Claves legales y tecnológicas para el control horario de empleados en teletrabajo

Necesidades legales del control horario de empleados y el nuevo escenario laboral

Todas las empresas españolas tiene la obligación de llevar a cabo un registro diario de la jornada de sus empleados desde que, el 12 de mayo de 2019, entrara en vigor la denominada Ley de Control Horario. Su objetivo era acabar con las horas extra no remuneradas ni cotizadas a la Seguridad Social.

Hasta ese momento, y según la encuesta de población activa, el 50% de los trabajadores afirmaba que trabajaban más de 40 horas a la semana. Pero, como indica Lara Vivas, socia del reconocido despacho de abogados Cuatrecasas, si hoy se hiciera de nuevo la encuesta ese porcentaje subiría hasta el 90%.

¿Qué ha pasado? Ha habido un cambio de contexto que nadie esperaba: la pandemia mundial de covid-19. Por razones sanitarias las empresas han tenido que adoptar como modelo laboral para sus empleados el teletrabajo. Más que optar por una alternativa viable, se vieron obligados a improvisar un sistema para seguir en funcionamiento. 

¿Cómo se está afrontando el control horario de empleados durante este confinamiento excepcional?, ¿se está respetando la flexibilidad que necesita el trabajador sin por ello disminuir la productividad?

Para analizar las nuevas necesidades de registro horario hemos hablado con la abogada Lara Vivas y con Elena Benito, directora de marketing de BeeBole, empresa desarrolladora de aplicaciones para control horario.

 
Lara Vivas y Elena Benito nos dan la visión legal y tecnológica que necesitamos para afrontar con éxito el nuevo escenario de trabajo a distancia cumpliendo con la normativa de control horario.

 
 
Descubre todos los factores que deben tener en cuenta las empresas para registrar el horario de sus empleados en estos momentos clave de teletrabajo y las aplicaciones que puedes instalar para cumplir con la ley y fomentar la productividad.
 

Un control horario de empleados fiable y no alterable

De acuerdo a la normativa legal vigente en nuestro país, el control horario de empleados debe realizarse de manera fiable, veraz y no alterable. Ya no vale apuntar las horas en un excel que se puede modificar u obligar al trabajador a firmar una jornada pactada.

¿Qué más dice la ley en cuanto al registro horario?

  • Las horas de más registradas un día se pueden descontar haciendo menos otra jornada. El sumario de horas extra se computa cuando no ha habido compensación, de manera integral más que día por día.
  • Existe derecho a la desconexión, a disponer de horas de ocio, trabajemos en casa o desde la oficina.
  • Hay que garantizar la salud del trabajador y prevenir riesgos como la fatiga o los musculoesqueléticos por malas posturas o la falta de sillas ergonómicas.
  • El cálculo de las horas de desplazamiento como trabajo efectivo debe estipularlo la propia empresa (no hay una regulación concreta) que determinará su política al respecto. Se puede negociar que viajes de 2 horas equivalen a 1 hora efectiva de trabajo, por ejemplo.

Ahora que el trabajo en remoto ha pillado por sorpresa a muchas compañías y se ha establecido como un modelo obligado, hay algunos aspectos, sobre todo los relacionados con la salud y la desconexión, que no se han cuidado tanto por parte de los empresarios.

Si el trabajo en remoto se impusiera vuelta a la normalidad, ya sin un contexto de confinamiento, deberían implantarse determinadas políticas de teletrabajo y de prevención de riesgos laborales más concretas.

 

Descarga una infografía resumen con las claves más importantes para flexibilizar la jornada en la era del trabajo remoto, cumpliendo con la Ley de Control Horario.

 
 
 

Las nuevas tecnologías para el cumplimiento del control horario de empleados en remoto

Desde que entrara en vigor la obligatoriedad del registro de jornada de los trabajadores, empresas de todos los sectores y tamaños han apostado por el software de control horario dentro de las soluciones de Recursos Humanos.

