Factura Electrónica Obligatoria en España: guía para empresas y autónomos
Todas las claves que debes saber sobre la factura electrónica obligatoria: normativas que la regula, entrada en vigor y cómo emitirla según los requisitos de la ley española.
- La nueva ley de factura electronica obligatoria: tambien entre autonomos y empresas
- Claves de la factura electronica en Espana: obligaciones, pero tambien oportunidades
- Tipos de software para emitir facturas electronicas y cumplir con el reglamento
- Como emitir la factura electronica obligatoria
- Que es una factura electronica
- ¿Cuando va a ser obligatoria la factura electronica?
- Factura electronica obligatoria con las Administraciones Publicas
La nueva ley de factura electrónica obligatoria: también entre autónomos y empresas
La aprobación de la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas (Ley Crea y Crece) supone el paso definitivo hacia la factura electrónica en España. Todos los empresarios y autónomos deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales B2B con otros profesionales. También la Ley Antifraude respalda la factura electrónica para fomentar la transparencia.
Con esta nueva ley, la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas, ya impuesta en las relaciones comerciales con la Administración Pública, se amplía al sector privado, a las transacciones entre empresarios y profesionales. Los programas informáticos para facturación serán claves.
Cuando entre en vigor, las sanciones por su incumplimiento oscilarán entre los 10.000 y los 40.000 euros.
- Todas las empresas están obligadas a facturar electrónicamente a otras empresas por la prestación de sus servicios o venta de productos; es decir, la factura electrónica será obligatoria para autónomos, pymes y para grandes compañías por igual.
- Estas facturas deberán comunicarse electrónicamente a la Agencia Tributaria, e informar de los plazos y cuándo se realiza el pago.
- Esta factura electrónica obligatoria tiene como objetivo reducir obstáculos regulatorios, luchar contra la morosidad e impulsar el dinamismo del tejido empresarial español.
Hasta ahora la facturación electrónica solo era obligatoria con los organismos públicos, pero la nueva ley lo amplía al sector privado: a partir de ahora, las empresas deberán facturar electrónicamente a otras empresas.
Claves de la factura electrónica en España: obligaciones, pero también oportunidades
La obligación de la factura electrónica en España entre empresarios y profesionales pone el foco en un aspecto vital para la competitividad de las organizaciones, como es la digitalización de las pymes y los autónomos.
Estas legislaciones van a empujar a muchos negocios a profesionalizarse, a digitalizar sus procesos de gestión de cobros y pagos, a tener un mayor control sobre sus cuentas y sus facturas.
Un porcentaje muy alto de pequeñas empresas todavía no utiliza un software de facturación, sino herramientas ofimáticas como Excel. Esto impide conocer de manera eficiente cómo está su situación financiera, realizar previsiones de liquidez o automatizar la conciliación bancaria.
La facturación electrónica no es generar un pdf del documento y enviarlo por email al proveedor. Para cumplir con el reglamento, hay que emitirla con un formato estructurado que garantiza su control por parte de la Administración. Va a ser necesario utilizar un programa informático con facturación electrónica.
Esta digitalización del proceso va a facilitar, al mismo tiempo que cumplimos con la ley, una eficiente gestión del negocio, como lo es conocer en tiempo real el estado de su rentabilidad y salud financiera.
Digitalizar las transacciones entre empresarios y profesionales permite conocer en cualquier momento qué se ha facturado en el día o el mes, cuánto queda por cobrar y a qué clientes.
La factura electrónica va a suponer una gran oportunidad para profesionalizar el tejido empresarial del país y modernizarlo.
- Todos los autónomos y empresas españolas deberán poder emitir y recibir facturas electrónicas. Esto supone un cambio en su procedimiento de facturación para adoptar esta digitalización de trámites.
- También deberán enviar una copia de la factura o de su registro a la Agencia Tributaria, con información sobre su fecha de recepción de pago, algo clave para evitar la temida morosidad.
Tipos de software para emitir facturas electrónicas y cumplir con el reglamento
- Programas para pymes y autónomos: pueden utilizar herramientas adaptadas a sus necesidades, como Sage 50.
- Muchas soluciones sectoriales para grandes empresas también lo incluyen o lo incluirán entre sus funcionalidades.
En el caso de utilizar estas herramientas digitales podrás emitir y enviar facturas electrónicas fácilmente y en cuestión de segundos. Eso sí, deberemos asegurarnos que los programas cumplen con los requisitos del reglamento, como son los criterios de interconexión e interoperabilidad. Además, podrás conectarlos con tu eCommerce en caso de que tengas una tienda online.
Sage ofrece soluciones adaptadas a la factura electrónica obligatoria y a las necesidades de pymes y autónomos.
