Aunque parezca mentira, a día de hoy todavía existen empresas que utilizan hojas de Excel como herramienta de gestión. Si eres una de ellas, tal vez te interese considerar la posibilidad de empezar a emplear otro tipo de herramientas, como por ejemplo un software ERP. A pesar de que las hojas de cálculo son sencillas de utilizar y no requieren de grandes conocimientos técnicos, no son la opción más indicada para gestionar la actividad diaria de una empresa. Pero, ¿en qué momento es recomendable que una empresa deje atrás las hojas de cálculo y empiece a utilizar un software de gestión? Si quieres descubrirlo y conocer los beneficios de pasar de Excel a ERP, ¡te lo contamos todo a continuación!

 

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¿En qué momento una empresa debe sustituir Excel por un ERP?

Si tu empresa cumple con uno o más de los siguientes requisitos, lo más probable es que haya llegado la hora de cambiar las hojas de cálculo por un software de gestión:

  • No cuentas con suficiente información fiable, y la toma de decisiones se retrasa constantemente.
  • Compartir información entre los distintos departamentos resulta imposible, y se terminan creando diferentes versiones de los documentos.
  • Los empleados dedican demasiado tiempo a tareas administrativas y mecánicas poco valiosas para el negocio.
  • Se cometen demasiados errores y cada vez cuesta más llegar a los objetivos marcados.
 

Inconvenientes de usar Excel para gestionar la actividad empresarial

Antes de hablar de los beneficios de un ERP respecto a Excel, vamos a centrarnos en enumerar algunas de las desventajas de emplear las hojas de cálculo como herramienta de gestión. Entre ellas, podemos encontrar las siguientes:

  • En primer lugar, las hojas de Excel no están pensadas para ser utilizadas como base de datos.
  • Además, no aportan información de utilidad para simplificar la toma de decisiones empresariales.
  • Por otra parte, los procesos deben actualizarse de forma manual, lo que implica una pérdida de tiempo y dinero considerable para la empresa.
  • En las hojas de Excel la información no está conectada entre sí, por lo que los informes que se obtienen son incompletos.
  • Además, los datos se pueden perder con mucha facilidad y existe un gran riesgo de que aparezcan errores.
  • Otro inconveniente de emplear hojas de cálculo para gestionar las tareas de la empresa es que a medida que la compañía crece, cada vez es más difícil controlar todos los datos de forma exhaustiva.  
 

¿Por qué deberías despedirte de Excel y empezar a utilizar un ERP?

 

Un software de gestión empresarial es una solución que permite centralizar e integrar los distintos procesos empresariales como por ejemplo la contabilidad, las compras, el inventario, la planificación y la producción, etc. A continuación exponemos las principales razones por las que deberías plantearte abandonar las hojas de cálculo de Excel e implementar un software de gestión empresarial en tu negocio:

  • Pasar de Excel a ERP aportará más eficiencia y simplificará los procesos diarios de tu empresa.
  • Por otra parte, la información siempre estará actualizada y todos los miembros de tu equipo podrán acceder a ella con facilidad.
  • Además, la mayoría de los procesos del negocio que antes se realizaban de forma manual podrán ser automatizados.
  • Con un sistema ERP, los empleados podrán acceder a la información de la empresa desde cualquier lugar.
  • La generación de estadísticas e informes también será mucho más sencilla, y facilitará la toma de decisiones fiables.
  • Un sistema de gestión de recursos empresariales brinda mayor seguridad que Excel, lo que evitará la pérdida de datos e incrementará la productividad del equipo de trabajo.
  • Por otra parte, los software ERP suelen ser sencillos de utilizar e intuitivos, lo que facilitará las tareas de los usuarios de forma notable.
  • Cabe destacar que con este sistema es posible centralizar la información de todos los departamentos de la empresa, de manera que la compañía obtendrá un mayor control de cada área de negocio.
 
Infografia Excel a ERP
 

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Como puedes ver, sustituir las hojas de Excel por un software ERP te ahorrará una gran cantidad de tiempo y dinero, gracias a la automatización de tareas y una óptima organización de los datos de tu empresa. Si quieres averiguar qué software de gestión empresarial es el que más se adapta a las necesidades y características de tu negocio, ¡consulta ahora el comparador de SoftDoit! Su funcionamiento es muy sencillo: completa el formulario que verás justo encima de esta página y te enviaremos un ranking de forma 100% gratuita con las mejores opciones para ti. Contamos con más de 400 proveedores de soluciones y más de 35.000 empresas ya han confiado en nosotros para encontrar el software que estaban buscando. ¿A qué esperas para probarlo?