4 claves para elegir un software de gestión de pedidos y aumentar las ventas de tu empresa

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La importancia de implantar un software de gestión de pedidos

Las empresas dedicadas a servicios o distribución deben tener una correcta gestión de pedidos. De esta forma se genera un servicio de calidad, lo que conlleva a la satisfacción del cliente y el aumento de beneficios para la empresa.

Actualmente, un gran porcentaje de negocios tiene tienda online, además del punto de venta físico. Esto hace que la empresa tenga que cubrir las tareas de: gestión de pedidos, el stock disponible y el envío del producto. Si todo este proceso se hace de forma manual demoramos un tiempo excesivo hasta que el cliente recibe su pedido. Por ello, en este sector, es clave el uso de un software de gestión de pedidos, un sistema ERP. Con esta herramienta optimizarás el procedimiento de gestionar pedidos y el índice de error será mínimo.

 

Función de un software ERP en la gestión de pedidos

Para una correcta gestión de pedidos es necesario implantar un software ERP de gestión empresarial que genere una única base de datos con la integración de toda la información. Las funciones del sistema para gestionar los pedidos son las siguientes:

  • Disminuir el tiempo de los procesos. Esto significa que el equipo de trabajo será más productivo y tendrá más tiempo para dedicarlo a otras tareas.
  • Reducir el riesgo de errores. De esta forma evitamos que haya pérdidas por un mal funcionamiento del proceso.
  • Mejorar la comunicación interdepartamental, ya que todos ellos pueden acceder al sistema, se reduce el tiempo de comunicación y se agilizan los procesos.
  • Abrir nuevos modelos de negocio, gracias al estudio de impacto de diferentes técnicas y crear nuevas vías para la empresa.

Además, un programa de gestión permite el almacenaje y control del inventario. Y un sistema ERP permite una gestión centralizada de los acuerdos que mantenga la empresa con proveedores, política de precios, análisis de comparación y el control de costes de producción.

El uso de esta herramienta también permite la gestión, el control y seguimiento de los pedidos en curso. Podemos llevar un control detallado, saber cuántas unidades se han enviado, las que están pendientes de recepción, crear el documento como factura o alabarán, etc.

 
Gracias a la implantación de un software ERP se crea un entorno laboral más flexible, debido a la comunicación entre departamentos, la disminución de errores y la agilidad en el proceso.
 

Ventajas de utilizar un software de gestión de pedidos

Implantar este sistema de gestión de pedidos tiene diversas ventajas tanto para el cliente como para la empresa. El cliente quedará satisfecho con el servicio por la rapidez y la empresa será más productiva. Estas son las ventajas de utilizar la herramienta:

  • Acceso a información del producto como descripciones, cantidades, lugar...
  • Inventario de disponibilidad y abastecimiento en formato Excel.
  • Detalles sobre proveedores, compras y envíos.
  • Apartado de marketing donde se incluyen catálogos, promociones, precios…
  • Listado de clientes actuales y potenciales.
  • Pedidos de clientes y servicio de atención al cliente.
  • Procedimiento de pago.
  • Procesos de pedidos: selección, impresión, embalaje, gastos de envío…
  • Análisis de datos e informes.
  • Datos financieros como facturación o cuentas. 
 
El software de gestión de pedidos realiza informes de resultados y análisis de los datos.

Gracias a este sistema podemos tener acceso a todos los detalles sobre productos y envíos.
 
 

Elementos clave para una correcta gestión de pedidos

  1. La automatización del proceso de preparación del envío permite una mejor elaboración de los pedidos, mayor rapidez en la recepción e integración de datos más eficiente, lo que supone una mejora en la elaboración de inventario.
  2. Disponer de servicios de gestión que estén adaptados a nuestras necesidades, como un software ERP que optimice la preparación de pedidos y expedición de mercancía. Esto ayudará a que el desarrollo de la gestión de pedidos sea más fluido: precios, contratos, logística, entrada de productos, etc.
  3. Análisis de la gestión de pedidos y evaluación del sistema de almacenamiento. Es necesario diseñar un modelo donde se tienen en cuenta variables que pueden afectar al desarrollo del proceso de envío, la complejidad del caso, la experiencia del cliente, hoja de ruta… Es importante elaborar un marco para gestionar todo tipo de órdenes y variables que nos permitan mejorar en un futuro.
  4. Diseñar y crear áreas de trabajo especializadas para que cada trabajador desempeñe su función. De esta forma, se puede optimizar y desarrollar de una forma más segura.

 
Elementos clave para una correcta gestión de pedidos
 

¿Cómo se gestiona un pedido desde el almacén?

El proceso de envío del pedido a un cliente tiene muchas fases, desde la selección del producto por parte del usuario, hasta la recepción. Este procedimiento comienza desde el almacén de tu empresa donde, además, puedes implantar un software para la gestión del stock. Es importante que ya en la primera etapa las herramientas que utilicemos y los pasos sean correctos:

  • Pick to light o picking para ayudar a los trabajadores a encontrar los productos en el almacén, informa de la ubicación concreta, muestra paneles luminosos verdes o rojos para informar de la disponibilidad…
  • Cross docking: técnica de transporte logístico. El tiempo de almacenaje se reduce, por ejemplo, en el caso de trabajar con pallets,en un mismo día se recibe el pedido y se transfieran en el mismo medio de transporte que han llegado.
  • Layout: diseño del almacén en plano. Aprovechamiento del espacio (alturas, anchuras, columnas…) Esto permite crear rutas para trabajar con más rapidez. Gracia al plano quedarán determinadas las zonas: carga, descarga, recepción, envíos…
  • Implementar el sistema lean: es una forma de impulsar la cadena de suministros. Así se rebajarán los costes y dará celeridad.
 
Con el software de gestión del stock podrás llevar un control del inventario de tu almacén y automatizar procesos. 
 

Otras soluciones software para mejorar la gestión de tus pedidos

Además de la implantación de un software ERP, existen otras soluciones software que pueden facilitar la gestión de los pedidos:

  • Con un software SGA, el encargado de gestionar almacenes, podrás implantar la herramienta Pick to light. Gracias a este sistema se facilita el trabajo de los empleados, ya que tiene información detallada como, por ejemplo, saber el lugar exacto donde se encuentra el producto, paneles luminosos verdes o rojos indicando si hay stock y, además, se ahorrará tiempo de preparación del pedido.
  • La herramienta OMS (Order Management System) está creada para mayoristas. Con esta herramienta podrás calcular el stock disponible, alimentar a las herramientas de venta, modificar pedidos, seleccionar lugares de preparación o gestionar devoluciones.
  • BPM (Bussines Process Management) es un software especializado en empresas, que se puede integrar con el CRM o ERP que tengas ya implantado, y que permite ejecutar actividades interrelacionadas con posibilidad de crear extensiones para incluir a clientes, proveedores y agentes como participantes en los procesos. De esta forma podrás tener en una sola herramienta todos los datos necesarios de producto, cliente y proveedor.
 

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