Transformación digital de despachos profesionales: las claves del cambio que necesita el sector

¿Quieres llevar un perfecto control interno de tu despacho, de tus servicios y cartera de clientes? Instalar un sistema de gestión integral y digitalizar el negocio es la forma de alcanzar la agilidad y la profesionalidad que exige hoy en día el sector, y destacar así entre los clientes.

Es hora de descubrir todo lo que las nuevas tecnologías pueden hacer para automatizar procesos diarios, mostrar un alto grado de personalización al cliente, disponer de herramientas colaborativas y ofrecer un valor diferencial a la hora de asesorar.

 

¿Cómo enfrentarnos a este nuevo escenario tecnológico y a los retos que ha introducido en el sector? ¿Qué ventajas supone para un despacho profesional la transformación digital? ¿Qué tipo de acciones se pueden realizar para aumentar la satisfacción del cliente? ¿Qué herramientas ofrecen los software de gestión para ello?

Para contestar a estas preguntas hemos reunido a cuatro grandes expertos. Marc Rius, director nacional de Despachos Profesionales en Sage; Carlos Solans, CEO de Compromiso Empresarial; Diego Baldovín, socio de CORP Abogados y Economistas; y David González  socio director de Glezco Asesores y Consultores nos dan las claves de la digitalización de asesorías y despachos profesionales para hacer frente a los retos del sector.

Un cambio a la hora de afrontar los servicios

La mayor digitalización de los trámites con la Administración Pública parecía que ponía en jaque a una parte muy importante de los despachos profesionales. Presentar la declaración de la renta mediante borradores y en un par de clicks podía acabar con un importante nicho de mercado para el sector. 

Ante este nuevo escenario con un contribuyente que se relaciona de forma mucho más directa con la administración, ha sido necesario replantearse los servicios de las asesorías, gestorías y consultorías.

Frente al fin de los trabajos más puramente de gestión que muchos auguraban, el cambio ha sido más bien el aprovechar esta digitalización para ofrecer un trabajo más eficiente y competitivo, especializarse en determinadas áreas de gestión para cubrir las necesidades de externalización de servicios que tienen las empresas y ofrecer un alto valor añadido al cliente mediante la consultoría.

Como explica Carlos Solans, la parte de asesoramiento de los despachos profesionales, sobre todo a priori, está ganando cada vez más valor sobre el trabajo más puramente de gestión. “Es mucho mejor el asesoramiento en renta que se hace en el último mes de diciembre, con acciones que puedan posibilitar ahorros fiscales, que lo que se puede hacer a posteriori”.

En el caso de Diego Baldovín, el servicio de gestión seguirá siendo necesario, pero bajo unos parámetros que son los que exige el mercado: mucho más competitivos. “Solo podremos hacerlo mejorando nuestros procesos, la accesibilidad a la documentación y los canales de comunicación con el cliente”.

¿Cómo afrontar este cambio? Mediante la transformación digital de los despachos profesionales; es decir, implementando un software para asesorías y despachos que permita al sector beneficiarse de la automatización de procesos y las nuevas herramientas de gestión para ofrecer servicios de calidad y aumentar los márgenes de beneficio.

 
Estoy convencido de que continuará habiendo mucho trabajo de gestión, básicamente porque, a día de hoy, el 90% de los ingresos medios de un despacho proviene de la gestión de nóminas, impuestos y contabilidades

Marc Rius - Sage Despachos

 
 
El proceso de digitalización es imprescindible, sobre todo para el que se dedique más a la gestión, que va a tender a especializarse. Perderá valor frente a la percepción del cliente, pero va a seguir siendo necesario hacer este tipo de trabajo, y el que lo haga va a tener que ser muy competitivo. Si no te subes al carro de la digitalización, te quedas fuera.

Diego Baldovín, socio de CORP Abogados y Economistas.

 
La automatización de procesos es algo fundamental; sin eso no se va a poder sobrevivir, más teniendo en cuenta la guerra de precios que hay en nuestro sector. Esta automatización  incluye no solo los procesos internos del despacho, sino todo lo que es la comunicación con el cliente.

Carlos Solans, CEO de Compromiso Empresarial.

 

La consultoría y un nuevo modelo de relación con los clientes

Las soluciones de gestión empresarial diseñadas para el sector ofrecen unas ventajas competitivas fundamentales, facilitando las herramientas que necesitan hoy en día los despachos.

“Estos programas nos permiten ir un paso por delante en el dominio de las innovaciones tecnológicas aplicables a nuestra área y, además, ser mucho más consultores que gestores, transformando los datos que recaban estos sistemas en conocimiento para nuestros clientes”, explica David González a la hora de hablar de las nuevas oportunidades que ofrece la transformación digital.

