5 pasos para llevar a cabo una eficaz gestión de riesgos en proyectos

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Qué es y cómo hacer una gestión de riesgos en proyectos

La gestión de riesgos en proyectos es la identificación, análisis y respuesta de los riesgos a la hora de ejecutar un proyecto. Su objetivo es detectar su viabilidad y oportunidad de éxito del mismo teniendo en cuenta sus efectos y y la complejidad de las acciones que se pueden llevara cabo.

Ya en la fase de iniciación del proyecto se tiene una primera toma de contacto con el riesgo, donde es el momento de su identificación. A medida que avanzan cada una de las etapas y tareas, el riesgo evoluciona, ya que entran en juego diversos factores.

  • Para realizar una eficaz gestión de riesgos en proyectos, lo primero que hay que tener en cuenta es el contar con las herramientas adecuadas para su registro, análisis y monitorización, como es el software de gestión de proyectos, que además generará informes de seguimiento de proyectos con todo tipo de detalles y gráficas para detectar cambios y tomar las decisiones oportunas. 
  • Una vez que contamos con programa adecuado para digitalizar y automatizar el seguimiento de datos, existen 5 momentos clave de actuación para para llevar a cabo una buena gestión de riesgos en proyectos, y que vamos a ver a continuación.
 
Identifica, gestiona y evalúa los posibles riesgos que pueda tener tu proyecto con el correcto software y toma las medidas correspondientes para que su ejecución sea viable.
 

La gestión de riesgos en proyectos en 5 pasos

  1. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS.
    En la fase de inicio del proyecto se necesita detectar los posibles riesgos que pueden afectar a su ejecución. Para ello existen diferentes técnicas que se pueden emplear para llevar a cabo esta tarea, como por ejemplo brainstormings o reuniones de equipo. Es recomendable que algunos representantes de los distintos grupos de interés participen, aportando su perspectiva y enriqueciendo las conclusiones que se extraigan con su experiencia profesional en anteriores proyectos. La identificación de riesgos ha de contemplar todos los tipos de riesgos que pueden afectar a la programación, ya se trate de riesgos laborales, financieros, relacionados con los recursos o con efectos sobre la calidad final.
  2. CREACIÓN EL REGISTRO DE RIESGOS.
    Una vez identificados, la gestión de riesgos en proyectos aumenta su eficacia si se cuenta con un registro que permita realizar consultas y contemplar su evolución, permitiendo compartir su contenido con las partes interesadas. El software de gestión de proyectos es la mejor herramienta. El registro de riesgos debe estar en continua actualización, completándose cada vez que se detecte un nuevo contratiempo que no había sido identificado antes, haciendo desaparecer los que se logren eliminar y añadiendo nuevos cuando se perciban a medida que el proyecto avanza.
  3. EVALUCIÓN DE RIESGOS.
    Cuando el registro quede finalizado, es necesario proceder a su evaluación. Una de las formas más efectivas es asignando a cada riesgo una puntuación a dos niveles distintos, probabilidad, índice de posibilidad de que ocurra y severidad, la gravedad de sus consecuencias. Al asignar un valor a cada una de estas variables se obtendrá una puntuación alta, media o baja. Un sistema de indicadores de proyectos que simplifica la gestión del riesgo, debiendo focalizar los esfuerzos principalmente en los riesgos de alta o alta-media probabilidad de severidad.
  4. MEDIDAS CORRECTORAS Y PLAN DE CONTINGENCIA.
    Siempre es mejor reaccionar a tiempo y, para ello, hace falta tener preparada una respuesta. Una vez se hayan identificado y evaluado los riesgos, cuando se tiene una buena comprensión sobre sus causas de aparición y la severidad de sus consecuencias, se pueden diseñar las acciones correctivas a aplicar. Para que la gestión del riesgo sea efectiva a este respecto, conviene contemplar distintas respuestas ante cada situación, ya que así se consigue reducir al mínimo el impacto.
  5. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE RIESGOS.
    En último lugar, se deben supervisar y controlar los riesgos de proyectos, que consiste en mantener actualizado el plan de gestión del riesgo. Para eso hay que partir del registro y completarlo con una descripción de las acciones correctoras propuestas, los costes que implican y el plan de contingencias que se querrá aplicar cuando se aparezcan problemas. El seguimiento maximiza su eficacia, ya que incluye información sobre los riesgos localizados y los mantiene visibles, pudiendo prevenir sorpresas desagradables en las fases de ejecución.
 
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