- 1. ¿Por que un software de gestion de flotas? Necesidades del transportista
- 2. Que es y como funciona un sistema de gestion de flotas
- 3. Los 8 mejores software de gestion de flotas y seguimiento de vehiculos en 2020
- 4. Caracteristicas y funciones que ofrece para una optima gestion de flotas
- 5. Gestion de flotas por GPS: rastreo en tiempo real de vehiculos y entregas
- 6. Principales ventajas de instalar un software para la gestion de flotas
- 7. Algunos consejos sobre el uso del programa de gestion de flotas
- 8. Claves a tener en cuenta al alegir un software de gestion de flotas
- 9. Descubre cual es el sistema de gestion de vehiculos que mejor encaja con tu negocio
¿Por qué un software de gestión de flotas? Necesidades del transportista
Las empresas del sector transporte, de logística y distribución o de la construcción con flotas de vehículos a su cargo se enfrentan a grandes desafíos en todas sus operaciones.
No solo tienen que ofrecer un servicio de calidad para satisfacer a sus clientes, sobre todo en la última milla, sino también operar con eficiencia en cuanto a gastos de combustible y tiempos de entrega, y de acuerdo a una legislación en materia de carga y conducción. Gracias a los software de gestión de flotas se puede centralizar toda esta información y automatizar procedimientos y tareas.
- Este tipo de soluciones abarcan el la identificación y monitoreo de las rutas, el seguimiento de flota y las entregas o el cumplimiento de normativas de carga y de prevención de riesgos,
- También permite integrar esta gestión de vehículos con la facturación de servicios, presupuestos a clientes y control de gastos de trayectos y mantenimiento.
Con un software de gestión de flotas las empresas de transporte obtienen un control integral de todas sus operaciones, mejorando su gestión de procesos y márgenes de cada servicio, haciéndolas más competitivas.
Qué es y cómo funciona un sistema de gestión de flotas
El software de gestión de flotas es un programa que permite el control de las flotas de vehículos y camiones, tanto en su localización y seguimiento, como en la administración de su estado y mantenimiento. Además, planifica automáticamente las mejores rutas a seguir teniendo en cuenta diversas variables, como los destinos programados, el tiempo y los recursos que se consumen en la trayectoria.
Gracias al software de gestión de flotas, se obtiene información en tiempo real sobre la localización y estado de un conjunto de vehículos, y se envía a un sistema centralizado donde es almacenada y procesada para ofrecer varias funcionalidades al usuario final. Recopila toda la información de cada medio de transporte y su ciclo de vida.
Se basa en dos pilares básicos para su funcionamiento:
- Localizador móvil: es el dispositivo de seguimiento GPS de cada flota, que calcula las coordenadas geográficas y las envía al sistema central.
- Centro de Control: el sistema centraliza toda la información que recibe de cada vehículo y transporte, clasifica las posiciones de localización que llegan según el dispositivo del que procedan, las almacena en una base de datos y las muestra al usuario mediante una interfaz gráfica.
Un software de gestión de flotas se utiliza para administrar los vehículos de una empresa con el objetivo de potenciar la rentabilidad de la inversión realizada y la eficacia de su logística, al integrar control y seguimiento de transportes y facturación de servicios.
Los 8 mejores software de gestión de flotas y seguimiento de vehículos en 2020
Optimize Logistics Solutions: Maxoptra Distribucion
Solución web para la planificación de rutas con plataforma de visibilidad de la distribución urbana e interurbana.
Software muy fácil de usar, con App para el conductor que facilita la gestión de entregas y recogidas. Perfecto para última milla y servicios courier, con funcionalidad avanzada para reparto de paquetería, como entregas sin contacto, multicanal, y a demanda.
Optimiza las rutas de reparto, resuelve planificaciones complejas y permite combinar entregas con vehículos, motos y bicicletas.
Con tecnología IA para una rápida adaptación a cambios del modelo de negocio y/o requerimientos de los clientes; herramientas de fidelización y aplicación móvil para ePOD (Prueba de Entrega).
