Encuentra el mejor software de gestión para tu academia

Si tu responsabilidad recae en la gestión de una academia o centro de estudios, o en definitiva de un espacio formativo, es muy probable que ya hayas oído hablar de la posibilidad de incorporar un software de gestión de academias para ayudar su funcionamiento.

En el caso de que aún no hayas tenido la posibilidad de tomar contacto con un software de este tipo y quieres saber lo que puede hacer por ti y por el centro que gestionas, te recomendamos que sigas leyendo atentamente.

 
 
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Funcionalidades de un software de gestión de academias

A continuación, te contamos algunas de las funcionalidades principales que podrían irte bien en la gestión de tu centro educativo:

 
  • CRM Gestión comercial de la academia
    Gestión completa de clientes y partners de la academia, alumnos, matriculaciones, control de actividades, creación y seguimiento de acciones, tareas y campañas comerciales, realización de presupuestos y conversión en proyecto tras su aprobación, y previsiones de venta de cursos.
  • Gestión de cobros, seguimiento de impagados del centro
    Domiciliación automática de recibos bancarios. Gestión de cobros enteros o parciales de los estudiantes, así como la gestión de deudas de los mismos. Informes actualizados de facturas impagadas de la academia y previsiones de ingresos futuros.
  • Creación y gestión de proyectos y expedientes
    Adaptación según los procesos de trabajo de cada escuela, con la posibilidad de gestionar proyectos y expedientes con un precio fijado.
  • Envío de correos electrónicos a grupos y estudiantes
    Fácil notificación al estudiante por correo electrónico. Puede enviar mensajes de correo electrónico a un solo alumno o directamente a todos los alumnos de un grupo.
 
  • Asistencia mediante código de barras o tarjetas RFID
    Puedes registrar fácilmente a los estudiantes usando tarjetas de códigos de barras, tarjetas RFID o simplemente seleccionando estudiantes de un listado.
  • Profesores
    Control de asistencia y evaluaciones, liquidaciones y alumnos tutelados.
  • Gestión académica
    Facilita al profesor y Jefatura de Estudios los modelos a cumplimentar de un modo rápido y fácil: Informes, control de asistencia de alumnos, certificados, expedientes, etc. Exportación opcional a excel, word, y emisión de documentación.
  • Informes, análisis y toma de decisiones
    Rápida creación y ejecución de informes de datos actualizados, informes preconfigurados y personalizados en función de los procesos que tu academia utiliza frecuentemente. Explotación de la información contenida en el sistema para el análisis global del negocio y apoyo en la toma de decisiones y medidas necesarias.
 
 

¿Qué ventajas obtendrás al utilizar un buen software para gestionar tu academia?

Entre muchas otras, estas pueden ser las ventajas de las que beneficiarse a través del uso de un software para la gestión de academias adaptado a tu centro:

 
  • Integra a todos los actores implicados en el proceso educativo: administradores, profesores, alumnos y padres, de forma que sea fácil e intuitivo compartir información entre cualquiera de ellos.
  • Si se encuentra en la nube, te permite acceder a él en cualquier momento y desde cualquier lugar con conexión a Internet. Además, al realizarse copias de seguridad diarias, puedes estar tranquilo de no perder ninguna información.
  • Personalizable y escalable: Gestiona de forma personalizada fichas de profesores y alumnos, horarios, notas o comunicaciones con padres y alumnos, según las necesidades e imagen corporativa de tu academia. Además, este tipo de software de gestión puede ser escalable, pudiéndose actualizar en cualquier momento para responder a las nuevas necesidades que vayan surgiendo.
  • Totalmente seguro: Puedes crear todos los perfiles de usuarios que hagan falta y determinar a qué información podrán tener acceso, evitando así la pérdida de información sensible. Cada uno de ellos tendrá su clave de acceso al software de gestión de la academia.
  • Fácil de utilizar: Un software de este calibre está pensado para ser usado de forma sencilla e intuitiva, sin necesidad de formación especial.
  • Aumenta la productividad: Un software de gestión para academias ayuda a los administradores de las escuelas a aumentar su productividad y reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para administrar los centros y organizar con precisión los datos que se manejan a diario
 
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¿Qué software de gestión para academias elegir?

En el mercado vas a encontrar una enorme oferta de software para academias, muchos del tipo ERP (Sistema de planificación de recursos empresariales), pero todos ellos útiles y con funcionalidades amplias. Como siempre que se trata de este tipo de productos, sensibles de cara al desarrollo de la organización, no es muy recomendable dejarse guiar exclusivamente por criterios económicos: si hiciéramos esto nos decidiríamos siempre por la propuesta más barata, pero, tal vez, la propuesta más barata no sea la que más nos conviene, la que más se ajuste a la necesidad de nuestro centro o nos permita obtener un mayor rendimiento de su aplicación.

 
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Tenemos la tendencia a no valorar en exceso lo que estos sistemas de gestión de datos en conjunto pueden llevar a cabo. Dicho de otro modo: una gestión más personalizada y adecuada a nuestros intereses puede hacernos mejorar el ratio económico de tal manera que a medio plazo resulte mucho más rentable que una opción económica en el momento de la adquisición del servicio pero que no nos permita una optimización tan próximo. Por lo tanto, a la hora de escoger tu software de gestión de academias, te recomendamos que primero analices tus necesidades y características de tu centro, y después, trates de encontrar la solución que más se ajuste a ello.

 

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