¿Qué 4 factores influyen en el precio de un software de gestión documental?

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Ventajas de la gestión documental en las empresas

Antes de pasar a determinar qué factores determinan el precio de un software de gestión documental, vamos a explicar porqué actualmente es un sistema tan importante para las empresas. 

Facturas, albaranes, expedientes, certificados, historiales, informes, solicitudes, proyectos, contratos… hoy en día la cantidad de información y archivos que maneja una compañía es abrumador. Además, la mayoría de estos documentos se manejan ya en formato digital; atrás quedaron las oficinas y despachos llenos de clasificadores y papeles.  La sociedad y las empresas se están digitalizando, y los ficheros importantes se tramitan, envían y solicitan a través de internet.

Desde despachos profesionales a industrias, administraciones públicas, centros educativos, ingenierías, agencias y un largo etcétera necesitan una correcta organización y clasificación de archivos y expedientes y documentos digitales. Por eso es tan importante contar con un sistema que permita clasificar, etiquetar, almacenar, buscar y recuperar toda esa información de manera eficaz y rápida en una única base de datos. Y ese es el objetivo de un software de gestión documental.

Por lo tanto, a la hora de analizar el precio de un software de gestión documental, es importante señalar que su ROI o retorno de la inversión es muy alto y se mantiene a largo plazo. 

 
A la hora de elegir un software de gestión documental debes pensar tanto en el precio como en las ventajas que proporciona, ya que la rentabilidad que ofrece a largo tiempo es fundamental.
 

4 factores determinantes que influyen en el precio de un software de gestión documental

  1. Espacio de almacenamiento. Cuanto mayor espacio de almacenamiento ofrezca el programa, mayor puede ser su precio. Debido al avance de las nuevas tecnologías, los ordenadores y centros de datos cada vez soportan mayor capacidad.
  2. Número de usuarios. El coste de un sistema de gestión documental también puede variar por el número de usuarios. Hay software cuyas licencias tienen un coste determinado según el número de usuarios que va a hacer uso del sistema en cuestión. Ten en cuenta en número de empleados o de administrativos que hay en la empresa que van a dar uso del programa.
  3. Sistema on premise o en la nube. El precio o retorno de un software de gestión documental se ha ido reduciendo mucho gracias al avance del cloud computing. Mientras los sistemas on premise almacenan los datos en los propios servidores de la empresa, lo que puede dar mayor confidencialidad, los que se alojan en la nube se archivan en servidores externos, de terceras empresas, pero a cambio son muchos más ligeros y ofrecen la posibilidad SaaS, donde se paga en función de las necesidades de cada momento, sin inversión inicial.
  4. Herramientas y funcionalidades. El precio o retorno de un software de gestión documental también dependerá de las funcionalidades que ofrezca el programa, como definición de permisos y niveles de seguridad, firma biométrica, reconocimiento óptico de caracteres, automatización de metadatos, etc.
 
4 factores que influyen en el precio de un software de gestión documental
 

Cómo elegir el mejor software de gestión documental para tu empresa

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