Elfos Transporte
Software diseñado para el sector de la paquetería, carga fraccionada, completa y agencias de transporte. Integra la gestión de todas las operaciones de la empresa en un solo programa.
Con planificación de rutas y distribución, localización e interacción con la flota de vehículos a través de su software TMS y trazabilidad de los bultos desde el punto de partida hasta el de llegada, con control habilitado para el cliente.
Programa para la operativa logística, preparación de pedidos, sistema modular de control de stock, gestión de lotes y controles de calidad e impresión de documentación.
Recepción de productos, picking, comprobación de cargas, cálculo de la factura, almacenaje y manipulación por cuenta de terceros y control habilitado para el cliente.
Vonzu
Software de gestión de flotas que permite automatizar los procesos logísticos de la primera y última milla, diseñado para empresas de distribución y operadores de transporte.
Solución cloud que realiza una distribución urbana inteligente de mercancías para ofrecer un excelente servicio de reparto a los clientes.
Seguimiento en tiempo real de la mercancía y de los repartidores, asignación manual o automática de expediciones, optimización de rutas e indicadores de actividad.
Sistema escalable que integra las últimas tecnologías del mercado, estando a la vanguardia de las necesidades del sector logístico. Rápida integración (Plug and Play) con sistemas de gestión y acompañamiento personalizado durante todas las fases de implementación del software: integración, adaptación y crecimiento.
Fieldeas Track&trace
Software cloud para flotas que optimiza y asigna la ruta de tus transportistas y controla el estado de la flota en todo momento.
Con app móvil para conductores, que pueden gestionar incidencias en tiempo real o escanear documentación, y permite integrar servicios de geolocalización y controlar sus paradas y descansos.
Acorta el proceso de facturación a través de la digitalización de albaranes, ofrece trazabilidad completa de las rutas, supervisión de la estimación de llegada, identificación de los puntos de carga y descarga por geolocalización y representación gráfica de próximas salidas y llegadas.
Gestión analítica con comparativa de rutas teóricas y las reales seguidas por los transportistas, huella de carbono e incidencias.
Webfleet
Solución online de gestión de flotas con seguimiento de vehículos y rutas en tiempo real.
Una plataforma ágil y eficaz para controlar y conectar la flota de la empresa, y con lo que podrás planificar las rutas en base a diferentes factores como la localización, la hora de llegada y salida o el tipo de vehículo.
Con acceso a información de tráfico y visualización de mapas de carreteras, sistema de comunicación con los conductores y 27 KPIs diferentes para personalizar el control y la eficiencia del transporte.
Carmetry
Software en la nube para el control de flotas basado en sistemas de Inteligencia Artificial y Big Data.
Su innovadora tecnología permite profundizar y ofrecer un análisis fiable sobre el consumo, estilo de conducción, siniestralidad, eficiencia energética o huella de carbono de las flotas.
Muestra de manera estratégica y localizada el comportamiento de los vehículos y los conductores; con mapas para la localización y seguimiento de los vehículos, activación de alertas, optimización de rutas y estadísticas de control y comportamiento.
Permite reducir los costes asociados a la gestión, aumentar la seguridad y la responsabilidad social corporativa (menos emisiones CO2).
4GFlota: Control de flotas por GPS
Software online de gestión de flotas capaz de gestionar todos los vehículos y recursos móviles de una empresa, ya sean turismos, autobuses, ligeros o pesados.
Una aplicación web con localización GPS en tiempo real para saber la situación exacta de cada vehículo.
Permite personalizar mapas con puntos de interés sobre clientes, punto de recogida/ entrega o con incidencias; navegación asistida para guiar a la flota desde la oficina o modificar rutas y control en tiempo real de las paradas y tiempos del vehículo.
Con buscador de direcciones y optimización de rutas y trayectos, control de puntos de paso y consulta y almacenamiento de recorridos realizados.
