Qué es VeriFactu y cómo afecta a empresas, autónomos y despachos
Descubre qué es VeriFactu y qué requisitos impone a tu facturación. Su entrada en vigor y cómo afecta a empresas, autónomos y despachos.
- ¿Que es VeriFactu, a quien afecta y cuando entra en vigor?
- Como funciona el sistema VeriFactu
- Que requisitos deben tener los programas para adaptarse al sistema VeriFactu
- ¿Es obligatorio comunicar las factura a la Agencia Tributaria?
- VeriFactu y las facturas explicado a pymes y autonomos
- Como afecta VeriFactu a empresas, autonomos y despachos profesionales
- El mejor software para cumplir con el reglamento VeriFactu
¿Qué es VeriFactu, a quién afecta y cuándo entra en vigor?
VeriFactu es un sistema de emisión de facturas verificables, impulsado por la Agencia Tributaria como parte de las medidas de la Ley Antifraude. Es la abreviatura de "verificación de facturas".
Su objetivo es combatir el fraude fiscal y reforzar la confianza entre consumidores y empresas mediante la digitalización y la automatización de los procesos de facturación, ya que asegura el cumplimiento fiscal de cada documento emitido.
Bajo este nuevo reglamento, todas las facturas deberán ser generadas y expedidas digitalmente mediante software certificado por la AEAT, ya no podrán realizarse de forma manual o a través de programas como Word o Excel.
- VeriFactu es de aplicación obligatoria para todos los empresarios y profesionales, en todas sus operaciones, excepto aquellos ya sometidos al Suministro Inmediato de Información (SII), los que ya estén acogidos régimen foral TicketBai o aquellos exentos de facturación.
- Entra en vigor el 1 de julio de 2025. En esa fecha, todos los programas de facturación que se usen deberán estar homologados.
Cómo funciona el sistema VeriFactu
VeriFactu requiere que cada factura emitida por sistemas informáticos esté acompañada de elementos de seguridad, como hashes encadenados, garantizando que cualquier alteración quedé registrada; es decir, no se podrán modificar una vez emitidas sin que quede constancia de ello, y no se podrán utilizar “software de doble uso” para la contabilidad de la empresa.
Este método asegura la integridad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, creando un sistema transparente y confiable para Hacienda y para los consumidores.
Además, los programas informáticos que se utilicen deben poder enviar automáticamente cada registro de facturación a la Agencia Tributaria, facilitando el cumplimiento fiscal.
Todo aquel que deba emitir una factura deberá hacerlo con un software certificado que se acoja al sistema VeriFactu.
La introducción de VeriFactu supone un avance hacia una economía digitalizada y transparente en España. Su implementación fortalece la lucha contra el fraude fiscal, pero también promueve un tejido empresarial moderno y eficiente.
Qué requisitos deben tener los programas para adaptarse al sistema VeriFactu
Para ser admitidas dentro del sistema VeriFactu, las facturas que emitan los programas deben ajustarse a un formato específico que asegure su integridad, autenticidad y conformidad con los requisitos legales.
Declaración responsable
El software debe incluir una declaración responsable del cumplimiento de los requisitos de VeriFactu, que debe ser presentada ante la Agencia Tributaria por parte de sus desarrolladores o proveedores.
Formato de las facturas
Estos documentos electrónicos deben tener un formato XML, que permite su procesamiento automático y asegura que contiene toda la información necesaria de manera estructurada y estandarizada.
Se generará un registro de facturación para cada nueva factura emitida, así como en caso de anulación o rectificación.
Elementos de seguridad
Para garantizar su integridad, autenticidad y trazabilidad, los programas deben poder incluir elementos de seguridad, como un código “hash” o huella digital, que identifica de forma inequívoca una factura y la vincula con la siguiente.
Además, tendrán un código QR cuando hayan sido verificadas por Hacienda.
Comunicación con la AEAT
Los programas de las empresas o sus gestores tienen que poder enviar automáticamente, y de forma electrónica, los registros de las facturas a la Agencia Tributaria.
Además, deben asegurar que los registros de facturación mantienen su integridad desde el momento de su creación y que son accesibles de forma segura para su posterior acceso y verificación durante el periodo de conservación obligatorio.
¿Es obligatorio comunicar las factura a la Agencia Tributaria?
