La digitalización y la captura de datos son dos de los procesos más necesarios para almacenar información y poder organizarla de acuerdo a los intereses de nuestra organización o empresa.
Los equipos informáticos y el software nos hacen la vida más sencilla. Hoy en día, todos esos datos relevantes que figuran en nuestros documentos impresos, fotográficos o sonoros pueden ser capturados, extraídos y procesados de forma digital en beneficio de los intereses de nuestra empresa.
¿Sabes en qué consiste la captura de datos? En SoftDoit te lo contamos.

 

Nuestro comparador GRATUITO para Software Documental

Preguntas: 1/8
Tiempo estimado para completar este formulario: 40 segundos

Razones para la captura de datos

¿Por qué capturar datos? Estas son algunas de las razones por las que se pueden capturar datos mediante un software de gestión documental:1. Detectar información específica y concreta.
2. Aportar valor añadido para el análisis de datos.
3. Discriminar la información importante de la que no lo es.
4. Añadir metadatos para consultas e integración en los procesos importantes.
5. Comparar y obtener estadísticas fiables.

 

Beneficios de utilizar un software para la captura de datos

 

La captura de datos conlleva muchos beneficios, como son:

  • Podemos detectar lo que no vimos anteriormente: cuando optamos por la digitalización y la captura de datos podemos conseguir, al digitalizar los diferentes documentos y capturar los datos más relevantes, ver elementos o cosas que se nos hayan escapado en otra situación por no tener todos los documentos juntos.
  • Enriquecemos las bases de datos: la digitalización de los documentos permite mejorar los datos que tenemos en nuestra base de datos. No es lo mismo tener dos documentos en un archivo que tenerlos digitalizados pues podemos mejorar nuestras bases de datos y navegar por ellos.
  • Permiten comparar: al poder navegar por todos los datos de los documentos que hemos digitalizado, podemos comparar mejor las diferentes informaciones que consideramos relevantes, como pueden ser porcentajes o términos que se repiten.
  • Permiten almacenar mejor: al capturar los datos y digitalizarlos tenemos toda esa información mucho mejor almacenada, protegida y estructurada que si estuviesen en diferentes soportes físicos que podrían extraviarse, quemarse o ser dañados de forma más fácil.
  • Permiten compartirlo mejor: al disponer de toda nuestra información en formato digital y haber capturado todos nuestros datos, podemos compartirlos de forma más fácil en ficheros, emails y de otras formas que no sería posible antes.
  • Permiten relacionarlos: además, podemos relacionar un dato o un fichero concreto con otro; por ejemplo, unificar informes y fotografías al vincular uno a la otra.
 
captura de datos
 
  • Se pueden añadir metadatos: esta es otra de las ventajas de haber digitalizado los datos que hemos capturado, ya que podemos enriquecer el archivo introduciendo nosotros mismos metadatos que juzguemos relevante tener.
  • Te permite cribar: un buen fichero de todos los datos bien organizado te puede permitir discernir mejor y más rápido qué información queremos tener y cuál no.
  • No es caro: este es un factor que merece la pena ser mencionado y es que la digitalización y la captura de datos es algo realmente barato para la mayoría de las empresas y no supone un gran esfuerzo económico.
  • Cumples mejor la ley: seguramente ya sepas que el nuevo reglamento de protección de datos está en vigor, por lo que es fundamental digitalizar los datos para así asegurar un mejor cumplimento con la normativa vigente.
 

En qué consiste el proceso de captura de datos

La captura de datos puede hacerse con varios instrumentos y técnicas diferentes de digitalización, reconocimiento y procesamiento, pero es importante aclarar aclarar primero que pasa por un proceso de digitalización.La digitalización de un documento consiste en la representación de un documento mediante una serie de puntos o muestras, creándose como resultado una imagen digital. Para proceder a su digitalización será necesario capturar los datos, es decir, capturar las esquinas donde terminan las líneas de los trazos del documento (números, letras o imágenes). Con la digitalización conseguiremos analizar los mapas de bits que posee un documento en papel para posteriormente guardarlo de forma ordenada en su archivo correspondiente. En el caso de los libros impresos, bibliotecas y empresas privadas están llevando a cabo su escaneo mediante tecnologías de reconocimiento de caracteres ópticos (OCR).Si hablamos de la digitalización de soportes en papel, será muy importante la calidad de la imagen obtenida en el escaneo previo de los documentos, ya que a partir de ella llevaremos a cabo la captura mediante el software de captura de datos. La captura de datos es una tarea realmente compleja, ya que detecta dónde se encuentra la información específica importante que estamos buscando dentro de un documento (proveedor, número de factura, dirección, etc.). Así, se empleará para añadir “metadatos” a un documento e integrarlos en otro software de la institución, permitiéndonos comparar e insertar cada dato entre otros documentos. Para la digitalización de un documento en soporte papel será necesario primero retirar las grapas y otros elementos de sujeción que este contenga. Dependiendo del tipo de scanner y del formato del documento, la velocidad de escaneo variará notoriamente. Una vez llevado a cabo este proceso, se describe el documento en su nuevo formato, asignándole nombres o palabras claves que permitan su rápida recuperación, es decir, se producirá la indexación o descripción del documento. Como bien sabemos, para la captura de datos necesitamos dispositivos digitalizadores como scanners o tarjetas de sonido.La captura de datos es recomendable en todo tipo de documentos siempre y cuando haya muchos documentos acumulados y mucho personal dedicado a la grabación de datos.

 

Apuesta ya por el mejor Software de gestión documental para captura de datos

En SoftDoit te animamos a descubrir la solución de gestión documental que mejor se acople a tus necesidades. Si tienes alguna duda nosotros estaremos encantados de atenderte. Llámanos o rellena el formulario de SoftDoit y te prepararemos una comparativa exhaustiva y detallada, con todos los datos necesarios para que te decidas por el mejor software de gestión documental para captura de datos para tu empresa. Es una comparativa totalmente gratuita y sin ningún tipo de compromiso ¡No esperes más!