Cómo emitir la factura electrónica obligatoria
- Los profesionales y empresarios podrán utilizar su propio programa informático, emitirla a través de su asesor o de una plataforma pública que pondrá en marcha la Agencia Tributaria, que también servirá como un repositorio para verificar que se cumplen los plazos de pago o las obligaciones fiscales.
- El software que se utilice debe cumplir con los requisitos que establece la ley, como:
- Utilizar archivos XML, con formatos FacturaE, EdiFact, UBL y CeFact.
- Garantizar que no han sido alteradas ni manipuladas, mediante un código QR que genera de forma automática el programa.
- Ofrecer interconexión e interoperabilidad para el envío y recepción de ficheros.
- Además de comunicarse electrónicamente al destinatario, debe poder enviarse una copia a Hacienda. Muchos software permitirán automatizar este proceso con un simple clic, a través de una comunicación directa entre plataformas.
- Deben estar autentificadas mediante firma electrónica, como cualquier procedimiento que realizas con la administración, ya sea EDI, certificado electrónico u otros programas validados por Hacienda
Qué es una factura electrónica
Requisitos legales
La factura electrónica tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, solo que su emisión, transmisión, recepción y almacenamiento se realiza de forma totalmente digital.
La factura electrónica obligatoria deberá tener un formato estructurado, como un archivo con la extensión XML. Los formatos no estructurados, como el pdf, no tienen validez dentro de la normativa.
La factura electrónica obligatoria se generará y tramitará de forma automática desde el programa informático y contable que use la empresa o su asesor.
Los formatos aceptados son FacturaE, EdiFact, UBL y CeFact.
Estos ficheros estructurados incluyen información codificada y estandarizada para ser procesada digitalmente, lo que garantiza que los registros de las facturas no han sido alterados, de acuerdo a los requisitos de la Ley Antifraude.
Beneficios de adoptar la facturación electrónica en tu empresa
La mayoría de las empresas ya han iniciado su digitalización y trabajan exclusivamente con la factura electrónica, ya que es:
- Más cómoda y práctica en cuanto a su envío a clientes, proveedores o asesor contable.
- Más fácil de clasificar, almacenar y recuperar, lo que supone una reducción de costes y mayor rapidez en el procesamiento de facturas electrónicas.
- Ofrece mayores garantías de legibilidad y de seguridad; en su transmisión se utilizan tecnologías de cifrado y autenticación.
- Ha sido elaborada con un programa que no comete errores de cálculo, ni de numeración, ni de datos, ni de impuestos.
- Supone una mayor transparencia con los clientes y agilidad en la resolución de posibles incidencias o reclamaciones.
¿Cuándo va a ser obligatoria la factura electrónica?
Ya aprobada la ley Crea y Crece, falta que se publique el reglamento que regula la obligatoriedad de la factura electrónica entre profesionales. Se estima que entre febrero y marzo de 2024 se dé este paso definitivo desde el Consejo de Ministros.
A partir de ese momento, contaremos dos fechas clave para comenzar a emitir facturas electrónicas y comunicarlas a la Administración Pública:
- Todas las empresas que facturan más de 8 millones de euros tendrán un plazo de 1 año desde la aprobación del reglamento.
- Las pymes y autónomos contarán con 2 años de plazo; es decir, deberán estar perfectamente preparadas y digitalizadas en 2025.
Las empresas obligadas a facturar electrónicamente a partir del primer año podrán enviar formatos pdf al resto de proveedores o clientes que todavía tengan 12 meses más para implantarla en sus procesos.
Factura electrónica obligatoria con las Administraciones Públicas
La normativa que regula la factura electrónica de las empresas con las Administraciones Públicas se encuentra recogida en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.
Desde el 15 de enero de 2015, es obligatorio que los proveedores de bienes o servicios a organismos públicos emitan facturas electrónicas.
Uno de los objetivos de esta medida ha sido reducir la morosidad de las Administraciones Públicas, y evitar los efectos negativos que ello genera sobre el empleo y la rentabilidad de las empresas.
Formato Facturae
Existen una serie de estándares técnicos que se utilizan en la emisión y recepción de facturas electrónicas en España.
Facturae se utiliza en las facturas electrónicas que se emiten y reciben en el ámbito del Sector Público, y permite la interoperabilidad entre diferentes sistemas de facturación electrónica.
A través del portal FACe las empresas pueden presentar sus facturas electrónicas a la Administración.
La factura electrónica permite agilizar los procedimientos con el sector público y dar certeza de las facturas pendientes de pago existentes.
Qué necesito para crear una factura electrónica para las Administraciones Públicas
- Un software empresarial que cree facturas electrónicas.
- La intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero.)
- En el caso de pequeñas empresas y autónomos, pueden utilizar una aplicación informática que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo.