laboral con sus exigencias y expectativas”, remarca Valentina. El cambio será generacional.

 
"Vamos hacia una era donde el balance entre vida personal y profesional tiene cada vez más peso en las decisiones de los trabajadores"

David Blay

 
 
El teletrabajo llegará a establecerse al cien por cien en aquellos empleos que así lo permitan, simplemente porque será la única manera de atraer y retener talento; aquellas empresas que no lo contemplen quedarán desfasadas, y serán sustituidas por las que sí apuestan por ello.

Bosco Soler, fundador de la plataforma SinOficina.com

 

El teletrabajo en España

Si hablamos del teletrabajo en nuestro país, las cifras hasta ahora no eran especialmente relevantes. José Manuel Villaseñor saca los datos: según el INE, apenas el 4,3% de los ocupados trabaja más de la mitad del tiempo en casa; el porcentaje aumenta algo si se tiene en cuenta a quienes lo hacen esporádicamente, un 3,2% más. La diferencia con los países nórdicos, donde se aproxima al 15%, es significativa y un reflejo de las diferentes posiciones empresariales que hay en Europa.

Pero las medidas sanitarias que se han tomado para intentar frenar la pandemia del COVID-19 han dado un vuelco al sistema laboral en España. Para evitar propagar el contagio y, al mismo tiempo, no paralizar la actividad empresarial, se recomienda trabajar desde casa. ¿Este escenario impuesto servirá de base para consolidarse como una alternativa viable al trabajo desde la sede física de la empresa?

De algo que se ha dado cuenta Thörner en estos días es la falta de modelos de trabajo en remoto que contemplen la existencia de distracciones en casa. Ahora que no hay colegio, está aumentando la precariedad de las personas a cargo de niños, "y no quiero ni entrar en el tema de las madres solteras".

Valentina Thörner espera con curiosidad el efecto que pueda tener esta experiencia forzada una vez que todo vuelva a la normalidad. Puede que muchas personas salgan con la convicción de que el teletrabajo no funciona porque en su empresa fue implantado sin una estrategia; pero habrá mucha gente que se de cuenta de que otra forma de trabajar es posible

Para Villaseñor será, sin duda, una buena ‘prueba piloto’: “Creo que el reto está más bien cambiar la mentalidad, porque se ha demostrado que la tecnología existe y la necesidad de mayor flexibilidad también”,

 

En el caso de Bosco Soler, la consolidación del teletrabajo también pasa por un cambio en la cultura empresarial, marcada por el presencialismo,  y poner de manifiesto la oportunidad de ganancia mutua que existe.

Esta misma linea la comparte, un poco más pesimista, David Blay, que duda que nuestro país pueda liderar en algún momento este modelo laboral, ya que para ello debería desaparecer primero una generación de directivos que solo creen en el presentismo. “Poco a poco se exigirá más por parte de los trabajadores, pero en las pymes será difícil que se lo concedan. Sí lo veo más accesible en el caso de las multinacionales, porque saben que el mejor talento no siempre es el cercano”, aclara el periodista.

“En España aún queda mucho camino por recorrer, aunque las pruebas que están implementando muchas organizaciones con motivo del coronavirus puede suponer un importante revulsivo. Hay que seguir avanzando en la línea del teletrabajo y la flexibilidad, porque la tecnología y los medios están disponibles, y el cambio de mentalidad vendrá también impulsado por el cambio generacional”, resalta José Manuel Villaseñor.

En España tenemos una cultura empresarial basada en el presencialismo, donde empleado y el empleador desconfían mutuamente.

Bosco Soler

 
 
El software de RRHH pone al alcance de las empresas las herramientas necesarias para hacer posible el trabajo remoto y una eficiente gestión de las personas, dando respuesta a nuevos requerimientos: onboarding, desempeño, selección, formación o registro de jornada. 

José Manuel Villaseñor, socio director de Cezanne HR España.

