La implementación de la factura electrónica supone un gran reto para las empresas. Sin embargo, el cambio es muy recomendable ya que permite mejorar la eficiencia en las gestiones, reducir gastos y fomenta el crecimiento del negocio. Hoy en día existen herramientas que simplifican la implantación de este tipo de facturas en las empresas. De hecho, lo ideal es integrar la factura electrónica con el resto de soluciones de la compañía para integrar la gestión de todas las operaciones empresariales. De lo contrario, pueden surgir problemas como la duplicidad de los datos o una carga excesiva de trabajo. En este artículo explicamos las claves para implantar la factura electrónica en el sistema de gestión de una empresa.

 

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¿En qué consiste la factura electrónica?

Se trata de un documento en formato electrónico que sustituye de forma legal a las facturas tradicionales en papel, ya que contiene los mismos datos. La factura electrónica aporta información acerca de los productos y servicios a pagar, así como sus respectivos impuestos. Mediante este tipo de factura se garantiza la autenticidad del origen de la factura y la integridad de su contenido.

 

¿Cuáles son los requisitos generales de una factura electrónica?

Tal como ocurre con un factura tradicional, una factura electrónica debe cumplir una serie de requisitos. Una factura de este tipo debe contener los siguientes elementos:

  • Numeración y serie de la factura.
  • Fecha de expedición.
  • Nombre, apellidos y razón social tanto del emisor como del destinatario.
  • NIF del emisor y del receptor.
  • Descripción de las operaciones, así como el precio y cualquier descuento o rebaja aplicada.
  • Cuota tributaria.
  • Fecha de la prestación del servicio (en caso de no coincidir con la de la expedición).
 

Por otra parte, se debe garantizar la legibilidad y la autenticidad del origen de la factura (la identidad del emisor y el receptor), así como la integridad del contenido de la misma, para asegurar que no ha sido modificado.

 

Conoce los beneficios de utilizar la factura electrónica en tu empresa

  • Disminuir el uso y el envío de papel para ahorrar costes.
  • Reducir la falsificación de documentos.
  • Procesar las facturas de manera mucho más sencilla.
  • Más seguridad al almacenar las facturas.
  • Agilizar el proceso de facturación y contabilidad.
  • Calcular los impuestos con mayor facilidad.
  • Encontrar las facturas de manera más rápida.
  • Ahorrar espacio físico de almacenamiento en las instalaciones de la empresa.
 

Claves para implementar la factura electrónica en un software de gestión

 

Cualquier empresa, independientemente de su tamaño y sector, puede beneficiarse de este nuevo software de facturación, cada vez más extendido tanto a nivel nacional como internacional. Dar el paso e implantar la factura electrónica en tu sistema de gestión puede parecer un proceso complejo, pero si sigues estos sencillos consejos te resultará mucho más fácil:

  • Elige el software de facturación electrónica adecuado:
    El primer paso es escoger un programa para realizar facturas electrónicas que se adapte a las necesidades y al perfil de tu empresa. Por otra parte, es importante que la solución sea sencilla de utilizar e intuitiva, para que tus empleados aprendan a manejarla en el menor tiempo posible. Asimismo, es imprescindible que permita gestionar la facturación de forma transparente, tanto para la empresa como para proveedores y clientes. Por otra parte, el sistema debe cumplir con los reglamentos vigentes permitir la automatización de los procesos, para ahorrar costes y tiempo.
  • Garantiza la integración con el resto de aplicaciones:
    Otro aspecto a tener en cuenta a la hora de integrar la facturación electrónica en tu software ERP es que permita la máxima integración con otros programas de la empresa, para asegurar la integridad y autenticidad de las facturas.  
 
infografia
 
  • Cuenta con un sistema que permita la dualidad de modelos:
    La facturación electrónica se va imponiendo poco a poco, pero todavía no se ha producido un cambio definitivo. Por eso, optar por una solución que permita elaborar facturas tradicionales y facturas electrónicas es muy recomendable. De este modo es posible ofrecer ambos modelos a los clientes y proveedores, en función de cuáles sean sus preferencias.
 

Hazte con el sistema ideal para elaborar facturas electrónicas

En definitiva, la facturación electrónica forma parte de la transformación digital en una empresa, ya que facilita el intercambio de documentos o firmas en formato digital. No obstante, en el momento de realizar este cambio es fundamental que tener en cuenta las necesidades de la compañía y llevar a cabo una óptima integración con el resto de aplicaciones. Si quieres encontrar el programa de facturación electrónica más indicado para tu empresa, completa el cuestionario de la página. En tan solo dos minutos recibirás una comparativa con las opciones idóneas para ti. ¡Es sencillo, neutral y 100% gratuito!