Movildata: Fleetmanager
Software de gestión de flotas con seguimiento por GPS que permite tener una visión global de las operaciones que realizan los vehículos.
Válido para flotas de cualquier tamaño, al ser una solución cloud no requiere complejas instalaciones o mantenimientos y su uso es muy fácil e intuitivo.
Optimiza las rutas evitando kilómetros extras, calcula distancias de destino y agiliza los procesos internos gracias a los informes de conducción eficiente, generación de partes de trabajo, trayectos, clientes visitados o tacógrafo.
Facilita a las empresas reducir costes y consumo, mejora la productividad de la plantilla al controlar los descansos y localizaciones en tiempo real, cumple con la ley de registro de jornada laboral y permite activar alertas antirrobo de combustible, de control de temperatura o de mantenimiento.
Un software de gestión de flotas permite tomar las rutas más económicas y favorables para reducir el consumo de combustible sin perder efectividad, ademas de seguir en tiempo real la ubicación y trayectoria de cada vehículo.
Características y funciones que ofrece para una óptima gestión de flotas
- Gestión y mantenimiento de los vehículos, recopilar información referente al estado del vehículo para su correcto mantenimiento.
- Control completo de los gastos e incidencias, así como realizar punteos y recepciones de facturas de forma automatizada.
- Planificación de rutas, reducir el consumo de combustible y de tiempos de entrega al planificar de manera automática las más eficientes.
- Gestión del tráfico, saber la velocidad a la que se circula, si hay atascos o accidentes que ralenticen los trayectos para anticiparse y modificar a tiempo.
- Realizar un seguimiento de las flotas mediante sistemas telemáticos con un dispositivo GPS para recibir la información de posición, dirección y velocidad.
- Gestión del conductor, controlar los tiempos de descanso de los conductores en las rutas y asignar horarios y conductores a los vehículos.
- Realizar perfiles de conductores o vehículos para conocer su disponibilidad y controlar la eficiencia de cada uno de ellos.
- Enviar notificaciones y mensajes a los conductores.
- Generar informes para el análisis de tendencias y la toma de decisiones.
- Integrar la gestión administrativa de la flota y de los clientes, la facturación y la cartera de cobros y pagos.
Gestión de flotas por GPS: rastreo en tiempo real de vehículos y entregas
Una de las principales funciones del software de flotas es el seguimiento vía GPS de los vehículos, lo que permite rastrear la flota y el estado de cada servicio de transporte y reparto en tiempo real .
Gracias a este seguimiento de la flota mediante localización GPS se consigue:
- Obtener la posición exacta y localizar al vehículo en cualquier punto de la ruta en tiempo real. Al visualizar ubicaciones y recorridos es posible saber si los conductores cumplen con el recorrido planeado, si existen desvíos inesperados y si se cumplirán los horarios de entrega pactados con los clientes.
- Controlar y analizar trayectos y conductores. Puedes conocer el número y la duración de las paradas realizadas, dónde ocurrieron, si algún equipo fue desconectado para no ser rastreado, excesos de velocidad, frenadas y giros bruscos.
- Alertas al instante. Los sistemas de monitoreo de flotas ayudan a proteger los activos de la empresa, la mercancía y a los conductores de la flota mediante el uso de alertas que dan aviso cuando ocurre una situación de emergencia, como podría ser un accidente o un robo.
- Notificaciones de seguridad. Al estar llevando a cabo un seguimiento a través de un GPS, la central se dará cuenta imprevistos, como si un vehículo se sale de la ruta planificada o hay encendidos fuera de horarios. En este caso se puede tratar de tomar contacto con el conductor para supervisar que está todo en orden.
- Información de seguimiento para el cliente. Con este sistema de seguimiento los clientes también pueden mantenerse informados acerca del estado actual de sus entregas, debido a la posibilidad de ser notificados en todo momento si existe algún retraso.
Con un software gestión de flotas de transporte se puede saber de manera fácil, rápida y eficaz dónde se encuentran los vehículos, operarios y mercancías gracias al seguimiento GPS.
