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La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, exige una serie de condiciones a cumplir, a la hora de desarrollar sistemas compartidos o comunicaciones, en lo referido a datos de carácter personal. En el marketing relacional, como es el caso de los CRM gratuito LOPD, la transferencia de este tipo de datos es habitual. Por tanto, deben tenerse en cuenta el contenido del articulado de la ley por aquellos administradores, técnicos en configuración, creadores, etc., de estos sistemas CRM gratuito LOPD..

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Una de las finalidades de los CRM gratuito LOPD es la de facilitar el acceso, a los usuarios de una empresa comercial, respecto de los datos de la clientela de la empresa, es decir, a toda la información disponible sobre esos clientes. Sin embargo, la Lopd se encarga de garantizar y proteger, en lo que afecta al tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, y especialmente su honor, intimidad y privacidad personal y familiar. En el ámbito de los CRM gratuito LOPD, las empresa deben regular y controlar el tratamiento de los ficheros, informáticos o en papel, que contengan los datos personales y profesionales de los clientes de su departamento comercial.

A continuación desarrollamos algunos aspectos referidos a las obligaciones que tienen las empresas, en el ámbito del CRM gratuito LOPD:

- Realizar la inscripción de los ficheros con datos personales, informando de su finalidad y el nivel mínimo de seguridad al cual las empresas están obligadas.    

- Observar las directrices precisas de acceso a los datos, en aquellos flujos de información y comunicación entre la empresa y su personal (nivel interno), o con clientes, proveedores y otros usuarios (nivel externo). Ha de exigirse confidencialidad y contratar los servicios externos necesarios, en su caso, para el tratamiento de datos personales.

- En el entorno del CRM gratuito LOPD, se debe poder disponer de un documento de seguridad, donde estén descritas las normas de seguridad, técnicas y de procedimiento, protocolos que la empresa debe seguir.

- Deben redactarse cláusulas que respondan al cumplimiento de la obligación de información de aquellos derechos otorgados por la ley a las personas físicas, y de igual forma recoger el consentimiento de éstas, cuando ello fuera necesario.

En materia de los CRM gratuito LOPD, la Ley de Protección de Datos prohíbe la transferencia Internacional de datos que vaya destinada a países que no cuenten con un nivel de seguridad similar al establecido por la LOPD, si no es con la autorización previa del Director de la Agencia Española de Protección de Datos. Los países que tienen un tráfico de datos autorizado por la LOPD son los de la Unión Europea, Islandia, Liechtenstein, Noruega, Suiza, Argentina, Estados Unidos y Canadá.

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