La factura electrónica es una opción más cómoda y eficiente para las empresas, pero, además, va a ser obligatoria en las relaciones comerciales B2B, igual que ya lo es con la Administración Pública. En esta guía te contamos todas las claves que debes saber sobre la factura electrónica obligatoria: normativas, plazos de implantación y los mejores programas para emitir facturas electrónicas.
Factura Electrónica Obligatoria: guía para empresas con normativa, plazos y cómo emitirla
En esta guía comprenderás qué es la factura electrónica, normativas que la regulan, las obligaciones de las empresas y cómo emitir la factura electrónica obligatoria.
Índice de contenidos (14)
- La nueva ley de la factura electronica obligatoria: tambien entre empresas y autonomos
- Factura electronica: definicion, beneficios y ventajas para los negocios
- FAQS: Preguntas frecuentes sobre la factura electronica obligatoria
- Tipos de software para implementar la factura electronica obligatoria en tu empresa
- Futuro de la factura electronica: tendencias y evolucion tecnologica
- Factura electronica obligatoria con las Administraciones Publicas
La nueva ley de la factura electrónica obligatoria: también entre empresas y autónomos
La aprobación de la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas (Ley Crea y Crece) supone el paso definitivo hacia la factura electrónica obligatoria en España. Todos los empresarios y autónomos deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales B2B con otros profesionales.
Con esta nueva ley, la obligatoriedad ya impuesta con los organismos públicos se amplía al sector privado. También la Ley Antifraude respalda la factura electrónica.
- Todas las empresas están obligadas a facturar electrónicamente a otras empresas por la prestación de sus servicios o venta de productos; es decir, la factura electrónica será obligatoria para autónomos, pymes y para grandes compañías por igual.
- Esta factura electrónica obligatoria tiene como objetivo reducir obstáculos regulatorios, luchar contra la morosidad e impulsar el dinamismo del tejido empresarial español.
Factura electrónica: definición, beneficios y ventajas para los negocios
La factura electrónica tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, solo que su emisión, transmisión, recepción y almacenamiento se realiza de forma totalmente digital.
Formatos aceptados en factura electrónica obligatoria: XML y su importancia
La factura electrónica obligatoria deberá tener un formato estructurado, como un archivo con la extensión XML.
Aunque dentro de la factura electrónica podemos encontrar formatos no estructurados, como imágenes o pdf, estos no tienen validez dentro de la normativa.
La factura electrónica obligatoria se generará y tramitará de forma automática como archivo XML desde el programa informático y contable que use la empresa.
Beneficios clave de adoptar la facturación electrónica en tu empresa
La mayoría de las empresas ya han iniciado su digitalización y trabajan exclusivamente con la factura electrónica, ya que es:
- Más cómoda y práctica en cuanto a su envío por email o por portales digitales al cliente o asesor contable.
- Más fácil de clasificar, almacenar y recuperar, lo que supone reducción de costes y mayor rapidez en el procesamiento de facturas electrónicas.
- Ofrece mayores garantías de legibilidad y de seguridad; en su transmisión se utilizan tecnologías de cifrado y autenticación.
- Ha sido elaborada con un programa de facturación que no comete errores de cálculo, ni de numeración, ni de datos ni de impuestos.
- Supone una mayor transparencia con los clientes y en agilidad en la resolución de posibles o reclamaciones.
Hasta ahora la facturación electrónica solo era obligatoria con los organismos públicos, pero la nueva ley lo amplía al sector privado: a partir de ahora, las empresas deberán facturar electrónicamente a otras empresas.
FAQS: Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica obligatoria
¿Para quién será obligatorio la factura electrónica?
Todas las empresas y autónomos estarán obligados a emitir facturas electrónicas en sus transacciones comerciales. La ley no afecta las transacciones con consumidores finales (B2C),
¿Cuándo entra en vigor la factura electrónica obligatoria?
La Ley que impulsó la factura electrónica obligatoria fue publicada en septiembre de 2022, y la norma establece un período de 6 meses para determinar el reglamento técnico y de información que podrían ser introducidos en la factura electrónica.
A falta de su sometimiento a consulta pública, ya se conocen muchos detalles sobre la facturación electrónica generalizada y obligatoria.
El plan de implementación y entrada en vigor de la factura electrónica obligatoria se desarrollará en varias fases:
- Para las empresas con una facturación anual superior a los 8 millones de euros, el plazo es de 1 año una vez aprobado el reglamento técnico; es decir, 2024.
- Para las empresas con una facturación inferior, el plazo de implementación se amplía a los 2 años; es decir, 2025.
¿Cómo puedo implementar la factura electrónica en mi empresa?