 

Software y aplicaciones de teletrabajo

El software de gestión empresarial está estrechamente ligado al teletrabajo. Se necesitan determinadas herramientas informáticas para desarrollar con fluidez la actividad laboral, tanto por parte de los trabajadores como de la empresa, conexión a internet y los correspondientes permisos de acceso a las aplicaciones que utiliza la compañía o el equipo, ya sean ERP para contabilidad, producción, etc., CRM para la gestión de clientes y acciones comerciales; de gestión del capital humano o de proyectos.

Como recuerda David Blay, antes estos programas no estaban diseñados pensando en la productividad o la sencillez, por lo que no facilitaban mucho la labor de los profesionales. Sin embargo, hoy en día la agilidad de los sistemas en la nube y la facilidad con la que se manejan estas herramientas han proporcionado el marco que el teletrabajo necesitaba.

Valentina Thörner identifica dos ramas esenciales en el software aplicado al trabajo en remoto: el software de control y el software colaborativo. Pero diferencia entre lo que es una buena gestión del capital humano a lo que es meramente control porque ya no se ve físicamente al empleado. “El llamado micromanaging es agotador para todos los implicados; por suerte, muchos líderes se dan cuentan con el tiempo, y pasan a fomentar el uso del software de documentación, colaboración y planificación”, explica la experta.

Y es que, como señala José Manuel Villaseñor, muchos entornos de trabajo se están quedando anticuados porque aún tienen prejuicios heredados de cuando la palabra manager era sinónimo de 'supervisor'. Pero la mayoría de los managers ya entienden el valor de un enfoque de coaching y la importancia de alentar a la plantilla para que asuma la responsabilidad de su trabajo, contando con herramientas tecnológicas que mantienen un vínculo óptimo de comunicación entre empleados y responsables.

 

Dentro de los software de recursos humanos aplicables al trabajo en remoto, el directivo de Cezanne destaca los sistemas desarrollados para operar en la nube, que pueden utilizarse en cualquier dispositivo y a través de cualquier navegador, y que proporcionan, por ejemplo, unos workflows de autorización mucho más fluidos, garantizando que los procesos se pueden desarrollar sin problemas a lo largo de todo el ciclo, con sistemas de notificaciones y alertas para que todos puedan mantenerse al tanto de las actividades, informes centralizados, etc. Los procesos de selección online y los software de gamificación son ya una realidad.

Pero no solo es importante qué utilizamos, sino cómo. Valentina Thörner enfatiza en la importancia de realizar un registro deliberado en la aplicación de las decisiones y acciones que se realizan en cada proyecto, ya que sino la empresa corre el riesgo de pasar por alto el valor que se ha generado cuando las personas colaboran pero no documentan. La transparencia de nuestra actividad es muy importante.

Es muy importante disponer de la tecnología adecuada, ya que podemos encontrar pymes con dificultades para hacer efectivo el teletrabajo simplemente porque aún no han invertido en la digitalización de procesos.

José Manuel Villaseñor

 
 
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Talento deslocalizado y mayor lealtad; beneficios del teletrabajo para las empresas 

Captación de talento y menos costes de instalaciones; estas son, sin duda, las principales ventajas que introduce teletrabajo en aquellas empresas que lo contemplan como modelo laboral.

Sin embargo, Valentina Thörner destaca claramente el talento deslocalizado y la mayor facilidad para cubrir todas las zonas horarias como los principales beneficios para las empresas; pero no tanto la reducción de costes, ya que una empresa que se toma en serio el trabajo en remoto, con interés por crear una fuerte cultura empresarial al respecto, invertirá en sus empleados  aunque no estén físicamente en la oficina. Pueden ser encuentros bianuales, ayudas para la conexión internet, para un coworking, para cursos de formación, para infraestructuras de la oficina en casa, etc.

“Los principales beneficios son la diversidad del talento, la motivación adicional y la dedicación que suelen aportar las personas en remoto. Si la empresa, además, consigue crear una cultura de liderazgo basado en la confianza y la transparencia, entonces aumenta la lealtad hacia la empresa y el rendimiento”, especifica la experta en productividad remota.

