Sistema de indicadores: encuentra la mejor solución para la gestión de proyectos

Para llevar a cabo la correcta gestión de proyectos en una empresa, es necesario contar con el mejor sistema de medición de indicadores. Para ello vamos a explicarte en qué consiste un sistema de indicadores y todos los beneficios que puede aportar.
Continua leyendo para descubrir su utilidad y ventajas.

 
 
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¿Por qué y para qué medir indicadores en la gestión de proyectos?

Si no se mide lo que se hace, no se puede controlar. Y si no se puede controlar, no se puede dirigir, por lo tanto, no se puede mejorar.
En los últimos tiempos, las empresas están experimentando un proceso de cambios revolucionarios, pasando de una situación de protección regulada a entornos abiertos altamente competitivos. Estas transformaciones constantes del ambiente de negocio hacen necesario que las empresas deban tener claro la forma de cómo analizar y evaluar los procesos que se llevan a cabo en su negocio, es decir, deben tener claro su sistema de medición de desempeño.

Entonces, ¿Por qué medir?

 
  • Por qué la empresa debe tomar decisiones.
  • Por qué se necesita conocer la eficiencia de las empresas.
  • Por qué se necesita saber si se está en el camino correcto o no en cada área.
 
  • Por qué se necesita mejorar en cada área de la empresa, principalmente en aquellos puntos donde se está más débil.
  • Por qué se requiere saber, siempre que sea posible, en tiempo real, qué pasa en la empresa (eficiencia o ineficiencia).
 
 

La correcta medición de indicadores de proyectos hará que tu empresa consiga alcanzar sus metas.

 

¿Y para qué medir?

  • Para poder interpretar lo que está ocurriendo.
  • Para tomar medidas cuando las variables se salen de los límites establecidos.
  • Para definir la necesidad de introducir cambios y/o mejoras, y poder evaluar sus consecuencias en el menor tiempo posible.
  • Para analizar la tendencia histórica y apreciar la productividad a través del tiempo.
 

 

  • Para establecer la relación entre productividad y rentabilidad.
  • Para direccionar o redireccionar planes financieros.
  • Para relacionar la productividad con el nivel salarial.
  • Para medir la situación de riesgo de la empresa.
  • Para proporcionar las bases del desarrollo estratégico y de la mejora focalizada.
 
 

Pero ¿cuáles son los indicadores más importantes en la gestión de proyectos?

Son muchos los datos que podemos recopilar en un proyecto, pero como regla general, al menos deberíamos prestar atención a las siguientes 7 métricas e indicadores:

 

1) Alcance: es necesario definir y acotar lo que entrará en el proyecto y lo que no. Es muy importante ir midiendo el avance en cuanto a totalidad de trabajo realizado y obtención de hitos, teniendo en cuenta los posibles cambios que se vayan generando y documentando los mismos para tener toda la información lo más actualizada posible.

2) Tiempo: es una de las principales métricas de un proyecto, especialmente cuando tenemos un hito crítico en una fecha concreta o una fecha fin inamovible. La gestión de tiempo se deberá hacer de manera frecuente durante todo el proyecto y nos va a permitir poder realizar predicciones a futuro (forecasts).
Los principales indicadores de tiempo son el SV (Schedule Variance) y el SPI (Schedule Performance Index).

3) Coste: otra métrica de gran importancia en la gestión de proyectos, un buen seguimiento y control de los costes nos permitirá saber si nos estamos pasando del presupuesto o al contrario si vamos dentro de los márgenes establecidos.
Para la gestión del coste se suele emplear el EVM (Earned Value Management) que incluye indicadores tales como: CPI (Cost Performance Index), CV (Cost Variance), etc.

4) Calidad: la calidad es muchas veces una de las grandes olvidadas, ya que requiere de un esfuerzo adicional y supone unos costes.
La gestión de la calidad es de suma importancia si queremos obtener la satisfacción de los clientes, por eso, podríamos definir la calidad en un proyecto como el grado en el que el proyecto cumple con los requisitos.

5) Riesgo: la gestión del riesgo es un tema clave en todo proyecto, especialmente durante la fase de planificación donde analizaremos y evaluaremos todos los riesgos.

 
indicadores gestion proyectos
 

Durante el control del proyecto, deberemos ir analizando el porcentaje de riesgo, conocer el impacto de las oportunidades/amenazas que se estén dando en el mismo, revisar el total de contingencia remanente y compararla con el total de riesgo existente y mantener informado a los clientes del proyecto del resultado de estos análisis.

6) Productividad: la productividad también es un interesante indicador, ya que nos va permitir controlar el buen uso de los recursos y evitar los picos de trabajo o el tener personal desatendido.

7) Margen: todo proyecto se lleva a cabo tras realizar un estudio de su viabilidad, su coste de oportunidad y su ROI, por lo tanto es de esperar que el cálculo del margen de beneficio durante el proyecto sea una interesante métrica a tener en cuenta, en la cual analizaremos entre otros datos, los beneficios obtenidos menos los costes incurridos.

 

Beneficios de medir los indicadores de gestión de proyectos

Podría afirmarse que el objetivo de los sistemas de medición de proyectos es aportar a la empresa un camino correcto para que ésta logre cumplir con las metas establecidas.
Por eso, todo sistema de medición debe satisfacer los siguientes objetivos:

 
  • Comunicar la estrategia.
  • Comunicar las metas.
  • Identificar problemas y oportunidades.
  • Diagnosticar problemas.
  • Entender procesos.
  • Definir responsabilidades.
 
  • Mejorar el control de la empresa.
  • Identificar iniciativas y acciones necesarias.
  • Medir comportamientos.
  • Facilitar la delegación en las personas.
  • Integrar la compensación con la actuación.
 
 

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