Factura electrónica obligatoria: todo lo que las empresas deben saber sobre sus normativas e implantación

Qué es la factura electrónica y qué ventajas ofrece a las empresas

La factura electrónica tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, solo que su emisión, transmisión, recepción y almacenamiento se realiza de forma totalmente digital.

La mayoría de las empresas ya han iniciado su digitalización y trabajan exclusivamente con la factura electrónica, ya que es:

  • Más cómoda y práctica en cuanto a su envío por email o por portales digitales al cliente o asesor contable.
  • Más fácil de clasificar, almacenar y recuperar, lo que supone reducción de costes y mayor rapidez en el procesamiento de facturas electrónicas.
  • Ofrece mayores garantías de legibilidad y de seguridad; en su transmisión se utilizan tecnologías de cifrado y autenticación.
  • Ha sido elaborada con un programa de facturación que no comete errores de cálculo, ni de numeración, ni de datos ni de impuestos.
  • Supone una mayor transparencia con los clientes y en agilidad en la resolución de posibles o reclamaciones.
 
Hasta ahora la facturación electrónica solo era obligatoria con los organismos públicos, pero la Ley Crea y Crece lo amplía al sector privado: a partir de ahora, las empresas deberán facturar electrónicamente a otras empresas.
 

Factura electrónica con las Administraciones Públicas

La normativa que regula la factura electrónica de las empresas con las Administraciones Públicas se encuentra recogida en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.

Desde el 15 de enero de 2015, es obligatorio que los proveedores de bienes o servicios a organismos públicos emitan facturas electrónicas.

Uno de los objetivos de esta medida ha sido reducir la morosidad de las Administraciones Públicas, y evitar los efectos negativos que ello genera sobre el empleo y la rentabilidad de las empresas.

Formato Facturae

Existen una serie de estándares técnicos que se utilizan en la emisión y recepción de facturas electrónicas en España. 

Facturae se utiliza en las facturas electrónicas que se emiten y reciben en el ámbito del Sector Público, y permite la interoperabilidad entre diferentes sistemas de facturación electrónica.

A través del portal FACe las empresas pueden presentar sus facturas electrónicas a la Administración.

 
La factura electrónica permite agilizar los procedimientos con el sector público y dar certeza de las facturas pendientes de pago existentes.
 
 

Qué necesito para crear una factura electrónica para las Administraciones Públicas

  • Un software empresarial que cree facturas electrónicas.
  • La intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero.)
  • En el caso de pequeñas empresas y autónomos, pueden utilizar una aplicación informática que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo.
 
 

Facturar electrónicamente a otra empresa: la nueva Ley Crea y Crece

La aprobación de la nueva Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas (Ley Crea y Crece) supone un paso más hacia la factura electrónica obligatoria.  Con la Ley Crea y Crece, la obligatoriedad ya impuesta con los organismos públicos de amplia al sector privado.

    • Todas las empresas están obligadas a facturar electrónicamente a otras empresas por la prestación de sus servicios o venta de productos; es decir, la factura electrónica será obligatoria para autónomos, pymes y para grandes compañías por igual.
    • Esta factura electrónica obligatoria es una ayuda para reducir obstáculos regulatorios, luchar contra la morosidad e impulsar el dinamismo del tejido empresarial español.
     

    ¿Cuándo entra en vigor la nueva ley de factura electrónica obligatoria?

    La Ley Crea y Crece fue publicada en septiembre de 2022, y la norma establece un período de 6 meses determinar el reglamento técnico y de información que podrían ser introducidos en la factura electrónica.

    A falta de su sometimiento a consulta pública, ya se conocen muchos detalles sobre la facturación electrónica generalizada y obligatoria.

    Plazos de implementación de la factura electrónica obligatoria para empresas y autónomos

    El plan de implementación de la factura electrónica obligatoria se desarrollará en varias fases y se espera que entre en vigor en un plazo de tres años.

    • Para las empresas con una facturación anual superior a los 8 millones de euros, el plazo es de 1 año una vez aprobado el reglamento técnico.
    • Para el resto de las empresas el plazo de implementación se amplía a los 2 años.
    • Cuando entre en vigor la factura electrónica obligatoria, las sanciones oscilarán entre los 10.000 y los 40.000 euros.
     
    Todos los empresarios y autónomos deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros profesionales.
     
     
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    Cómo implementar la factura electrónica

    Tipos de software de facturación electrónica

    1. Las empresas pueden realizar la facturación electrónica fácilmente a través de programas informáticos con los que realicen su gestión del negocio, cómo puede ser un sistema ERP, un programa de facturación, un software de facturación para autónomos o un software financiero.
       
    2. Muchas soluciones sectoriales también lo incluyen o incluirán, como software de construcción, software de servicios, software logísticos, software industriales, etc.

     

    En el caso de utilizar estos software podrás emitir y enviar facturas electrónicas fácilmente y en cuestión de segundos. 

    Eso sí, deberemos asegurarnos que los programas cumplen con los requisitos técnicos compatibles con la factura electrónica, como son los criterios de interconexión e interoperabilidad.

    Programas de apoyo a la digitalización, como el Kit Digital ayudarán a la adquisición de estos programas en caso de no contar con ellos.

     
    Para expedir facturas electrónicas también se puede optar por terceros, con la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica, o puede ser creada por el destinatario de la factura (autofacturación).
     
     
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