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Cuando nos planteamos adquirir una solución de CRM para nuestra startup o pyme debemos seguir un proceso firme, sin improvisar, analizando todas las funciones de un software CRM que afectan a nuestras metas específicas. Todas las funciones de un CRM deberán implicar a todos los departamentos de nuestra organización, para lo que debemos conocer bien a nuestros proveedores y sus sistemas CRM en el mercado a nuestro alcance..

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Vamos  examinar los productos con calma, repasando despacio las funciones de un CRM de cada uno. También hay que valorar cuál ofrece mejor soporte al cliente, centrándonos en las funciones, mapas de ruta y experiencia anterior en mercados. Las funciones de un CRM son importantes en el proceso de compra del producto, resumido en ciertos pasos  que van a suponer la reducción del conjunto de posibles soluciones a unos pocos proveedores que sean los más adecuados.

Definir las funciones de un CRM pasa primero por definir las necesidades propias de nuestra empresa

Porque no es fácil encontrar el sistema CRM que mejor se adapte a nuestra pyme o empresa. Es un mercado muy competitivo, para elegir el que más se adapte a nuestra organización tenemos que aplicar criterios específicos para la  misma. Las funciones específicas, pero también las que nos puedan suministrar a un precios adecuado y justo. Las funciones de un CRM están definidas por varias cuestiones relacionadas con el mercado, por ejemplo el tamaño de nuestra empresa, sus necesidades concretas y las de los equipos de ventas o marketing .

Una de las funciones de un CRM que podrá hacer variar en mayor o menor medida los costes de la capacidad de implementación. El nivel de integración que la solución CRM tiene o tendrá con el resto de automatismos de la empresa, la facilidad de integración entre el CRM que vamos adquirir y los demás sistemas, el método de suministro, que podrá ser online o instalado en las oficinas, o cuestiones de infraestructura hardware.

Las funciones de un CRM a valorar por nuestro director financiero serán los costes iniciales, costes de mantenimiento, administrativos y coste de complementación. Es bastante complicado evaluar al principio el coste total, pero tenemos que intentar acercarnos lo máximo posible. Tendremos cuidado al principio dando una importancia excesiva a la tecnología desde el principio, si no es la adecuada, podrá ser incluso más perjudicial para nuestro negocio, porque si una nueva función en realidad no va a resolver ninguna de las necesidades nuestras puede obligar a cambiar la forma de nuestros empleados, pero con ineficacia.

En definitiva, a la hora de distinguir las diferentes funciones de un CRM, claramente son tres los puntos clave sobre las que actuaremos. En primer lugar que se adapta con flexibilidad a las necesidades específicas de nuestra pyme o empresa, qué problemas queremos resolver con esta nueva estrategia y nueva tecnología. En segundo lugar las funciones tecnológicas, como puedo integrar los sistemas informáticos que ya utilizó con la nueva tecnología. Y en tercer el mantenimiento y sus costes, buscando la herramienta que se adapte mejor a nuestro presupuesto.

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