Sin embargo, José Manuel Villaseñor sí que menciona el ahorro de costes a corto plazo a la hora de citar los beneficios, aunque no como el principal de ellos. Por delante, sitúa la productividad, la consolidación de la lealtad y el vínculo relacional. 

“Cuando los empleados tienen la posibilidad de personalizar su horario para equilibrar su vida profesional y su vida personal sienten mayor gratitud, y su compromiso con la organización aumenta. Además, al contar con empleados fidelizados, reducirá los costes de contratación al minimizar la rotación de personas”, subraya Villaseñor.

Además, como resalta Bosco Soler, la mejora en la productividad de la empresa, una vez se aprende a trabajar en remoto, se debe a la utilización de sistemas asociados a equipos distribuidos, como comunicación asíncrona, mejora en la documentación o gestión de proyectos.

 
Proporcionar a los empleados una opción de horarios flexibles o de ubicación fomenta la productividad. Esa satisfacción que permite el teletrabajo se refleja en un mayor compromiso de los empleados hacia la empresa.

José Manuel Villaseñor

 
 
Hay cientos de aplicaciones para cubrir las diferentes funciones de gestión empresarial, pero este es el quid de la cuestión: saber qué es lo que necesitas. La transformación al modelo remoto obliga a las empresas a revisar sus procesos y  adaptarlos a las herramientas que existen. 

Valentina Thörner, jefe de producto en Klaus, especialista en liderazgo en remoto.

 

El gran desafío del teletrabajo: el cambio en la política empresarial

Ya lo hemos citado anteriormente; un cambio en la política empresarial es el gran paso necesario para que el teletrabajo se consolide como verdadera opción laboral en España. Es necesario formar tanto a profesionales como a directivos en este campo. 

Según la experiencia de David Blay, surgen muchas dudas porque estamos implementando el sistema sin conocimientos, pruebas o consejos previos.

En el caso de Villaseñor, está muy claro. Cada vez son más visibles las iniciativas de teletrabajo en nuestro país. Sin embargo, también menciona que falta el empuje de las grandes corporaciones para ejercer el efecto tractor que demanda la sociedad. Y como, al mismo tiempo, son las pymes las que suelen reaccionar de manera más práctica, y acabarán implementando medidas de trabajo en remoto para mejorar la conciliación y el compromiso de sus empleados. 

“Más que el desarrollo de tecnologías, que ya están disponibles, el verdadero avance vendrá del cambio de cultura corporativa”, afirma José Manuel.

 

Además, para el directivo de Cezanne, esta transición cultural hacia el teletrabajo también conlleva una repercusión medioambiental positiva, ya que al haber menos personas en las sedes se reduce considerablemente el consumo energético (iluminación, aire acondicionado, calefacción, etc.) y de combustible, al convertirse en innecesarios los desplazamientos.

Para Thörner, lo importante es no perpetuar los vicios del trabajo en oficina cuando la empresa da el paso a trabajar en remoto. “Ya tenemos todas las tecnologías que necesitamos. Lo que hace falta es desarrollar un liderazgo con objetivos claros y expectativas realistas. A partir de saber lo que quieres conseguir, tu empresa está lista para empezar la transición”. 

“El trabajo remoto no es necesariamente mejor o peor que el desarrollado en una oficina. A mí me gustaría ver que es una opción, sobre todo en los trabajos de conocimiento, que son posibles ‘posiciones remotas’. Que eres muy social y te gusta ir a la oficina, pues vente a la sede. Que prefieres hacer tu trabajo desde tu propio entorno o tu pequeña localidad, pues te pagamos el ordenador y la silla ergonómica y nos vemos cada cuatro meses para una reunión en la sede”, explica Thörner. El mayor desafío es la falta de confianza de los gerentes en sus trabajadores y la implementación del teletrabajo sin estrategia ni lógica, concluye Valentina.

 
 
Para completar este reportaje sobre teletrabajo, no te pierdas el webinar de nuestro CIO y cofundador Eduardo Salado con técnicas de productividad trabajando en remoto.
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