El software adaptado a VeriFactu debe ser capaz de enviar los registros directamente a la sede electrónica de la Agencia Tributaria en el momento de su generación. Esto implica que, al emitir una factura, el sistema automáticamente prepara y envía un registro digital cumpliendo con el formato y los estándares requeridos.
Este proceso es parte de la estrategia del gobierno español para combatir el fraude fiscal y promover una mayor transparencia en las transacciones.
- De momento, el envío de las facturas será voluntario, a no ser que las solicite directamente Hacienda.
- Sin embargo, sí es obligatorio que es el software tenga la capacidad de hacerlo.
Proveedores como Sage garatizan que sus soluciones para pymes, autónomos y asesorías cumplen con VeriFactu.
VeriFactu y las facturas explicado a pymes y autónomos
Para comprender de forma clara y sencilla el reglamento VeriFactu, hemos realizado una entrevista a Eduard Banqué, de Sage, uno de los proveedores de software que ya está preparado para estos cambios, garantizando que soluciones específicas para pequeñas empresas y autónomos como Sage 50 cumplen con todos los requisitos legales sin complicaciones.
En el vídeo que aparece en esta página podrás ver la grabación integra, y descubrir qué implicaciones tiene Verifactu en tu negocio, cómo hay soluciones que se adaptan de manera sencilla a sus requisitos y el apoyo de los asesores y despachos profesionales en esta transición digital.
No debemos verlo como un problema, ya que todos los programas informáticos deberán cumplir con los estándares homologados, sino como una oportunidad de digitalización y optimización del negocio.
Tú facturas, si el proveedor o el cliente no está de acuerdo, rompes aquella factura y haces otra nueva. A partir de ahora, esto no se podrá hacer. Todo aquel que deba emitir una factura deberá hacerlo con un software certificado. Y me estoy refiriendo a una factura de diez millones de euros o a una simplificada de ochenta céntimos por comprar el pan.
Eduard Banqué, responsable de Marketing en Sage.
Cómo afecta VeriFactu a empresas, autónomos y despachos profesionales
Para pymes y autónomos
- Digitalización obligatoria. Exige que todas las facturas sean generadas y enviadas electrónicamente, lo que obliga a las empresas a digitalizar sus procesos si aún no lo han hecho. Ya no se podrán generar notas en hojas de cálculo o PDF.
- Software homologado. Las empresas deben asegurarse de que su software de facturación o programa de contabilidad cumple con los requisitos específicos de VeriFactu.
- Mayor control fiscal. Al enviar automáticamente las facturas a la Agencia Tributaria, se facilita el control y la supervisión fiscal, lo que podría resultar en un aumento de las inspecciones o revisiones de las operaciones contables de las empresas.
- Oportunidades de mejora y eficiencia operativa. La automatización de la facturación reduce errores, ahorra tiempo y mejora la gestión del ciclo de pagos y cobros, uno de los procesos clave de todo negocio. Es una oportunidad para mejorar los flujos de trabajo, tener información financiera en tiempo real y optimizar los procesos de la empresa.
Para asesorías y gestorías
- Mayor demanda de servicios. La obligatoriedad de cumplir con VeriFactu generará una mayor demanda de servicios contables y fiscales, ya que las empresas buscarán ayuda. Los despachos deben adaptar sus servicios para incluir el asesoramiento y la gestión de facturas de sus clientes dentro del nuevo sistema.
- Oportunidades de asesoramiento. Representa una oportunidad para que ofrezcan nuevos servicios de asesoramiento a las empresas relacionados con la implementación de la facturación electrónica y la optimización de procesos a través de la digitalización.
- Adaptación tecnológica. Sus software para asesorías y despachos deben estar sujetos también a los nuevos requisitos.
- Contabilidad colaborativa. Es una oportunidad para introducir métodos que agilicen la mayor demanda de servicios que van a tener, como la contabilidad colaborativa. Al poder conectar el software de la gestoría con el del cliente, el envío y registro de archivos es automático, acelerando la comunicación y la validación de procesos.
El mejor software para cumplir con el reglamento VeriFactu
Las empresas y autónomos deben adaptar sus sistemas cumplir con los requisitos de la Ley Antifraude y VeriFactu. Esto puede incluir la adopción de nuevas tecnologías y la actualización de los sistemas existentes. ¿Cómo elegir el mejor programa para tu tipo de empresa y tus necesidades de negocio? Para eso está SoftDoit, la primera consultora online en España de software empresarial.
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