Los precios de un software de gestión documental no es algo que pueda encontrarse en Internet de forma sencilla. Hay proveedores que no presentan sus costes hasta el momento en el que tienen una demo o un meeting con un posible cliente.

¿Quieres saber de qué factores dependerá el precio de un software de gestión documental para tu empresa, y cuáles son los tipos de coste que te encontrarás? Te invitamos a continuar leyendo y descubrirlo.

 

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Tipos de precios de un software de gestión documental

 

La mayoría de proveedores te ofrecerán 3 tipos diferentes de tarifas atendiendo a ciertos criterios específicos:

1. Espacio de almacenamiento

Esta modalidad es de las más extendidas. Para aquellos proveedores que venden sus productos en la nube, el almacenamiento es realmente lo que les ofrece el beneficio. A partir de un precio cerrado suelen cobrar solo por lo que se utiliza en ese momento o por una capacidad de almacenamiento establecida con anterioridad.

En esta forma de fijar precios sobre un software de gestión documental, un aspecto importante es la necesidad de evitar cualquier tipo de contratos a largo plazo. Gracias al avance de la tecnología, el precio de almacenamiento lleva años bajando. Los contratos a largo plazo sin posibilidad de volver a negociar los precios son una forma, por parte de los proveedores, de asegurarse una cuota más elevada.

 
listado de tipos de precios de un software de gestion documental
 

2. Número de usuarios

El coste de un sistema de gestión documental también puede variar por el número de usuarios. Hay productos software cuyas licencias tienen un coste determinado según el número de usuarios que va a hacer uso del sistema en cuestión. Aún así, en algunos casos puede ser más beneficioso comprar un paquete cerrado de usuarios, ya que suelen haber ofertas interesantes en este sentido. Por ejemplo, si 16 empleados van a utilizar el sistema de gestión documental, quizás es más económico para tu negocio adquirir el precio cerrado para 20 usuarios.

3. Compra del software

Este tipo de precios es principalmente para soluciones implementadas on-premise. Es decir, se trata de la adquisición del software a un proveedor que se encargará también de implementarlo en tu empresa, personalizarlo (siempre que sea necesario) y en muchos casos proporcionar soporte técnico con especialistas en TI. Todo siempre incluido por un incremento del coste en cada una de las etapas.

 

A la hora de elegir un software para la gestión documental, no debes pensar tanto en los precios sino en las ventajas que proporciona, ya que lo que realmente hace la gestión documental, a largo plazo, es rentabilizar tiempo y dinero a tu empresa.

 

El ROI de un software de gestión documental

Muchas empresas dudan demasiado sobre si deben o no invertir en un sistema de gestión documental, y aunque los beneficios no financieros están claros, las ventajas económicas son más difíciles de analizar.

Cuando estés investigando el coste de un sistema de gestión documental, el retorno de la inversión (ROI) debe ser un aspecto a examinar. Aunque el ROI puede expresarse como un simple número, calcularlo no es tan sencillo. Entran en juego multitud de variables y todas ellas deben ser estudiadas con atención. Su fórmula es: [(ingresos – inversión) / inversión] * 100 = retorno de inversión.

 

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