¿Tu equipo cada vez es más grande y los objetivos se incrementan? La tecnología puede ayudarte a organizar de mejor a tu equipo. Dirigir proyectos tiene muchos retos, ya que existen objetivos por cumplir y fechas de entrega. En general, participan varias personas a la vez, y no siempre trabajan en el mismo lugar; se debe compartir información y documentos, por lo que se necesita una comunicación constante. Cuando las reuniones, los emails y las hojas de cálculo dejan de ser útiles, la solución se encuentra en utilizar un software para la gestión de proyectos.

 

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¿Qué es un software para la gestión de proyectos?

Se trata de plataformas que permiten trabajar e interactuar en tiempo real. Y de esta forma, mantener informado a cada miembro de un equipo sobre avances, novedades o cambios. Una de las principales ventajas de la planificación de proyectos es que la información está disponible para todos y en cualquier momento, y por lo tanto permiten asignar los recursos de manera más eficiente y responsable. Por ejemplo, los proyectos pueden ser divididos en tareas y subtareas, con una persona a cargo y fechas de entrega.

En cuanto a los documentos, informes de seguimiento y presentaciones, estos también pueden ser compartidos a través de la propia plataforma (con una cantidad de espacio de almacenamiento limitado), o por conexiones con otros servicios externos (como Dropbox o el famoso Google Drive).

 

"Planificar, prevenir posibles riesgos y adaptar la inversión te permitirá elegir mejor el software para gestionar tu proyecto de forma óptima."

 

8 consejos para elegir mejor tu software para gestión de proyectos

Como ya sabrás, planificar y ejecutar proyectos requiere de tiempo y organización, ya que seguramente tengas muchas ideas en mente, pero sin saber realmente la mejor para impulsar tu empresa. El primer paso para gestionar tus proyectos es encontrar el mejor y más adecuado software para gestión de proyectos. Para ello, debes tener en cuenta ciertos elementos específicos, ya que serán los que te ayudarán a encontrar el sistema perfecto para cumplir con tus objetivos y conseguir los mejores resultados. En estos sencillos 8 consejos, te sugerimos cómo elegir un buen software para la gestión de proyectos:

 

1. Adaptar tu inversión a tu presupuesto real

No es necesario endeudarse para encontrar un buen software que cumpla con las necesidades y expectativas que requieres, pero tampoco es recomendable contratar el servicio más barato.

Cuando de sistemas de gestión de proyectos se trata, es probable que el costo no sea muy distinto entre un proveedor u otro. Pero, lo realmente importante es si estás obteniendo un sistema lo suficientemente bueno como para generar ingresos, y que además, encaje con tu presupuesto real. De ser así, habrás hecho una buena inversión.

2. Prevenir y prepararse para los posibles problemas de seguridad

Que hackeen tu software de gestión de proyectos, es una verdadera faena. Por ello, para evitar problemas de seguridad, te conviene escoger un sistema correctamente elaborado y con un elevado nivel de seguridad.


3. Planificar oportunidades de colaboración y división de labores

Es muy importante poder definir correctamente la planificación del trabajo, garantizando siempre el trabajo en equipo. Procura que el software que elijas permita planificar y dividir las tareas para garantizar el flujo de trabajo.

4. Acceso online a través de la nube

Cuando se ha de trabajar en equipo, las soluciones basados en la nube son esenciales. Gracias a su funcionamiento, cuentas con una excelente forma de compartir y almacenar información. Además de ofrecer acceso a todos los miembros del equipo en tiempo real. Tener acceso online a tu plataforma de gestión de proyectos será increíblemente útil, sobre todo, si decides continuar trabajando en casa.

 
Infografía software para gestion de proyectos
 

5. Interfaz de usuario intuitiva

Para agilizar el trabajo, necesitas un sistema que comprenda a la perfección lo que necesitas. El tiempo es muy valioso, por lo que no puedes perderlo demasiado intentando aprender a utilizar tu nuevo software. Por lo tanto, el mejor software para gestión de proyectos deberá contar con un interfaz de usuario altamente intuitiva.


6. Que tenga las funciones necesarias, ni más ni menos.

Algunas soluciones vienen con tantas modalidades y funcionalidades, que lo único que hace es convertir la gestión de proyectos en algo muy complicado, ya que puede llevar a errores y confusiones. Lo mejor es que delimites lo que necesitas, lo que esperas que pueda hacer por ti la herramienta. Lo ideal es optar por una herramienta que aporte las soluciones necesarias, ni más, ni menos. De nada te beneficia contar con funciones que no tienen ninguna utilidad con tu proyecto. Suele ser una incógnita la cantidad de funciones que se deben emplear. Lo ideal es, optar por una infraestructura estable que te aporte las funciones necesarias, ni más, ni menos.


7. Integración con otros procesos y sistemas

Para conseguir una gestión ágil de tus proyectos, es importante que puedas integrarlos con otros sistemas y procesos. De nada te sirve tener el mejor software de gestión de proyectos, si no puedes enlazarlo con, por ejemplo, tus hojas de excel o procesador de texto online.


8. Comparar varias soluciones finales antes de la compra

Es muy importante tener la posibilidad de probar el servicio que se quiere adquirir, ya que tu decisión puede depender de ello. Programa reuniones con los proveedores, pide demos, etc., lo que necesites para probar el producto tú mismo y comprobar que también sea útil para el resto de tu equipo.

 

Ya puedes encontrar tu software para la gestión de proyectos sin ningún esfuerzo

Si buscar la solución que más se ajuste a tus requisitos, te está volviendo loco, déjanos a nosotros el trabajo sucio. Rellenando el formulario que encuentras en la parte superior, podremos llevar a cabo un análisis personalizado para ofrecerte un ranking con las mejores opciones de software para gestionar proyectos. ¿A qué esperas? Tardarás menos de dos minutos en responder y es un servicio totalmente gratuito y neutral.