Software de subcontratas: optimiza la gestión de la subcontratación

En un mercado en el cual cada vez más prima la reducción de costes directos, la realidad de la subcontratación se encuentra a la orden del día. El cambio tecnológico y organizativo en los sectores de construcción, está intensificando la subcontrata (obtención de servicios de una compañía externa). Las empresas tienden cada vez más a especializarse en investigación, diseño y marketing, contratando a proveedores que se encarguen de la fabricación y la construcción. Es por ello, que el uso de un software para subcontratas se hace cada vez más necesario para poder gestionar de forma correcta los servicios.

 

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¿Qué es un software de subcontratas?

Las soluciones de subcontratas son herramientas que permiten a las empresas cumplir con la Ley 32/2006 reguladora de la subcontratación, ya que, entre otras cosas, te permite identificar a todo el personal que esté trabajando dentro de una obra (en el caso del sector de la construcción), mejorar las condiciones de seguridad y salud de los mismos trabajadores, así como aumentar los niveles de seguridad de la empresa que se encarga de la construcción.

Es un tipo de software válido para cualquier tipo de empresas, pero su uso más común se da, como ya hemos adelantando, en la construcción, ya que se trata de un sector que trabaja con un gran número de subcontratas.

 

Obtén el control completo de los servicios de subcontratación mediante un buen software para subcontratas.

 

Características y funcionalidades de un software para subcontratas

Un software para subcontratación permite gestionar de forma sencilla y automatizada el gran volumen de información que la ley exige a las empresas, pero además realiza todas estas otras funciones:

  • Centralización de la Información

La plataforma de gestión te permitirá acceder a ella siempre que quieras a través de Internet, mediante un nombre de usuario y contraseña, de forma que como gerente de la empresa, podrás tener toda la información al alcance en cualquier momento.

  • Gestión documental

La prevención de riesgos laborales es una cuestión crucial para empresas constructoras y promotoras. Las responsabilidades derivadas de la legislación vigente suponen un riesgo muy alto de pérdidas a la empresa, tanto más cuando se trabaja con empresas subcontratadas. Una gestión documental adecuada, a la vez que un control sobre las empresas y trabajadores subcontratados es la solución a todos estos asuntos.

El sistema gestiona el nivel de subcontratación, contratos de empresas en obras, contratos de trabajadores en empresas y obras, y todo lo relacionado con los diferentes documentos que deben aportar trabajadores y empresas para cumplir con lo que la ley estipula.

El histórico de contratos te permite disponer de valiosa información relativa a empresas y trabajadores. Uno de los aspectos más destacados de un software de este tipo, es el sistema de alertas que puede incorporar y que permite informar al personal implicado de aquellos documentos que han caducado o no han sido entregados en caso de ser obligatorios. Esta sección se complementa con un sistema de estadísticas que permitirá a la dirección de la empresa o del departamento de prevención de riesgos realizar un seguimiento del estado de los diferentes documentos definidos en el sistema.

 La seguridad es otra de las cuestiones cruciales en el sistema. Diferentes usuarios disponen de diferentes niveles de acceso (consulta y edición) a la información generada. Desde la aplicación también es posible realizar el seguimiento de los propios trabajadores de la empresa, reconocimientos médicos y formación e información.

  • Gestión de ventas

Un buen software para subcontratas contempla la gestión comercial de promociones Puede incluir la posibilidad de trabajar con sucursales y oficinas, de manera que, mediante una sencilla configuración, se establece quién tiene acceso a qué promociones, inmuebles o clientes.

Se incluyen funciones de CRM (Customer Relationship Management) para una estrategia de negocio centrada en el cliente, con todas las opciones necesarias y cotidianas de reserva de inmuebles, documentos asociados, fotos y operaciones.

Cada cliente dispone de una ficha en la que se almacena información relacionada con sus demandas; actividades tales como visitas, llamadas telefónicas o cualquier otra configurable en el sistema; operaciones llevadas a cabo tales como reservas o ventas.

  • Gestión de Posventa

El sistema de alertas integrado permite que todo el personal implicado en el proceso de posventa sea informado de inmediato de cualquier cambio. La aplicación permite obtener la información que necesitas en cada momento (incidencias pendientes de dar tratamiento, incidencias pendientes de finalizar por la constructora, incidencias según oficios, incidencias pendientes de resolver, etc.)

  • Gestión de recursos humanos

El sistema debe tener como fundamento la Calidad, el personal, a todos los niveles, es la esencia de una organización y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la misma. Así, dispondrás de herramientas para el seguimiento de la documentación entregada, gestión de cursos de formación con análisis de la eficacia según el responsable designado e histórico de participación en obras. Igualmente puede incluir un control de los días no trabajados así como de históricos de contratos.

  • Gestión de obras

Control de obras con personal asignado a las mismas: administrativos de obra, capataces, jefes de obra, coordinadores de seguridad, etc. Es posible consultar los datos relativos a obras anteriores, generándose un historial con todos los datos de cada obra.

Workflow integrado, de manera que el coordinador de seguridad puede alertar a los jefes de obra, jefes de área o responsables de PRL (Prevención de riesgos laborales). Cuando se genera una deficiencia el sistema alerta (vía mensajería interna, email o SMS) al personal designado, almacenando cuándo visualizan la información y posibilitando la firma del documento.

Ante deficiencias graves en las obras, el coordinador de seguridad puede paralizar las mismas. En esta situación se generará un documento de paralización, siendo alertados los jefes de obra, jefes de área o responsables de PRL designados. El jefe de obra o la persona asignada podrá solicitar el levantamiento de dicha paralización una vez subsanado el problema, generándose en todo momento las alertas correspondientes para que el resto de personal implicado pueda conocer en qué situación se encuentra la incidencia.

El departamento de calidad dispone en este apartado de un sistema avanzado de gestión de no conformidades con el fin de cumplir con todos los requisitos impuestos por las normas de calidad. Cada documento de no conformidad dispone de un determinado workflow dependiendo de la gravedad de la situación detectada. El personal encargado de imponer acciones correctivas o preventivas recibirá un alerta, así como aquellos designados para evaluar la eficacia de las acciones preventivas o correctivas realizadas.

  • Gestión de proveedores

Este módulo contiene la información relativa a los datos generales de los proveedores, evaluaciones (inicial y continua) de acuerdo a la normativa de calidad, y un listado de productos y categorías completamente configurables. Un proveedor puede estar considerado como apto o no apto para ser contratado.

En el momento de la evaluación se pueden configurar alertas para que ciertos usuarios reciban el aviso correspondiente a la aptitud de un proveedor para ser contratado. Con los productos incluidos es posible ir añadiendo una lista de ofertas con precios según obra, área o zona. Esto supone una ayuda en la toma de decisiones a los responsables de compras.

 

Software subcontratas: los beneficios de utilizar una solución de gestión para subcontrataciones

 

Entre los muchos beneficios de un software utilizado en la subcontratación, destacamos:

  • Permite gestionar de forma sencilla y automatizada el gran volumen de información que exige la normativa.
  • Control y seguimiento detallado de toda esta documentación incluyendo la de la obra, los contratistas, los subcontratistas, y de los empleados.
  • Visualización de los niveles de subcontratación, garantizando el fiel cumplimiento de los requisitos marcados en la normativa.
  • Prevención de incumplimientos provocados por carecer de determinados permisos y/o documentos.
 
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