Para cumplir con los plazos de entrega de un proyecto es necesario implementar una correcta gestión del mismo. La persona encargada de realizar esta tarea debe informar del estado del proyecto a todos los implicados de forma constante, tanto a las personas que trabajan en dicho proyecto, como el cliente final al que va dirigido. Para eso, es necesario realizar un buen seguimiento, elaborando informes. ¿Quieres saber en qué consisten los informes de seguimiento de proyectos y cuáles son las claves para hacerlos?

 

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¿Qué es un informe de seguimiento de proyectos?

Se trata de un documento empresarial donde se indica el estado del proyecto. Los más interesados en recibir este informe suelen ser la dirección de la empresa y el cliente que ha contratado el producto o servicio. Su finalidad es informar del avance del proyecto.
De este modo, hay dos tipos de informes de seguimiento de proyectos en función del público al que van dirigidos:

 
  • Informes internos: Su principal objetivo es informar del estado del proyecto a los responsables de la empresa para que sean conocedores del rendimiento y productividad del proyecto. También se pueden elaborar informes del estado del proyecto para el equipo de trabajo, se trata de un informe de carácter informativo y no de carga de trabajo. Se utiliza a modo motivacional.
 
  • Informes externos: El fin de este tipo de informes es hacer partícipe al cliente del estado de su proyecto. El director de proyectos es el encargado de informar de todo el avance del proyecto.
 
 

"Conoce los factores clave para realizar informes de seguimiento para tu proyecto que te permitirá saber en qué estado se encuentra."

 

Beneficios de los informes de seguimiento en proyectos profesionales

 

Estos son algunos beneficios que puedes obtener con los informes de proyectos:

  • Asegura, en cualquier momento, un flujo óptimo de información entre todos los participantes de la comunicación.
  • Mejora la eficiencia del enfoque de la gestión de riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto para optimizar de manera continua la respuesta a los riesgos.
  • Garantiza que el desempeño tanto del vendedor como del comprador del proyecto satisface los requisitos de adquisición en conformidad con los términos del acuerdo legal.
  • Incrementa la eficiencia y la eficacia de las actividades de participación de los interesados a medida que el proyecto evoluciona y su entorno cambia.
 
informes seguimiento proyectos
 

Dentro de la gestión de proyectos es necesario elaborar diferentes documentos de trabajo, como el informe de seguimiento de proyectos. A continuación te detallamos las claves de los informes de seguimiento de proyectos:

 
  • Canal de comunicación
    Se trata de un documento de trabajo formal por lo que su transmisión debe seguir ese camino. Se pueden enviar por email a los responsables de la empresa o el cliente, o se puede exponer a través de una reunión de trabajo.
  • Estructura estandarizada
    El formato del informe de seguimiento debe seguir una estructura clara para facilitar su lectura. Se trata de un documento conciso que no ocupa muchas páginas. El contenido que se detalla corresponde con la situación del proyecto, las tareas planificadas y el estado de cada una de ellas, los objetivos que ya se han alcanzado, los posibles riesgos y problemas que hayan surgido o puedan surgir en el futuro próximo y los objetivos que se prevén alcanzar próximamente.
 
  • Estilo del informe de seguimiento
    Los informes de seguimiento de proyectos deben ser concisos, y preferiblemente, utilizar un estilo directo con frases cortas. El receptor del informe puede obtener los datos de manera rápida y visual. ¿Cuantos informes se envían desde el inicio del proyecto? Dependiendo de la duración del proyecto se pueden llegar a enviar más de 10 documentos.
  • Contenido del informe de seguimiento
    Dependiendo del público al que va dirigido el contenido del informe puede variar. La dirección de la empresa está interesada en la rentabilidad del proyecto, y el cliente en si se cumplen los tiempos y los trabajadores en los próximos pasos a realizar. Pero el contenido común para todos es la situación general del proyecto y cuáles son los objetivos, si se han alcanzado o si se alcanzarán. Además, deberás mencionar los principales riesgos por si pueden afectar el resultado del proyecto.
 
 

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