¿Cuánto es el valor real de tu proyecto? Plasmar planos, bocetos y listas de recursos, y además, gestionar los costes adecuadamente, no es nada fácil. La evolución de tu proyecto se verá directamente determinada por la adecuada estimación previa de los costes del mismo.

Sin un claro control de costes de proyectos y buena comprensión de dónde se generan los costes del mismo, éste podría venirse abajo rápidamente y volverse económicamente inviable. Por eso un buen software de gestión de proyectos debe incluir un módulo que te permita agrupar y controlar todos los costes (incluidos los recursos humanos y el equipamiento o materiales). ¿Quieres conocer el potencial de la gestión de costes de tu software de gestión de proyectos? Vamos a contarte todos los detalles sobre sus características.

 

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¿Por qué es tan importante el control de costes en los proyectos?

Cuando hablamos del control de costes nos referirnos al proceso de estimar, asignar y controlar los costes de un proyecto. Esta labor permite que las empresas conozcan por adelantado los gastos y así reduzcan las posibilidades de superar el presupuesto inicial.

Por lo tanto, la gestión y control de costes de un proyecto comprende todo su ciclo vital, desde la planificación inicial hasta su entrega, pasando por los diferentes análisis intermedios que se realizan.

 

Características de la gestión de costes en tu software de gestión de proyectos

 

¿Cómo puede ayudarte el software de gestión de proyectos en el control de la gestión de costes? Las nuevas tecnologías llegan a nosotros para hacernos la vida más fácil. Y es que el gran beneficio de estas herramientas es su “todo en uno”, lo que te hace ahorrar tiempo y dinero.

Estas son las características de las que disfrutarás haciendo uso de un buen software de gestión de proyectos:

  • Planificación de proyectos en base a estimaciones de costes.
  • Posibilidad de asignar los gastos a un recurso o tarea, vincularlo a un proyecto y facturarlo al cliente.
  • Organización de los costes por categorías, permitiendo un mayor control y seguimiento.
  • Definición y creación automática de informes de seguimiento financieros que facilitan la gestión de costes.
  • Cuantificar el impacto total y parcial de tus recursos.
  • Visualización instantánea de cómo pueden afectar los cambios a los costes del proyecto.
 
infografia
 

"Con un buen control y gestión de costes podrás llevar a cabo tu proyecto de forma eficiente."

 

Cómo se realiza el control de la gestión de costes de proyectos

El control de costes de proyectos, como ya hemos dicho, es un proceso minucioso y no debe tomarse a la ligera. A pesar de que el uso de un software facilita mucho la gestión, se deben pasar por diferentes fases para desarrollar los costes. Son cuatro, y os las resumiremos a continuación:

  • Planificación del coste del proyecto
    En primer lugar, es necesario conocer qué actividades se van a realizar. Una vez se hayan tomado estas decisiones, se debe buscar información acerca de los recursos necesarios para poder realizar dichas acciones. Para ello, tendrás que recurrir a información histórica de proyectos similares realizados por ti mismo o bien por otras empresas. Lo ideal sería poder recurrir siempre  a información de primera mano. De no ser posible, se puede recurrir a información que se haya hecho pública por parte de las empresas que ejecutaron estos proyectos o proyectos similares.
  • Estimación de los costes del proyecto
    Una vez que sabes con exactitud las tareas que se van a realizar y los recursos que necesitas, es el momento de trasladar estos recursos a unidades monetarias y temporales. Para ello, existen diversos métodos de estimación según la información disponible. Una manera sencilla de estimar los costos de un proyecto, al igual que en la fase anterior, es establecer analogías con proyectos similares que se hayan realizado recientemente. En este sentido, tu software de gestión de proyectos puede automatizar este proceso de estimación. Independientemente del sistema escogido, es fundamental contar con métodos de monitorización de los costes a lo largo del proyecto. Esta información permitirá realizar un ajuste constante y, por tanto, estimar el presupuesto final con mayor exactitud y en tiempo real. A la hora de estimar los costes de un proyecto también se debe considerar la posible aparición de riesgos durante la ejecución del proyecto, la repercusión que pueden tener sobre el conjunto del proyecto y la frecuencia con la que se pueden presentar al respecto de este tema. Si prevees los posibles peligros, será mucho más fácil y rápido actuar para solventarlos.
  • Estimación de los presupuestos
    El presupuesto comprende la suma de los costos estimados, calculados en el paso anterior, con el calendario tiempo estimado para la realización del proyecto. Así, el presupuesto refleja una imagen de los costes tanto económicos como temporales totales del conjunto del proyecto. La estimación de los costes es más completa si se definen por secciones para cada tarea o actividad concreta, teniendo en cuenta además el tiempo en el que deberán desarrollarse. Como resultado de esta etapa, se elabora una línea de referencia que se utiliza como punto de partida para establecer la necesidad y adecuación de las herramientas de control de coste, y que te explicamos a continuación.
  • Control de los costes
    El control de costes se realiza una vez que se ha puesto en marcha el proyecto. Consiste en un monitorizar a diario, semanalmente o en los puntos de control que se haya establecido, cuáles son los costes en ese momento y comparar con la línea de base establecida, comprobando así si se ajustan o no a lo que estaba previsto. Esta medición permite predecir los costes generales del proyecto y si se continuará trabajando de la manera en la que se ha hecho hasta este momento. Dado que la monitorización se realiza en tiempo real o permanentemente, la detección de desviaciones en la línea inicial establecida se realiza de manera temprana, lo que permite tomar medidas de corrección que eviten mayores desviaciones en los presupuestos finales, o incluso, que consigan un mayor acercamiento a los establecidos por la línea de base. Las fases son claras, pero necesitan tiempo y dedicación. No queda ninguna duda que el trabajo puede ser mucho más fácil si se gestiona a través de una herramienta informática como el software de gestión para proyectos.

 

 

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