Cómo crear un buen sistema de indicadores para evaluación de proyectos (y qué KPIs elegir)

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Cómo establecer un sistema de indicadores para evaluación de proyectos: los KPIs

Los KPIs, del inglés key performance indicator, es la forma en la que se suele denominar a los indicadores clave o medidores de desempeño cuando analizamos el rendimiento de un proceso o proyecto.

Si no se miden determinados parámetros de los proyectos que una empresa lleva a cabo, estos no se pueden controlar, ni detectar qué se puede mejorar, qué decisiones son las correctas y cuáles no, o qué recursos se deben sustituir para alcanzar los objetivos empresariales.

Puntos clave de los indicadores de proyectos

  • A la hora de establecer un sistema de indicadores para evaluación de proyectos o KPIs, hay que determinar qué aspectos vamos a tener en cuenta y qué parámetros o límites vamos a establecer como máximos y mínimos, para así poder determinar, cuando hagamos la comparación, el éxito o fracaso de cada trabajo realizado. 
  • A la hora de medir los indicadores de un proyecto, debemos contar la herramienta adecuada: un software de gestión de proyectos que automatice este registro de datos, detecte alteraciones y desvíos. De otra manera será imposible realizar una medición real y recabar toda la información necesaria, como gastos, recursos asignados, horas invertidas, presupuesto final, etc. 
 

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¿Por qué y para qué medir indicadores en los proyectos?

Cada negocio debe tener claro la forma de cómo analizar y evaluar los procesos que se llevan a cabo; es decir, debe tener claro su sistema de medición de resultados basado en unos indicadores establecidos. 

En qué influye medir indicadores de proyectos o KPIs

  • Tomar mejores decisiones.
  • Conocer la eficiencia real de la empresa.
  • Saber si se está en el camino correcto o no.
  • Mejorar en cada área de la empresa, principalmente en aquellos puntos donde se está más débil.
 

Para qué sirve medir indicadores de cada proyecto

  • Interpretar lo que está ocurriendo.
  • Tomar medidas cuando las variables se salen de los límites establecidos.
  • Definir la necesidad de introducir cambios o mejoras.
  • Analizar la tendencia histórica y el nivel de productividad.
  • Establecer la relación entre productividad y rentabilidad.
  • Direccionar o redireccionar planes financieros.
  • Medir la situación de riesgo de la empresa.
  • Proporcionar las bases del desarrollo estratégico y de la mejora focalizada.
 
 
La correcta medición de indicadores para evalución de proyectos hará que tu empresa consiga alcanzar sus metas basándose en métricas como alcance, tiempo, calidad, riesgos, etc.
 

Principales indicadores para evaluación de proyectos

Por suerte, estos indicadores o KPIs se pueden registrar de forma automática con un programa de gestión de proyectos, ofreciendo además los correspondientes análisis de rentabilidad de un proyecto, de evolución y de comparación.

  1. Alcance y obtención de hitos: es necesario definir lo que entrará en el proyecto y lo que no, e ir midiendo el avance en cuanto a totalidad de trabajo realizado y obtención de hitos, teniendo en cuenta los posibles cambios que se vayan generando y documentando los mismos para tener toda la información lo más actualizada posible.
  2. Tiempo invertido: es una de las principales métricas de un proyecto, especialmente cuando tenemos un hito crítico en una fecha concreta o una fecha fin inamovible. La gestión del tiempo se deberá hacer de manera frecuente durante todo el proyecto y nos va a permitir poder realizar predicciones a futuro (forecasts). Los principales indicadores de tiempo son SV (Schedule Variance) y SPI (Schedule Performance Index).
  3. Coste: un buen seguimiento y control de los costes nos permitirá saber si nos estamos pasando del presupuesto o al contrario si vamos dentro de los márgenes establecidos. Para la gestión del coste se suele emplear el EVM (Earned Value Management) que incluye indicadores tales como: CPI (Cost Performance Index), CV (Cost Variance), etc.
  4. Calidad: la gestión de la calidad es de suma importancia si queremos obtener la satisfacción de los clientes, por eso, podríamos definir la calidad en un proyecto como el grado en el que el proyecto cumple con los requisitos pactados con el cliente.
  5. Riesgo: la gestión del riesgo es un tema clave en todo proyecto, especialmente durante la fase de planificación donde los analizaremos y evaluaremos. Durante el control del proyecto deberemos ir analizando el porcentaje de riesgo, conocer el impacto de las oportunidades/amenazas y mantener informado a al cliente del resultado de estos análisis.
  6. Productividad: la productividad también es un interesante indicador, ya que nos va permitir controlar el buen uso de los recursos y evitar los picos de trabajo o el tener personal desatendido.
  7. Margen de beneficio: todo proyecto se lleva a cabo tras realizar un estudio de viabilidad, coste de oportunidad y ROI (retorno de la inversión), por lo tanto es de esperar que el cálculo del margen de beneficio durante el proyecto sea una interesante métrica a tener en cuenta, en la cual analizaremos los beneficios obtenidos menos los costes incurridos.
 
Indicadores más importantes en la gestión de proyectos
 

Ventajas de medir los indicadores para evaluación de proyectos

  • Comunicar las metas y fomentar la productividad.
  • Identificar problemas y oportunidades.
  • Entender mejor los procesos internos y su repercusión en resultados.
  • Mejorar el control de la empresa teniendo en cuenta las metas a alcanzar.
  • Identificar iniciativas y acciones necesarias.
  • Medir comportamientos y definir responsabilidades. 
 
Los indicadores de proyectos más importantes se pueden registrar de forma automática con un software de gestión de proyectos.
 
 

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