Razones para pasar de Excel a CRM para la gestión de la relación con los clientes

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¿Qué relación hay entre un Excel y un sistema CRM?

De inicio vamos con la definición sobre qué es cada uno de los conceptos para explica después por qué cambiar de Excel a CRM. Excel se trata de una hoja de cálculo que incluye herramientas gráficas o tablas dinámicas, entre otras, en la que el usuario recopila datos de los clientes y permite el acceso y trabajo de un solo usuario.

El software CRM se refiere a una solución informática que gestiona y automatiza los procesos de la relación con los clientes y clientes potenciales.También se encarga de los departamentos de marketing y ventas facilitando su trabajo financiero y permitiendo el acceso multiusuario en tiempo real. 

Por tanto, teniendo en cuenta la cantidad de datos que manejan hoy en día las empresas, el uso de Excel no cubre las necesidades suficientes para una correcta gestión de la relación con los clientes. 

 

La importancia de pasar de Excel a CRM

¿Por qué es importante el cambio para el desarrollo de los procesos de la empresa? Para tener una correcta gestión de la relación con los clientes necesitaremos un programa CRM que nos facilite una base de datos con toda la información de cada uno de ellos en tiempo real. 

Esta herramienta permitirá recopilar información de valor, segmentar los perfiles y poner foco en algunos de ellos, todo en una misma pantalla Estas acciones tienen como finalidad impulsar el trabajo del equipo de ventas y llevar a cabo una correcta trazabilidad de las estrategias de marketing para llegar al perfil de cientes que tengamos como objetivo y fidelizar o afianzar la relación.

El uso de una hoja de Excel únicamente te permitirá recopilar algunos archivos de los clientes. No tendrás la opción de edición multiusuario y la comunicación interdepartamental será menor, ya que no todos los empleados pueden acceder a la plantilla Excel. En resumen, Excel no ayudará a optmizar el tiempo de trabajo, ni la productividad del equipo.

 
Un sistema CRM trabaja con una base de datos que contiene la información de cada cliente en tiempo real y permite el acceso multiusuario.
 
 
Con un sistema CRM para hacer una correcta gestión de la relación con los clientes podrás vincular documentos a los contactos de forma automática y proteger los archivos.
 

Las funciones de Excel

Durante la introducción de la historia de Excel ha quedado demostrado que no cubre la gestión de clientes por completo, ya que los trámites con la cartea de clientes requiere inmediatez e integración de los datos. 

La hoja de cálculo hace que el proceso de contacto con el cliente conlleve tiempo y la rentabilidad del negocio disminuye debido a la complejidad de fondo de los procedimientos. Además, si tu empresa administra un gran volumen de datos, Excel no será capaz de asumir todos los elementos, ya que tiene una capacidad limitada.

El desarrollo del trabajo en Excel es de forma manual, no permite la automatización y es necesario introducir los datos uno a uno.

 
Excel aumenta los tiempos de trabajo y disminuye la productividad del equipo debido a la complejidad de los procedimientos.
 
 

De Excel a CRM: comparativa

A continuación vamos a explicar las diferencias que existen de Excel a CRM:

  • Excel no permite la segmentación de la cartera de clientes, por lo que no podrás poner foco en grupos determinados de forma ágil. Un CRM te permite clasificar los clientes de la base de datos para que el equipo de marketing y ventas pueda diseñar estrategias personalizadas.
  • Con Excel las campañas de mailing será manuales y no podrás programar los emails para su envío automático. Además, el diseño de estrategias de Marketing Automation con una solución CRM te permite enviar contenido personalizado a perfiles concretos.
  • No permite la vinculación de los datos de Excel con un software de gestión, por lo que la comunicación interdepartamental se ve afectada, ya que no todos los empleados tiene acceso a la misma información. 
  • El uso de Excel puede suponer errores en los procesos, mientras que con un CRM el margen de error es mínimo gracias a la automatización.
 
Una solución CRM tiene como objetivo mejorar los procedimientos de la empresa y su relación con los clientes, mientas que un software de gestión de clientes busca la fidelización y la atención al cliente.
 

Entonces... ¿Qué diferencias hay entre software de gestión de clientes y un CRM?

Llegados a este punto te preguntaras qué diferencia existe entre una solución CRM y un software de gestión de clientes. Bien, pues el sistema de gestión de clientes es una solución CRM que analiza la información de los clientes y la utiliza para la fidelización. En función del sector al que pertenezca la empresa se dará prioridad a unos datos u otros: estructuración de datos de contacto, acciones, uso de Business Intelligence o integración de la comunicación omnicanal.

En cambio, un CRM ayuda a gestionar y automatizar los procesos de la relación con los clientes y optimiza el trabajo del departamento de marketing y ventas. 

El primero tiene como objetivo el aumento de la fidelización, mejora de la comunicación y atención al cliente, mientras que el segundo mejora los procedimientos de la empresa relativos a marketing y ventas. 

 

¿Por qué elegir un software CRM?

La funcionalidad principal del software CRM es que te permitirá trabajar con una base de datos con la que podrás segmentar clientes y crear perfiles individuales de cada lead para hacer un seguimiento del caso. Estas son algunas de las razones por las que implantar un CRM para la gestión de la relación con los clientes:

  1. Permite el acceso multiusuario, lo que contribuye a una mayor comunicación interna para trabajar de forma coordinada con el resto del equipo.
  2. Las campañas CRM permiten enviar contenido a grupos específicos y de forma automatizada para evitar errores.
  3. Actualización en tiempo real para que el equipo de ventas puede trabajar sobre ella y no será necesario pasar datos a otro documento, por ejemplo, Excel.
  4. Acceso a la información cruzada e integrada en una sola herramienta.
 
Por qué elegir un CRM
 

Descubre cómo incrementar las ventas con un software CRM

El éxito de una empresa está directamente relacionado con su capacidad de venta. Con la implementación de un sistema CRM serás capaz de gestionar de manera más óptima los datos de tus clientes y conocer mejor sus necesidades.

Además, podrás llevar un control de la actividad comercial de tu negocio y desarrollar estrategias de marketing más eficaces, para cerrar un mayor número de ventas. 

Por otra parte, los clientes que estén satisfechos con tus productos o servicios podrán compartir su opinión para ayudar a mejorar la percepción de tu compañía. Un CRM permite sacar el máximo provecho a la información de tus contactos para potenciar la fuerza de ventas.

 
Gracias a la implantación del un software CRM podrás conocer mejor las necesidades de tus clientes y aumentar el número de ventas.
 

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Como puedes comprobar, los motivos para pasar de Excel a CRM son muchos. Con esta herramienta podrás administrar tus contactos de forma centralizada y trabajar en equipo con el resto de integrantes de la compañía. Si quieres encontrar el CRM que más se adapta a las propiedades y requerimientos de tu empresa, en SoftDoit te ayudamos de forma totalmente gratuita.

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No te lo pienses más, abandona las plantillas de Excel y gestiona la relación con tus clientes de manera más eficiente.