El Software de gestión de flotas como solución para tu negocio

Rara es la empresa que no se apoya en vehículos a motor para poder llevar a cabo parte de sus actividades, y por tanto suponen un gasto más que necesario pero importante para la empresa, que, si se puede reducir, sería un importante ahorro. Es aquí donde nace la necesidad de utilizar software destinados a la gestión de flotas, puesto que ayudan a ganar control sobre los vehículos y aumentar la optimización de estos recursos.

Con la gestión de flotas, los vehículos llevan instalados un dispositivo con un módulo GPS, y otro GPRS, para recibir la información de posición, dirección y velocidad, y transmitirla remotamente al sistema de Gestión de Flotas. De esta forma, se consigue recopilar toda la información de cada uno de los vehículos y su ciclo de vida.

Hay mucho de qué hablar sobre este tema, de modo que te invitamos a que continues leyendo.

 
 
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Qué es el software de gestión de flotas

El software de gestión de flotas permite la administración y el control de las flotas a cualquier nivel, tanto en su localización como de gestión de su estado y mantenimiento. Estas tareas acompañan todas las fases del ciclo de vida del vehículo, desde la adquisición a su eliminación. El software, dependiendo de su capacidad, permite realizar perfiles de conductores o vehículos, controlar la eficiencia, entre sus funciones.

Además puede ofrecer en su mayoría de casos funcionalidades como limitación de áreas o parada del vehículo a distancia. La información referente al estado del vehículo puede ser recopilada en una web o aplicación concreta, dependiendo del tipo de hardware instalado en las flotas. Del mismo modo, si los vehículos disponen de un terminal que lo permita, el gestor de las flotas puede enviar mensajes a los conductores de uno o varios vehículos.

 
Implantar sistemas de gestión de flotas es cada vez más habitual debido a los beneficios obtenidos en ahorro de costes y mejora en la atención al cliente
 

Algunos mitos sobre el uso de programas de gestión de flotas

Son muchas las creencias que circulan acerca de este tipo de sistemas, por eso, queremos desmontar algunas de las más comunes entre los trabajadores y dirigentes del sector:

  • No se necesita cuando siempre se realiza la misma ruta
    FALSO. Este es uno de los más grandes mitos de la gestión de flotas. Muchas empresas creen que por el hecho de hacer siempre el mismo itinerario, ya tienen el control sobre el vehículo y el conductor. Pero, una ruta fijada no garantiza la falta de situaciones inesperadas o incidencias. Si uno de tus conductores se va a topar con un gran atasco, seguro que prefieres avisarle para que realice otro camino y así no faltar a los tiempos establecidos. ¿Verdad? Además, algo también a tener en cuenta de las rutas que no varían, es que los conductores acaban relajándose en exceso y teniendo demasiada confianza. Esto puede traducirse en situaciones peligrosas o sanciones. Con una herramienta de gestión de flotas, podrás prevenir muchas de estas situaciones.
  • Sólo tiene sentido para empresas grandes
    FALSO. La efectividad de la gestión de flotas se contrasta tanto en flotas de dos vehículos como en las de trescientos. ¿O es que las pymes no necesitan reducir sus costes? ¿O conseguir mayor productividad? . Un software de gestión de flotas puede resultar una gran ventaja competitiva para aquellas pequeñas empresas que quieran trabajar mejor, permitiéndoles diferenciarse de su competencia y ofreciendo un mejor servicio a sus clientes.
  • Hay que ser un experto en informática para saber utilizarlo
    FALSO. Este tipo de mito se extiende a muchas de las soluciones tecnológicas que existen. Pero lo cierto es, que este tipo de herramientas están pensadas para que sean usadas por todo tipo de personas, optimizadas de manera que su uso resulte de lo más fácil e intuitivo posible.
 

Ventajas de utilizar un software para la gestión de flotas

Son muchas las ventajas que conlleva la implantación y el uso de un software de gestión de flotas en una empresa. Para empezar, permite el control y seguimiento absoluto de todos los vehículos. Algunos de los principales beneficios de implantar esta herramienta en la empresa son los siguientes:

  • Ahorrar en costes gracias a la gestión total de las flotas, taller,  multas, etc.
  • Realizar un seguimiento total de todos y cada uno de los automóviles.
  • Conocer el estado de las flotas en todo momento para establecer una serie de medidas y controles sobre el uso que se le debe dar a cualquiera de los vehículos.
  • Optimizar al máximo el uso de las flotas de la empresa.
  • Reducir considerablemente el número de averías o fallos.
  • Mejorar de la productividad y la calidad del servicio.
  • Gestionar la contabilidad y facturación de manera sencilla.
  • Incrementar la rentabilidad de las rutas.
 
ventajas + infografia
 

Claves en la elección de un sistema para la gestión de vehículos

A la hora de elegir un software de gestión de flotas debes prestar especial atención a ciertos criterios, con la finalidad de elegir el que mejor se ajuste a las necesidades e intereses de tu empresa.

  1. Ten en cuenta los requerimientos de tu negocio:

    En primer lugar, es crucial determinar el tamaño, el sector y los requisitos específicos de la empresa. Asimismo, es importante considerar la magnitud de la flota de la compañía y las funciones que se desean cubrir

  2. Infórmate y valora diferentes opciones:

    No existe un único programa de control de transporte. Son muchos los proveedores que ofrecen este tipo de solución y cada uno de ellos ofrece unas especificaciones distintas. Antes de tomar ninguna decisión, es importante tener la máxima información posible.  Para ello, es útil consultar un comparador de software para conocer qué programa es el más indicado para la empresa, teniendo en cuenta sus objetivos y necesidades.
  3. Fija un presupuesto: 

    Dependiendo del presupuesto que se quiera invertir en un software gestión de flotas, la empresa podrá decantarse por una solución con licencia o propietario o por uno con licencia gratuita. El primero de ellos es exclusivo y más costoso, ya que se debe pagar por su licencia de uso a la empresa proveedora, además del coste que supone su implantación. La segunda opción es más económica, ya que no se debe pagar por su licencia y es más flexible para cambiar el código fuente según las necesidades de la empresa.
 

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