Qué es un CMS, cómo funciona y sus ventajas para gestionar contenidos web

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Qué es un sistema CMS

Los sistemas de gestión de contenido, conocidos como CMS por su abreviatura del inglés Content Management System, es un programa que se utiliza para crear, administrar y modificar contenido en un sitio web sin la necesidad de conocimientos técnicos especializados.

Aunque pueden integrarse como un módulo dentro de un software de gestión documental, para agrupar y mostrar con facilidad contenidos, o de un software eCommerce, para crear tiendas online, suele un sistema que se adquiere de manera independiente para diseñar web corporativas, personales o blogs. Los más conocidos pueden ser WordPress, Joomla y Drupal.

Un sistema de gestión de contenido o CMS se compone de dos aplicaciones:

  • Gestor de contenido (CMA), que es la que permite agregar. modificar y administrar el contenido en la web sin tener que entender de códigos HTLM.
  • Distribución de contenido (CDA), que almacena correctamente el contenido creado en el CMA y lo hace visible, actualizando el sitio web.
 

Cómo funciona un sistema CMS

Un CMS es un programa informático centrado en la creación y administración de contenidos web mediante la asignación de roles: desde administradores con acceso a todo el programa, a editores para la parte de diseño y otros usuarios con permisos para editar determinados contenidos.

Permiten la gestión de formatos de texto y diseño, la edición de contenido digital (ya sean textos, imágenes, vídeos o otros documentos multimedia), la indexación, búsqueda y recuperación de información. 

  • Para poder crear y después publicar la información en la web se utilizan sencillas plantillas editables y personalizables, con un montón de herramientas, módulos o plugins para añadir funcionalidades y distintos tipos de contenidos. La edición es muy visual e intuitiva. 
  • El CMS va llevando un registro de cuándo se introduce una nueva entrada, se modifica una ya existente y qué usuario lo ha hecho, por lo que se puede llevar un control de revisión y ver cuándo se ha actualizado una información. Además, el contenido puede dejarse en versión borrador antes de hacer público, por si necesita la supervisión de un administrador.
  • Un CMS también indexa los contenidos que vamos introduciendo para facilitar su recuperación y edición.
 
Un CMS permite crear y publicar contenido web de manera intuitiva, asignar diversos permisos de edición e indexar la información.
 
 
Los CMS permiten de manera sencilla una amplia personalización del sitio web, tanto en diseño como en configuración de funciones, con una rápida edición de contenidos y diferentes permisos de aprobación.
 

Diferencias entre el DMS y el CMS 

El DMS o sistema de gestión documental sirve para digitalizar documentos, almacenarlos y clasificarlos en una base de datos centralizada. Trabaja con datos de documentos digitales estructurados de acuerdo al flujo de trabajo de la empresa. Su objetivo es facilitar la digitalización de documentos y gestionar todo su ciclo de vida dentro de la compañía.

El CMS o sistema de gestión de contenido
sirve para crear y gestionar contenido digital.  Trabaja con archivos digitales pero sin importar si la información está estructurada o no. Su objetivo es almacenar y administrar los archivos que usamos para crear contenido de la web de la empresa.

 

¿Que tiene en común ambos sistemas?

  • Almacenan y gestionan datos para poder indexarlos y facilitar su recuperación. 
  • Ofrecen seguridad de recuperación y conservación, evitando la pérdida o traspapeleo de información relevante y que accedan usuarios que no tienen permiso. 
  • Centralizan los datos en un mismo programa con diferentes niveles de acceso.
 
 

Ventajas de trabajar con un CMS o sistema de gestión de contenidos

  1. Los CMS son programas muy visuales e intuitivos para la publicación de contenidos y administración de la web, con un sistema de edición sencillo que permite integrar texto, audio, vídeo, enlaces, etc.
  2. Gran personalización de diseño, tanto corporativo como de configuración, con plantillas que ofrecen múltiples opciones de configuración y funcionalidades mediante plugins.
  3. Administrar de manera independiente contenido y diseño, de manera que se puede cambiar el diseño de la web sin afectar al contenido.
  4. Seguridad en la publicación de contenidos, con sistema de aprobación para responsables, diferentes niveles de permisos y accesos para evitar eliminar datos por error o sobreescribir y posibilidad de dejar visibles o no visibles determinados contenidos. 
  5. Copias de seguridad automáticas de toda la información y estructura del sitio web, que se realizan en la nube desde el CMS que permite, por ejemplo, recuperar datos previos ante una actualización errónea.
  6. Posicionamiento del negocio en buscadores. Los CMS o sistemas de gestión de contenidos disponen de sus propias aplicaciones para controlar el SEO de la web y mejorar el resultado de búsqueda en Google.
 
Ventajas de trabajar con un CMS o sistema de gestión de contenidos
 

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