Y es que los despachos profesionales cuentan con una gran ventaja frente a la posible autogestión de los usuarios: ellos llevan años de ventaja utilizando herramientas digitales para realizar los trámites fiscales, laborales y contables. La experiencia y el conocimiento tecnológico juegan un tanto a su favor a la hora de interactuar con sus clientes y ayudarles a agilizar sus gestiones.

Diego Baldovín tiene también muy clara la función consultora de los despachos. “El cliente cada día tiene menos tiempo para hacer otras cosas que no sea dedicarse a su negocio; nuestro papel es facilitarles la vida, lo que significa que tenemos que recabar sus datos, tratarlos y adaptarlos para las gestiones necesarias con la Agencia Tributaria, Tesorería, Ayuntamientos, etc. Nos quieren para ayudarles a transformar su información en conocimiento útil para su negocio”.

 
La transformación digital supone una enorme ventaja para el despacho que sepa aprovechar este nuevo modelo de relación con los clientes y ofrecer una propuesta de valor

David González - Glezco

 
 
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Herramientas para automatizar procesos y mejorar la experiencia del cliente

Ya hemos visto que el software para asesorías y despachos profesionales es la llave para afrontar la transformación digital del sector y obtener todas las herramientas que se necesitan para afrontar con éxito los cambios del mercado.

Como explica Marc Rius, responsable de la solución Sage Despachos, los software de gestión dirigidos al sector aportan mayor eficiencia en la forma de trabajar gracias a la automatización de procesos y la gestión de datos del despacho.

Además, abren un mundo de posibilidades para mejorar la experiencia del cliente, con herramientas colaborativas, de comunicación y conectividad, como el Portal Cliente que permite a los asesores y gestores compartir en tiempo real información y documentos con sus clientes. Sin duda, un servicio digital diferenciador.

Otra gran innovación son las aplicaciones Business Intelligence (BI), como el Power BI. Estas herramientas permiten transformar los datos del despacho en conocimiento, de manera predictiva e inteligente, facilitando una mejor toma de decisiones en base al análisis de indicadores relevantes de cada una de las áreas del despacho.

“Gracias a la analítica de datos podemos ver, por ejemplo, el número de apuntes que mete uno de nuestros asesores contables o los asientos que tiene un cliente y su relación con el precio que le cobramos. Esta analítica nos da una información muy importante tanto a nivel interno como externo, también para el cliente”, indica Solans.

 
Portal Cliente es una maravilla, igual que otras herramientas como Portal Empleado o Power BI para
analítica de datos. 

Carlos Solans - Compromiso Empresarial

 
 
La digitalización nos ha abierto grandes oportunidades, como crear espacios colaborativos donde compartir información, utilizar Power BI y cuadros de mando para consejos de dirección o realizar una videoconferencia, aprovechando al máximo los tiempos de trabajo en remoto.

David González, socio director de Glezco Asesores y Consultores.

 
Con nuestros software intentamos trabajar tres grandes bloques: automatizar los procesos del despacho para ganar eficiencia y ser competitivos; gestionar en tiempo real sus datos para tener una visión global del negocio, identificar cargas de trabajo, clientes más rentables, etc; y mejorar la experiencia del cliente con herramientas que consiguen mayor fidelización y un servicio más personalizado.

Marc Rius, director nacional de Despachos Profesionales en Sage.

 

El futuro de los despachos profesionales

Dentro de las tendencias más importantes para los despachos profesionales está la externalización de servicios de tesorería y gestoría que cada vez realizan más empresas, centrándose así en el core business de su actividad. 

“Antes cualquier pyme tenía su administrativo con su pequeño ERP, pero gracias a los entornos colaborativos que ofrece la digitalización es más fácil la externalización; cliente y despacho trabajan conjuntamente sobre los mismos datos. Además, el sector dispone de herramientas de análisis de datos que ofrecen más valor añadido, dispone de mejor información para asesorar y anticipar tendencias de mercado y de gestión de negocio”, explica Rius.

Este outsourcing será una gran oportunidad para ofrecer una mayor especialización y un conocimiento avanzado como valor diferencial gracias al uso de las nuevas tecnologías. 

Otro de los grandes retos del sector es la atomización que actualmente existe. “Estoy convencido que tiene que haber una concentración. Ahora hay unas 70.000 firmas activas en España involucradas en procesos contables, de gestoría, tributación… Yo creo que de aquí a diez años van a quedar reducidas a más de un 20 o 25%”, indica el socio director de Glezco.

Por último, es importante tener en cuenta que para una correcta transformación del sector, debe haber un cambio de mentalidad dentro del equipo de profesionales, tiene que estar formado para utilizar las innovaciones tecnológicas, adaptarse y saber sacar el máximo partido a las nuevas herramientas.

 
Un gran avance a futuro sería invertir la cadena de comunicación con el cliente, que seamos nosotros quienes nos conectemos a su ERP o programa de contabilidad para tomar directamente la información.

Diego Baldovín - CORP Abogados y Economistas

 
 
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