Cómo realizar una conciliación bancaria automática con un software ERP de contabilidad o facturación

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En qué consiste la conciliación bancaria

Dentro del control financiero que toda empresa debe llevar a cabo para mantener una estructura económica saneada y estar al día de sus asuntos contables, la conciliación bancaria es una de las actividades más relevantes, ya que gracias a ella se pueden detectar y corregir posibles desviaciones presupuestarias que estén repercutiendo sobre la rentabilidad del negocio. Es decir, nos ayuda a tener una imagen fiel de nuestro negocio, con todas las ventajas que esto conlleva. 

La conciliación bancaria es, por tanto, una actividad económica esencial para cualquier tipo de entidad, ya sean autónomos, micropymes, pymes y grandes compañías.

La conciliación bancaria consiste en comparar los apuntes contables que lleva una empresa de sus cuentas con los que presenta el propio banco para ver si los valores y movimientos coinciden. Es decir, es la actividad para justificar cada uno de los movimientos bancarios que refleja el banco con tus operaciones y asientos que tienes registrados en el libro de cuentas.

  • Es un procedimiento de control imprescindible para asegurarte que los registros de los libros contables de tu empresa se corresponden con los movimientos reales de tus cuentas para poder detectar posibles irregularidades.
  • El objetivo de la conciliación bancaria no es hacer coincidir ambos saldos y extractos, sino identificar qué genera esas diferencias para tomar las medidas oportunas, ya que una irregularidad de nuestras cuentas podría afectar directamente a la rentabilidad o reflejar un inadecuado control de costes o de recursos.
     
    La conciliación bancaria es un procedimiento de control imprescindible para comprobar que los registros contables de la empresa se corresponden con los movimientos que refleja el banco y así detectar desviaciones. Hoy es día es un proceso rápido y sencillo con los software de gestión empresarial.
     

    Cómo hacer la conciliación bancaria: automática y manual

    Ya hemos visto como la conciliación bancaria consiste en comparar los registros de las operaciones registradas en los libros contables con los extractos bancarios que facilita la entidad financiera, para así corregir errores o detectar problemas. Pero, ¿cómo se lleva a cabo?

    • Al mismo tiempo que la empresa va registrando su asiento contable; todos sus movimientos, cobros y pagos; el banco también lleva su propio registro de esa cuenta y los refleja en los extractos bancarios. 
    • El siguiente paso es verificar que ambos asientos coinciden, comprobando cada movimiento con nuestras facturas y apuntes contables.
       

    Hace años, esta revisión debía hacerse de manera manual y llevaba mucho tiempo y esfuerzo a los responsables de cuentas y administración. Por suerte, hoy en día este proceso es muy sencillo y ágil gracias a los software para conciliación bancaria. 

    Gracias a la tecnología tenemos la oportunidad de transformar la forma en la que se trata la contabilidad y las finanzas de las empresas para que estas tareas sean cada vez más rápidas, fáciles y eficientes.

       

      La conciliación bancaria automática a través de un software ERP

      Los actuales software de gestión empresarial ya permiten hacer fácilmente la conciliación bancaria automática. Se acabaron las horas de punteos y comprobaciones, búsquedas de facturas y cotejo de extractos.

      Además de los sistemas ERP de gestión integral que ya cuentan con su módulo financiero, existen dos tipos de soluciones que se pueden integrar en nuestra empresa de manera específica para gestionar cuentas y finanzas, unos programas muy sencillos, ligeros y asequibles que permite automatizar fácilmente la conciliación bancaria.

      1. El software de facturación, ERP de facturación e, incluso, el software de facturación para autónomos.
      2. El software de contabilidad y software de contabilidad para pymes.
       

      Cómo funciona un software de conciliación bancaria automática

      Este tipo de soluciones de gestión que acabamos de ver permiten sincronizar los datos de nuestro sistema contable con el banco.

      De esta forma, el ERP de la empresa se conecta con la entidad bancaria, de forma que realiza de manera automática el ejercicio de la conciliación, mostrando movimientos que concuerdan entre ambos registros para que el usuario solo tenga que validar los movimientos.

      • El programa centraliza los movimientos de la cuenta del banco que se ha asociado con las facturas de la empresa, gastos y cobros. Así puede mostrar ambos movimientos y señalar los que concuerdan.
      • Solo hay que ir verificando con un click los resultados que coinciden, comprobar los que te sugieren como similares y verás rápidamente si hay alguno que no tiene ningún tipo de concordancia.
       
       

      Ventajas de utilizar un software para conciliación bancaria automática

      1. Ahorro de tiempo y esfuerzo. La conciliación automática reduce a más de la mitad las horas invertidas en esta tarea tan fundamental para las empresas.
      2. Evita numerosos errores manuales. Al hacer la conciliación a mano es muy fácil equivocarse en algún dato, dejarse fuera un movimiento… Sin embargo, los programas de contabilidad y facturación son precisos y certeros.
      3. Mayor control de tus ingresos y gastos, con información en tiempo real. Con la conciliación bancaria automática no hay excusas para no llevar tus cuentas siempre al día, y el hecho de controlar periódicamente los extractos bancarios y la contabilidad permite tener un control actualizado sobre el estado de las cuentas de la empresa. 
      4. Mejor toma de decisiones. La conciliación bancaria automática facilita una información veraz sobre nuestros descuadres y que detectemos errores o desajustes en la contabilidad para poder identificar su origen.
         
        infografia
         

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        Una solución de gestión de facturas o contabilidad será tu mayor aliado para simplificar los procesos bancarios y llevar un control exhaustivo de la actividad económica de tu negocio. No obstante, no cualquier sistema te será igual de útil, ya que no todos cubren las funciones concretas que tu compañía precisa.

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