Cómo te ayuda un ERP a mejorar la gestión de documentos de tu despacho

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Principales problemas de la gestión documental en despachos legales

A la hora de gestionar documentos, es posible que en tu empresa hayas experimentado algunos de los problemas más comunes:

  • Los documentos en papel crecen de manera desproporcionada y tu capacidad de análisis y toma de decisiones disminuye.  
  • Te encuentras con información duplicada, al no tener todos los documentos en un mismo lugar y la información se acaba perdiendo.
  • Pierdes una gran cantidad de tiempo introduciendo datos de forma manual y la búsqueda de documentos es demasiado lenta.
  • Tus clientes se sienten poco satisfechos, al no recibir la atención y el asesoramiento esperados.


Para poder solucionar estos errores documentales, están los actuales métodos digitalizados. Conozcamos estos software... 

 

¿Cuáles son los beneficios de una correcta gestión de documentos?

Administrar los documentos de manera eficiente supone grandes ventajas competitivas para los despachos profesionales y asesorías. Estos son algunos de los beneficios más destacados de llevar a cabo esta tarea de forma correcta, con una gestión electrónica, adaptada a las necesidades actuales y en consonancia con la importancia de manterner una competencia potente:

  • Centraliza la gestión y el almacenamiento de los documentos de la empresa.
  • Optimiza y agiliza los procesos empresariales.
  • Permite ofrecer una atención al cliente mucho más rápida y de mayor calidad.  
  • Garantiza el cumplimiento de las normativas de seguridad vigentes.
  • Permite la elaboración de documentos homologados para toda la empresa.
  • Ayuda a preservar los archivos a lo largo del tiempo y evitar su pérdida.
  • Cumplir con el Sistemas de Gestión de la Calidad ISO 9001
 

Descubre cómo optimizar la gestión de documentos con un ERP

Contar con un software para gestionar los documentos de tu despacho profesional no solo te ayudará a almacenar la información de manera mucho más eficaz, sino que te permitirá ofrecer un servicio de mayor calidad a tus clientes. A continuación te contamos cómo un ERP te puede ayudar a mejorar la gestión de documentos en tu asesoría:

 
  • Ahorro de tiempo:
    Disponer de un programa para gestionar documentos permite ahorrar una gran cantidad de tiempo, gracias a la automatización de la mayoría de las tareas. Además, gracias al uso de este sistema encontrar la información necesaria será mucho más ágil. Por otra parte, podrás organizar los documentos de manera más eficiente para gestionarlos con mayor facilidad.
  • Ahorro de costes:
    El uso de un software para gestionar documentos también permite reducir costes, al automatizar la generación de facturas y ofrecer un mayor control de los cobros y pagos.
  • Reducción de errores:
    Al automatizar los procesos y dejar de introducir los datos de forma manual, serás capaz de evitar la aparición de errores humanos y la duplicidad de documentos.
 
  • Mayor eficiencia:
    Como consecuencia del ahorro de costes y de tiempo, esta solución mejora los flujos de trabajo y proporciona acceso a toda la información relevante del despacho. Esto se traduce en una mayor eficiencia, ya que se ofrecen respuestas más rápidas a las consultas de los clientes y permite dedicar más tiempo a otras tareas que aporten más valor a la empresa.
  • Más seguridad:
    Este programa ofrece la posibilidad de realizar copias de seguridad para evitar la pérdida total de los documentos, y controlar qué usuarios pueden acceder a determinados archivos. De este modo, protegerás la información de tu despacho ante posibles robos.
  • Mayor personalización:
    Con esta aplicación podrás crear diferentes plantillas personalizadas para los documentos, en función de las necesidades de cada momento.

 
 

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