Razones para pasar la gestión de clientes en Excel a un CRM

Muchas empresas recurren a las plantillas de Excel para gestionar las bases de datos de sus clientes, sobre todo al inicio, cuando no tienen una gran cantidad de contactos que manejar. Pero a largo plazo esta práctica resulta inviable, ya que a medida que aumenta el volumen de clientes a gestionar, también incrementa el riesgo a cometer errores. La gestión de clientes en documentos de Excel supone una carga de trabajo extra, que trae consigo una gran pérdida de tiempo.

Si quieres optimizar la gestión de clientes, un software CRM te proporcionará las funciones necesarias para simplificar todas las tareas relacionadas con la administración de contactos.

 
 
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El CRM: la alternativa a las plantillas de Excel para gestionar clientes

Un sistema CRM (Customer Relationship Management) es una herramienta ideal para administrar la cartera de clientes de manera más rápida y eficiente. De hecho, la función principal de este programa es gestionar las relaciones con los clientes. Un CRM permite introducir la información de tus contactos y segmentar las bases de datos de manera sencilla. Por otra parte, esta solución contribuye a una mayor comunicación interna para trabajar de forma más coordinada con el resto del equipo. A continuación exponemos otras de las ventajas que ofrece un CRM frente a la hojas de cálculo convencionales.

 

¿Por qué utilizar un CRM en lugar de Excel?

 

Existen infinitas razones por las que deberías pasar la gestión de clientes en Excel a un software CRM. Para empezar, te ahorrarás muchas horas de trabajo que podrás invertir en otras tareas que aporten más valor a la compañía. Además, a pesar de que con Excel es posible compartir archivos, no permite que más de un usuario edite una hoja de cálculo de forma simultánea, por lo que no facilita la colaboración en tiempo real. En cambio, gracias al uso de una herramienta CRM el trabajo en equipo será más sencillo y lograrás ser más productivo. Aquí te dejamos los principales beneficios que aporta el uso de un CRM versus las plantillas de Excel:

  • Integrar la información en un solo lugar y tener acceso a ella en todo momento.  
  • Vincular los documentos a los contactos correspondientes de forma automática.
  • Garantizar la protección de los archivos y evitar la pérdida de información.
  • Compartir los documentos y trabajar de manera conjunta con el resto de miembros del equipo.
  • Hacer un seguimiento del estado de los proyectos y los contratos en tiempo real.
  • Visualizar de forma clara cada una de las operaciones realizadas y obtener informes automáticos.
  • Automatizar los procesos manuales para reducir al máximo la aparición de errores.
  • Enviar campañas de email marketing desde la misma aplicación y evaluar su efectividad.
 
texto + infografia
 

Además, Excel es un programa que se instala en el ordenador, por lo que no se puede integrar con otros software de gestión de la empresa. Un CRM permite la conexión con otras herramientas para enlazar los datos necesarios y generar informes de forma automática, para mejorar la toma de decisiones.  

 

Descubre cómo incrementar las ventas con un CRM

El éxito de una empresa está directamente relacionado con su capacidad para retener clientes. Con la implementación de un sistema CRM serás capaz de gestionar de manera más óptima los datos de tus clientes, para conocer mejor sus necesidades y fidelizarlos. Asimismo, podrás llevar un control de la actividad comercial de tu negocio y desarrollar estrategias de marketing más eficaces, para cerrar un mayor número de ventas. Por otra parte, los clientes que estén satisfechos con tus productos o servicios podrán compartir su opinión para ayudar a mejorar la percepción de tu compañía. Un CRM permite sacar el máximo provecho a la información de tus contactos para potenciar la fuerza de ventas.

 

Hazte con el mejor CRM para tu negocio y optimiza la gestión de tu base de datos

Como puedes comprobar, los motivos para pasar la gestión de clientes en Excel a un software CRM son muchos. Con esta herramienta podrás administrar tus contactos de forma centralizada y trabajar en equipo con el resto de integrantes de la compañía. Si quieres encontrar el CRM que más se adapta a las propiedades y requerimientos de tu empresa, en SoftDoit te ayudamos de forma totalmente gratuita.

Lo único que tienes que hacer para conseguir tu comparativa de programas es completar el cuestionario situado en la zona superior de esta página. Nuestro comparador analizará más de 400 soluciones diferentes en base a tus requisitos y te mostrará un ranking con los sistemas de gestión de contactos más adecuados.

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