Estas aplicaciones son la gran solución para cumplir con la ley y ofrecer esa flexibilidad que necesita el empleado trabajando en remoto,
ya que no solo sirven para fichar de manera online y registrar el control horario de empleados, sino también como herramienta de inteligencia de negocio, controlando en qué centran sus horas efectivas los trabajadores. 

  • Gracias a estos programas de recursos humanos, los gerentes y responsables de una empresa pueden configurar sus grupos horarios, como jornadas de mañana, tarde, parciales, por trabajador, etc; señalar las horas de entrada y salida y los puntos de flexibilidad antes o después de esa franja.
  • Una vez definidos esos horarios, el empleado accede al programa a través del ordenador o de una aplicación móvil e inicia su comienzo de jornada, pudiendo pausar el registro de horas cuando realiza descansos par reanudarlo después.
  • Este registro es inalterable, como necesita el marco legal del control horario del empleado. Si se realiza alguna modificación de las entradas de horario por algún olvido o error, ya se por parte del empleado o del gerente, queda perfectamente indicado el log para auditorías.
  • También se pueden definir actividades a cada trabajador para que así pueda registrar las horas que invierte en cada una de ellas, ya sean desplazamientos, visitas, proyectos o tareas de trabajo.
  • Fuera del horario definido por la empresa, el empleado no puede fichar, lo que impide hacer horas extra fuera de esa horquilla temporal.
  • Automáticamente, se genera un informe con el registro de horas ordinarias de trabajo y por otro de las horas extra que no se han compensado.
 
Los sistemas online de control horario permiten cumplir con la ley de registro de jornada, ofrecen la flexibilidad que necesita el trabajador en remoto y son una herramienta de inteligencia de negocio al controlar la productividad.
 
 
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Recursos Humanos
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No te pierdas la mesa de debate con Elena Benito y Lara Vivas "Control horario en teletrabajo: cómo continuar con su registro sin frenar la flexibilidad que necesitan tus empleados".
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Claves del software de control horario para cumplir con la ley y fomentar la productividad en teletrabajo

  1. Creación de horarios de empresa por parte de los responsables. Ya hemos visto como esta funcionalidad de los software para el control horario de empleados en claves a la hora de cumplir con la ley y no fomentar las horas extra. Los horarios se asignan a los empleados y el registro que ellos realizan queda perfectamente archivado para auditorías.
  2. Módulos de aprobación. A pesar de que si se realiza cualquier tipo de modificación queda registrado en el programa, las aplicaciones de control horario para empleados cuentan con un sistema de aprobación para los responsables, evitadno así posibles falsedades. De esta forma, antes de que quede constancia de la jornada de un trabajador, el gerente debe aprobar los tiempos registrados.
  3. Servicio geofencing. ¿Cómo sé que mi empleado está trabajando en lo que dice estar trabajando? La solución es la funcionalidad de las entradas geolocalizadas. Gracias al sistema geofencing, por el que se crean una vallas o zonas virtuales de trabajo por IP o por coordenadas, el trabajador solo puede fichar si se encuentra en ese espacio definido, ya sea su casa, la oficina o un cliente. No es tan invasivo como el seguimiento GPS, que registra absolutamente todos los movimientos que se realizan, sino que sirve para delimitar áreas de fichaje.
  4. Definición y asignación de actividades. No es lo mismo productividad que presentismo, así que simplemente el control horario de empleados no va a fomentar una mayor eficacia laboral en sí, para eso está la función de generación de actividades. Además de asignar al empleado un horario para fichar, también se pueden especificar las actividades de cada jornada, tanto ordinarias de trabajo como de descanso o desplazamientos, para así poder evaluar cuánto tiempo destina a cada acción y comprobarlo con la política interna de horarios. 
  • Si cada empleado y gerente registra el tiempo invertido en cada proyecto o cliente es fácil calcular sobrecostes o planetar presupuestos de proyectos parecidos, de ahí el componente de herramienta de inteligencia de negocio que ya hemos mencionado.
 
Funciones de los sistemas de control horario de empleados para cumplir con la ley, controlar la productividad y permitir flexibilidad en teletrabajo
 
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