Claves para hacer informes de seguimiento de proyectos

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¿Qué es un informe de seguimiento de proyectos?

Un informe de seguimiento de proyectos es un documento empresarial donde se indica el estado del proyecto: su evolución, desvíos del presupuesto inicial, nuevos gastos o recursos implicados, personal asignado y tareas que realiza, horas invertidas, etc.

Los más interesados en recibir este informe suelen ser la dirección de la empresa y el cliente que ha contratado el producto o servicio. Su finalidad es informar del avance del proyecto y controlar los recursos implicados.

Hay dos tipos de informes de seguimiento de proyectos en función del público al que van dirigidos:

  • Informes internos: Su principal objetivo es informar del estado del proyecto a los responsables de la empresa para que sean conocedores del rendimiento y productividad del proyecto. También se pueden elaborar informes de seguimiento del proyecto para el equipo implicado con carácter informativo y para potenciar el trabajo colaborativo. Se utiliza a modo motivacional.
  • Informes externos: El fin de este tipo de informes es hacer partícipe al cliente del estado de su proyecto. El director de proyectos es el encargado de informar de su evolución.
 
A la hora de realizar informes de seguimiento de proyectos, tanto internos como externos, es fundamental contar con un sistema informático que automatice los datos registrados desde su planificación a su finalización.
 
 

¿Cómo hacerlo? Herramientas para automatizar la generación de informes de seguimiento

Desde su planificación inicial con sus recursos materiales y personales asignados, costes implicados , plazos de tiempo y presupuesto presentado al cliente, a lo largo de su ejecución un proyecto puede presentar imprevistos o demoras que modifiquen algunos de sus factores, Por eso es tan importante realizar de manera eficaz un informe de seguimiento, ya que de otra forma el margen de beneficios se podría reducir drasticamente.

¿Cómo realizar informes de seguimiento de proyectos teniendo en cuenta todos sus factores y su repercusión de cara al ciente? Un software de gestión de proyectos es la herramienta que necesitas.

  • Es capaz de automatizar todo este proceso de seguimiento del proyectos sin errores y en tiempo real, adaptando los nuevos valores que se produzcan (recursos, tiempo, precios...) y recalculando costes y presupuestos. 
  • Elabora fácilmente un reporte ejecutivo de avance con plantillas personalizables para su presentación, una estructura organiiada con estatus de actividades, procedimientos, recursos, tareas y calendarios. 
  • Facilita la comunicación entre todo el equipo. Los empleados pueden entrar con su usuario al programa y conocer el estado del proyecto, compartir avances y la evolución de las tareas, tanto propias como comunes. De esta forma, el trabajo colaborativo mejora la productividad y tanto ellos como los responsable conocen es qué estado está el proyecto.
  • Permite definir indicadores de gestión de proyectos, gráficos de análisis y ofrece datos para analizar la rentabilidad del proyecto y su ROI.
 
Un sistema de gestión de proyectos permite elaborar rápidamente y sin errores informes de seguimiento de proyectos en tiempo real para tener un perfecto control sobre su evolución en cuanto a plazos, costes y recursos imprevistos.
 

Puntos clave de un buen informe de seguimiento de proyecto

  • Estructura estandarizada.
    El formato del informe de seguimiento debe seguir una estructura clara para facilitar su lectura. Se trata de un documento conciso que no ocupa muchas páginas. El contenido que se detalla corresponde con:
    • La situación del proyecto.
    • Las tareas planificadas y el estado de cada una de ellas.
    • Los objetivos que ya se han alcanzado.
    • Los posibles riesgos y problemas que hayan surgido o puedan surgir en el futuro próximo.
    • Los objetivos que se prevén alcanzar próximamente.

Ya hemos visto como la configuración de este contenido se automatiza con el adecuado programa de gestión de proyectos, que además se puede presentar focalizando determinados parámetros, graficas y con plantillas personalizables en función de los objetivos de la empresa.

 
  • Estilo del informe de seguimiento
    Los informes de seguimiento de proyectos deben ser concisos y, preferiblemente, utilizar un estilo directo con frases cortas. El receptor del informe puede obtener los datos de manera rápida y visual. ¿Cuantos informes se envían desde el inicio del proyecto? Dependiendo de la duración del proyecto se pueden llegar a enviar más de 10 documentos.
  • Contenido del informe de seguimiento
    El contenido común para todos es la situación general del proyecto y cuáles son los objetivos, si se han alcanzado o si se alcanzarán. Además, deberás mencionar los principales riesgos por si pueden afectar el resultado del proyecto.
    Dependiendo del público al que va dirigido, el contenido del informe puede variar:
    • La dirección de la empresa está interesada en la rentabilidad del proyecto.
    • El cliente en si se cumplen los tiempos.
    • Los trabajadores en los próximos pasos a realizar. 
 
 

Beneficios de elaborar un eficaz informe de seguimiento en proyectos profesionales

  1. Asegura, en cualquier momento, un flujo óptimo de comunicación entre todos los participantes del proyecto, tanto responsable como empleados.
  2. Aumenta la eficiencia del enfoque de la gestión de riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto para optimizar de manera continua la respuesta a los imprevistos.
  3. Garantiza un adecuado margen de beneficios a la empresa, al tener perfectamente controlados los cambios y modificaciones del proyecto a lo largo de toda su ejecución.
  4. Mejora la relación con el cliente, ya que pueden ofrecer datos en tiempo real y  sin ningún error de costes o tiempo estimado siempre que el cliente lo solicite.
 
Beneficios de elaborar informes de seguimiento de proyectos
 

Cómo elegir el software de gestión de proyectos que necesitas para tu empresa

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