Cómo implantar un ERP paso a paso: guía práctica para empresas

¿Qué es la implantación de un ERP y por qué es clave para tu empresa?

Los software ERP (del inglés Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales) son uno de los programas esenciales que toda empresa necesita instalar para optimizar los procesos del negocio y potenciar su competitividad. En un mercado en plena era digital, donde se apuesta cada vez más por la automatización, implantar un ERP es fundamental.

Estos programas sirven para mejorar la productividad de todo tipo de empresas, desde pymes a grandes compañías, del sector servicios a industria, comercios, etc. Y ello gracias a su alta configurabilidad, flexibilidad y estructura modular que les permite adaptarse a las necesidades que se requieran: contabilidad, fabricación, producción, inventarios, residuos… 

Todo depende de qué prestaciones busquemos, ya que hay sistemas tanto específicos como integrales, que abarcan todas las funciones que se pueden necesitar en un único paquete de gestión.

Para recuperar con rapidez el retorno de inversión de la implantación de un ERP y beneficiarnos de sus ventajas de gestión, es importante asegurarnos que hemos elegido el software correcto.

Fases clave para implantar un ERP con éxito

1. Análisis de necesidades y diagnóstico inicial

Antes de elegir una solución, es imprescindible identificar qué procesos se quieren mejorar y qué problemas se deben resolver. Esta fase debe involucrar a todos los departamentos implicados.

¿Qué incluye esta etapa? Auditoría interna de procesos actuales, detección de cuellos de botella o áreas ineficientes y establecimiento de objetivos claros y medibles (automatización, reducción de errores, trazabilidad…). Documenta bien todos los requisitos funcionales y operativos para trasladárselos al proveedor.

2. Selección del software y del proveedor adecuado

Una vez definido lo que necesitas, llega el momento de elegir la solución tecnológica y el partner que te acompañará en la implantación. Ten en cuenta aspectos como el sector y tamaño de empresa, su facilidad de uso y escalabilidad, el soporte técnico ofrecido y la experiencia en proyectos similares.

No lo elijas solo por precio; es una inversión estratégica.

3. Planificación y diseño del proyecto

Esta fase establece el “mapa de ruta” de la implantación. Cuanto más detallado y realista sea el plan, menos improvisaciones habrá durante la puesta en marcha. Define fases, plazos y responsables; qué configuraciones necesitarás para tus procesos, flujos de trabajo y permisos.

Designa un jefe de proyecto interno (aunque no sea técnico) que haga de enlace entre tu equipo y el proveedor.

4. Migración y limpieza de datos

Tras el diseño, toca trasladar toda la información desde el sistema anterior (o desde Excel) al nuevo software . Esta es una fase crítica para evitar errores desde el inicio. 

Es importante depura datos duplicados y aprovechar para estandarizar nomenclaturas y estructurar mejor la información.

5. Pruebas funcionales y ajustes

Antes de lanzar el ERP de forma definitiva, se deben realizar pruebas en entorno controlado para verificar que todo funciona como se espera. Realiza pruebas en módulos clave (facturación, compras, stock, etc.) y simulaciones de procesos reales. 

Debe haber un mínimo de pruebas superadas y validadas por los usuarios.

6. Puesta en marcha y seguimiento

Es el momento de activar el sistema y comenzar a trabajar con él de forma definitiva. Programa una revisión a los 30-60 días para analizar resultados y realizar ajustes finos.

Consejos prácticos para implantar un ERP

1. Analizar tu contexto de mercado. Observar cómo se está posicionando tu competencia directa en el mercado y las empresas de referencia a nivel general es un buen punto de partida para saber qué tendencias de gestión empresarial se están llevando a cabo y no quedarse atrás respecto a las innovaciones del sector.
2. Definir los objetivos a alcanzar. ¿Cuáles son los procesos más importantes de mi empresa? ¿Qué necesito potenciar para alcanzar una mayor productividad? Saber plantear qué queremos conseguir con el nuevo software a corto y medio plazo es fundamental para entender qué funcionalidades buscamos y qué necesidades específicas deben cubrirse con su implementación.
3. Establecer un equipo de trabajo interno o externo. Es importante que esta definición de objetivos y de política empresarial sea dirigida por un equipo multidisciplinar de trabajo formado por distintos responsables de áreas que aporten su visión al negocio o, en su defecto, plantear una auditoría interna de la empresa con todos tus procesos y políticas.
4. Estudiar los recursos y la infraestructura actual. Una vez determinada nuestra estrategia de mejora, tenemos que saber con qué recursos técnicos y humanos contamos para su correcta consecución. ¿Tenemos la infraestructura y el conocimiento necesario para alcanzar esas metas? Un análisis de viabilidad será importante para determinar si, además del software, debemos invertir en nuevo personal o modernizar determinados sistemas que haya que integrar en los nuevos procesos.
5. Elegir un proveedor de software y la solución que mejor se adapta. Este paso puede llegar a ser el más desesperante de todos. ¿Cuántos proveedores de software de gestión empresarial existen?, ¿cuántos cumplen con mis requisitos y cómo identificarles? Dada la gran variedad de soluciones ERP que puedes encontrar, lo mejor para no malgastar tiempo y esfuerzo en comparar proveedores, consultar páginas web o realizar llamadas, lo mejor es dejar esta fase en manos de expertos como SoftDoit. A través de un servicio totalmente personalizado, neutral y gratuito, sabremos asesorarte de una manera rápida y sencilla.
6. Planificar tiempos de implantación y migración de datos. Una vez elegido el proveedor de software, es vital planificar con él cómo van a ser los tiempos de implantación del ERP, qué fases va a tener y cómo se van a exportar los datos del anterior sistema a este.
7. Involucrar y formar a la plantilla. La implantación de un ERP tendrá una repercusión en el desarrollo del trabajo, por lo que formar a los empleados en todas las novedades que se hayan introducido y ayudarles a familiarizarse con la interfaz del nuevo programa es muy importante para la productividad y obtener los beneficios que se buscan. La adaptación debe ser lo más sencilla posible.
8. Realizar un seguimiento y control. Ya que estos software de gestión son modulares, hay que analizar si las prestaciones que hemos elegidos al implantar el ERP son las que realmente necesitábamos o si es necesario algún cambio. Para ello hay que ir comprobando si los nuevos datos de producción y rentabilidad que se van alcanzando cumplen con nuestras expectativas y objetivos marcados. Siempre podemos mejorar la solución con nuevas funcionalidades.

Cuál es el coste de implantación de un ERP

Debido a la gestión global que realiza dentro de una empresa, la implantación de un ERP tienen un coste importante, tanto en horas de trabajo como en dinero invertido, sobre todo en compañías con procesos más complejos, como puede ser los de producción, construcción o logística.

Sin embargo, la implantación de un ERP para pymes más ligero, como el de facturación, resulta mucho más económico. El coste económico dependerá en gran medida del número de funcionalidades que instalemos y de lo rápido que alcancemos el ROI.

Para lograr una buena experiencia, ganar productividad y no malgastar tiempo es necesario planificar con antelación ciertos aspectos que a continuación describiremos para ayudar a tu empresa a llevar a cabo con éxito la implementación.

La implantación de un ERP es un proceso para el que toda empresa debe estar bien preparada y que no debe tomarse a la ligera.