Principales ventajas de instalar un software para la gestión de flotas
- Ahorrar en costes y reducir gastos gracias al constante control sobre necesidades de mantenimiento, infracciones, gasto de combustible, kilometraje, etc. Se reduce considerablemente el número de averías o fallos al conocer el estado de las flotas en todo momento para establecer medidas y controles.
- Ubicación a tiempo real del vehículo. Conocer dónde se encuentra un vehículo a tiempo real es un factor muy importante de cara a la calidad del servicio y satisfacción del cliente, que también puede saber en todo momento cómo va su entrega.
- Mejorar la productividad y la calidad del servicio. Se optimizar al máximo el uso de las flotas de la empresa.
- Incrementar la rentabilidad de la empresa, ya que podemos conocer la eficacia de los servicios en función de los ingresos y gastos, tomar medidas para incrementar los márgenes y planificar con eficiencia las rutas
No te pierdas el reportaje "Los retos de la última milla: la eficiencia logística en la era del eCommerce y la cultura de la inmediatez", para conocer las claves y los desafíos del sector.
Algunos consejos sobre el uso del programa de gestión de flotas
- ¿Necesito implantarlo si siempre hago las mismas rutas? SÍ
Muchas empresas creen que por el hecho de hacer siempre el mismo itinerario ya tienen el control sobre el vehículo y el conductor. Pero una ruta fijada no garantiza la falta de situaciones inesperadas o incidencias. Si uno de tus conductores se va a topar con un gran atasco, seguro que prefieres poder avisarle para que realice otro camino y así no faltar a los tiempos establecidos. Además, algo a tener en cuenta de las rutas que no varían, es que los conductores acaban relajándose en exceso y teniendo demasiada confianza. Esto puede traducirse en situaciones peligrosas o sanciones. Con un software de gestión de flotas, podrás prevenir muchas de estas situaciones.
- ¿Solo tiene sentido para empresas grandes? NO
La efectividad de la gestión de flotas se contrasta tanto en flotas de diez vehículos como en las de trescientos. Las pymes también necesitan reducir sus costes y conseguir mayor productividad. Un software de gestión de flotas puede resultar una gran ventaja competitiva para aquellas pequeñas empresas que quieran trabajar mejor, permitiéndoles diferenciarse de su competencia y ofreciendo un mejor servicio para buscar la fidelización de los clientes. - ¿Podré utilizarlo si no tengo muchos conocimientos informáticos? SÍ
Este tipo de herramientas están pensadas para que sean usadas por todo tipo de personas, optimizadas de manera que su uso resulte de lo más fácil e intuitivo posible.
Claves a tener en cuenta al alegir un software de gestión de flotas
Los requerimientos de tu negocio:
En primer lugar, es crucial determinar el tamaño, el sector y los requisitos específicos de la empresa. Asimismo, es importante considerar la magnitud de la flota de la compañía y las funciones que se desean cubrir.Infórmate y valora diferentes opciones:
No existe un único programa de logística de transporte. Son muchos los proveedores que ofrecen este tipo de solución y cada uno de ellos ofrece unas especificaciones distintas. Antes de tomar ninguna decisión, es importante tener la máxima información posible.Fija un presupuesto:
Dependiendo del presupuesto que se quiera invertir en un software gestión de flotas, la empresa podrá decantarse por un tipo de solución, con licencia, de modelo SaaS en la nube, etc.
Descubre cuál es el sistema de gestión de vehículos que mejor encaja con tu negocio
Este paso el más complicado, por eso desde SoftDoit, la primera consultora online de software para empresas de España, queremos ayudarte.Si cree que vas a acabar perdido entre todas las opciones y funcionalidades de software de flotas que existen y no sabes muy bien como enfocarlas hacia tu negocio, deja que nuestro equipo de expertos te asesore de manera gratuita.
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Los 8 mejores software de gestión de flotas y seguimiento de vehículos para mejorar tus servicios de distribución y reparto