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La interacción entre las herramientas de marketing relacional CRM y los programas Access, en la opción Access y CRM es práctica para muchas situaciones. Pensemos, por ejemplo, que tenemos la necesidad de mostrar la información que contiene nuestro CRM a una persona de fuera de nuestra organización, en este supuesto será lo más oportuno exportar, dentro de la opción Access y CRM, los datos que contiene nuestro sistema CRM a un gestor de datos Access. No obstante, en la decisión de si los usuarios de nuestra organización tienen permiso y capacidad para exportar estos datos, los administradores de la empresa tienen la opción de cambiar los roles de seguridad de dichos usuarios, o establecer los filtros que consideren adecuados..

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Access y CRM, una buena combinación

No obstante, el origen del trasvase de datos entre CRM y access puede ser el contrario, en el marco de la  implantación del sistema de marketing relacional CRM en nuestra empresa, es decir, los datos los conteníamos en base de datos y, cuando decidamos evolucionar e integrar el CRM en nuestra empresa, tendremos que importar en nuestro CRM los datos contenidos en access. Las ventajas son evidentes, desde el concepto mucho más estático de Access, con un nivel de operaciones muy limitadas, hasta llegar a todas las aplicaciones que el CRM nos ofrece, gran número de ventajas para nuestros departamentos comerciales y de ventas. En este sentido, hay que decir que los mejores CRM incluyen entre sus funciones la posibilidad de importar los datos que necesitemos almacenar, desde las bases de datos Access, mediante una herramienta denominada asistente de traspasos. En los orígenes de la implantación de la opción Access y CRM, debemos transitar por un periodo de gestión del cambio.

Una ventaja más de la opción Access y CRM es que tiene la posibilidad de estar permanentemente sincronizado con el programa access que utilicemos. De esta forma, se produciría de una forma constante el traspaso de datos entre nuestras bases de datos y nuestro sistema de marketing relacional. Por otro lado, hay que tener también en cuenta que las bases de las reuniones de seguimiento de cualquier departamento comercial en cualquier empresa, suelen ser las que combinan el Access con las presentaciones en powerpoint. Por tanto, y como una de las ventajas de los CRM es la gestión de eventos, la interrelación entre los programas que usemos en nuestra ofimática dentro de la  opción Access y CRM tiene que ser permanente.

En el ámbito más técnico, desde nuestro CRM podemos enviar datos contenidos en Access por correo electrónico, o bien almacenarlos como un archivo compartido más. De esta forma, todos los usuarios que lo deseen, tendrán acceso a lo contenido en la opción Access y CRM.

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