Software de gestión de flotas, la mejor herramienta para rentabilizar tus vehículos profesionales y sus rutas

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¿Por qué un software de gestión de flotas? Necesidades del transportista

Las empresas del sector transporte y de logística y distribución con flotas de vehículos a su cargo se enfrentan a grandes desafíos en todas sus operaciones; no solo tienen que ofrecer un servicio de calidad para satisfacer a sus clientes, sino también operar con eficiencia en cuanto a combustible y de acuerdo a una legislación en materia de carga y conducción.

Gracias a plataformas de gestión unificadas para este sector, los software de gestión de flotas, se puede centralizar toda esta información y automatizar procedimientos y tareas.

Este tipo de soluciones abarcan desde el monitoreo y el control de las rutas, hasta el gasto de cada vehículo, seguridad y cumplimiento de normativas ecológicas o de prevención de riesgos. 

 
Con un software de gestión de flotas las empresas de transporte obtienen un control integral de todas sus operaciones, mejorando su gestión de procesos y márgenes de cada servicio, haciéndolas más competitivas.
 
 

Qué es el software de gestión de flotas: características y funciones

El software de gestión de flotas es un programa que permite la administración y el control de las flotas de vehículos y camiones a cualquier nivel, tanto en su localización como de gestión de su estado y mantenimiento. Estas tareas acompañan todas las fases del ciclo de vida del vehículo, desde la adquisición hasta su eliminación. 

Entre sus principales funciones, el software de gestión de flotas permite:

  • Gestión y mantenimiento del vehículo, recopilar información referente al estado del vehículo para su correcto mantenimiento.
  • Control completo de los gastos e incidencias, así como realizar punteos y recepciones de facturas de forma automatizada.
  • Gestión del tráfico y optimización de rutas, reducir el consumo de combustible planificando las más eficientes y saber la velocidad a la que se circula o si hay atascos.
  • Realizar un seguimiento de las flotas mediante sistemas telemáticos con un dispositivo GPS para recibir la información de posición, dirección y velocidad. 
  • Gestión del conductor, controlar los tiempos de descanso de los conductores en las rutas y asignar horarios y conductores a los vehículos.
  • Realizar perfiles de conductores o vehículos para conocer su disponibilidad y controlar la eficiencia de cada uno de ellos.
  • Enviar notificaciones y mensajes a los conductores.
  • Generar informes para el análisis de tendencias y la toma de decisiones.
  • Integrar la gestión administrativa de la flota y de los clientes, la facturación y la cartera de cobros y pagos.
     
    Un software de gestión de flotas se utiliza para organizar y administrar los vehículos de una empresa con el objetivo de potenciar la rentabilidad de la inversión realizada y la eficacia de su logística.
     

    Principales ventajas de instalar un software para la gestión de flotas

    1. Ahorrar en costes y reducir gastos gracias al constante control sobre necesidades de mantenimiento, infracciones, gasto de combustible, kilometraje, etc. Se reduce considerablemente el número de averías o fallos al conocer el estado de las flotas en todo momento para establecer medidas y controles.
    2. Ubicación a tiempo real del vehículo. Conocer dónde se encuentra un vehículo a tiempo real es un factor muy importante de cara a la calidad del servicio y satisfacción del cliente, que también puede saber en todo momento cómo va su entrega.
    3. Mejorar la productividad y la calidad del servicio. Se optimizar al máximo el uso de las flotas de la empresa.
    4. Incrementar la rentabilidad de la empresa, ya que podemos conocer la eficacia de los servicios en función de los ingresos y gastos, tomar medidas para incrementar los márgenes y planificar con eficiencia las rutas
     
    ventajas + infografia
     

    Algunos consejos sobre el uso del programa de gestión de flotas

    • ¿Necesito implantarlo si siempre hago las mismas rutas? SÍ
      Muchas empresas creen que por el hecho de hacer siempre el mismo itinerario ya tienen el control sobre el vehículo y el conductor. Pero una ruta fijada no garantiza la falta de situaciones inesperadas o incidencias. Si uno de tus conductores se va a topar con un gran atasco, seguro que prefieres poder avisarle para que realice otro camino y así no faltar a los tiempos establecidos. Además, algo a tener en cuenta de las rutas que no varían, es que los conductores acaban relajándose en exceso y teniendo demasiada confianza. Esto puede traducirse en situaciones peligrosas o sanciones. Con un software de gestión de flotas, podrás prevenir muchas de estas situaciones.
     

    • ¿Solo tiene sentido para empresas grandes? NO
      La efectividad de la gestión de flotas se contrasta tanto en flotas de diez vehículos como en las de trescientos. Las pymes también necesitan reducir sus costes y conseguir mayor productividad. Un software de gestión de flotas puede resultar una gran ventaja competitiva para aquellas pequeñas empresas que quieran trabajar mejor, permitiéndoles diferenciarse de su competencia y ofreciendo un mejor servicio para buscar la fidelización de los clientes.
    • ¿Podré utilizarlo si no tengo muchos conocimientos informáticos? SÍ
       Este tipo de herramientas están pensadas para que sean usadas por todo tipo de personas, optimizadas de manera que su uso resulte de lo más fácil e intuitivo posible.
     
     

    Claves a tener en cuenta al alegir un software de gestión de flotas

    1. Ten en cuenta los requerimientos de tu negocio:
      En primer lugar, es crucial determinar el tamaño, el sector y los requisitos específicos de la empresa. Asimismo, es importante considerar la magnitud de la flota de la compañía y las funciones que se desean cubrir.

    2. Infórmate y valora diferentes opciones:
      No existe un único programa de logística de transporte. Son muchos los proveedores que ofrecen este tipo de solución y cada uno de ellos ofrece unas especificaciones distintas. Antes de tomar ninguna decisión, es importante tener la máxima información posible.  

    3. Fija un presupuesto: 
      Dependiendo del presupuesto que se quiera invertir en un software gestión de flotas, la empresa podrá decantarse por un tipo de solución, con licencia, de modelo SaaS en la nube, open source, etc.

     
    Un software de gestión de flotas permite tomar las rutas más económicas y favorables,  para así reducir el consumo de combustible sin perder efectividad.
     

    Por último, descubre cuál es el sistema de gestión de vehículos que mejor encaja con tu negocio

    Este paso el más complicado, por eso desde SoftDoit, la primera consultora online de software para empresas de España, queremos ayudarte.Si cree que vas a acabar perdido entre todas las opciones y funcionalidades de software de flotas que existen y no sabes muy bien como enfocarlas hacia tu negocio, deja que nuestro equipo de expertos te asesore de manera gratuita.

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