Necesitarás un software de facturación electrónica que se adapte a los requisitos legales y a tus necesidades como negocio.
Requisitos legales para el software:
- Generar, enviar, recibir y almacenar facturas electrónicas de forma eficiente.
- Remitir voluntariamente los registros a la Agencia Tributaria de forma automática. En esta caso, no estarás obligado a firmar electrónicamente los registros de facturación, ya que el sistema calcula la huella o hash de los mismos. Es lo que se conoce como "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT" o VERIFACTU.
- Facilitar que los clientes tengan acceso digital a la factura electrónica durante al menos 4 años.
- Las soluciones tecnológicas y plataformas empleadas deben garantizar la interconexión e interoperabilidad gratuitas.
Sanciones
Cuando entre en vigor la factura electrónica obligatoria, las sanciones oscilarán entre los 10.000 y los 40.000 euros.
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Tipos de software para implementar la factura electrónica obligatoria en tu empresa
- Las empresas pueden realizar la factura electrónica obligatoria fácilmente a través de programas informáticos con los que realicen su gestión del negocio, cómo puede ser un programa de facturación, un software de facturación para autónomos o un software financiero.
- Muchas soluciones sectoriales también lo incluyen o incluirán, como software de construcción, software de servicios, software logísticos, software industriales, etc.
En el caso de utilizar estos software podrás emitir y enviar facturas electrónicas fácilmente y en cuestión de segundos. Eso sí, deberemos asegurarnos que los programas cumplen con los requisitos técnicos compatibles con la factura electrónica, como son los criterios de interconexión e interoperabilidad. Además, puedes considerar otras opciones:
- Programas de apoyo a la digitalización, como el Kit Digital ayudarán a la adquisición de estos programas en caso de no contar con ellos.
- Para expedir facturas electrónicas también se puede optar por terceros, con la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica, o puede ser creada por el destinatario de la factura (autofacturación).
Descubre cuáles son los mejores software para adaptarte a la factura electrónica obligatoria.
Futuro de la factura electrónica: tendencias y evolución tecnológica
La facturación electrónica ha experimentado un crecimiento significativo en la última década, impulsada por la necesidad de eficiencia, sostenibilidad y transparencia en las transacciones comerciales. A medida que avanzamos, es probable que veamos una serie de innovaciones y tendencias emergentes en este ámbito.
- Integración total con los sistemas empresariales: la factura electrónica se integrará cada vez más en los software empresariales, lo permitirá una automatización completa, desde la generación de pedidos hasta el pago, creando un flujo de trabajo sin interrupciones.
- Aplicaciones de Inteligencia Artificial: la IA puede desempeñar un papel crucial en la automatización de la factura electrónica, desde la categorización de facturas hasta la detección de fraudes y errores. También puede ayudar en la predicción de patrones de pago, optimizando así la gestión del flujo de efectivo.
- Regulaciones más estrictas: es probable que veamos regulaciones más estrictas y estandarizadas a nivel mundial, garantizando la uniformidad y la seguridad en las transacciones comerciales.
- Pagos integrados: la factura electrónica se integrará cada vez más con pasarelas de pago, permitiendo a los clientes pagar sus facturas directamente desde la plataforma de facturación, simplificando el proceso y acelerando los tiempos de pago.
La transición a la factura electrónica es un paso esencial para modernizar y optimizar las operaciones de tu empresa. Con la planificación y el software adecuado, este proceso será fluido y beneficioso para tu negocio.
Factura electrónica obligatoria con las Administraciones Públicas
La normativa que regula la factura electrónica de las empresas con las Administraciones Públicas se encuentra recogida en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.
Desde el 15 de enero de 2015, es obligatorio que los proveedores de bienes o servicios a organismos públicos emitan facturas electrónicas.
Uno de los objetivos de esta medida ha sido reducir la morosidad de las Administraciones Públicas, y evitar los efectos negativos que ello genera sobre el empleo y la rentabilidad de las empresas.
Formato Facturae
Existen una serie de estándares técnicos que se utilizan en la emisión y recepción de facturas electrónicas en España.
Facturae se utiliza en las facturas electrónicas que se emiten y reciben en el ámbito del Sector Público, y permite la interoperabilidad entre diferentes sistemas de facturación electrónica.
A través del portal FACe las empresas pueden presentar sus facturas electrónicas a la Administración.
La factura electrónica permite agilizar los procedimientos con el sector público y dar certeza de las facturas pendientes de pago existentes.
Qué necesito para crear una factura electrónica para las Administraciones Públicas
- Un software empresarial que cree facturas electrónicas.
- La intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero.)
- En el caso de pequeñas empresas y autónomos, pueden utilizar una aplicación informática que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo.