Cómo lograr la optimización de procesos con un ERP

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¿A qué nos referimos con optimización de procesos o mejoras en la gestión de procesos?

¿Qué son los procesos dentro de una empresa? Se conoce como proceso al conjunto de tareas que están relacionadas de manera lógica y se llevan a cabo con el fin de lograr un resultado empresarial definido; es decir, es el “paso a paso” de cada una de las actividades que desarrolla una empresa en función de su sector, implicando una serie de recursos materiales y humanos.

Para lograr la optimización de procesos es necesario gestionar el funcionamiento interno de la empresa de manera eficazofreciendo el mejor servicio o producto al cliente con el menor coste y los menores activos posibles involucrados. El objetivo es alcanzar el máximo rendimiento y rentabilidad.

Por tanto, una optima gestión de procesos en una empresa permite hacer un uso eficiente de los recursos de los que dispone, tanto materiales como humanos. Para lograrlo contamos con el software ERP (del  inglés Enterprise Resource Planning), un sistema de planificación de recursos empresariales. 

Este programa es capaz de centralizar y controlar desde una única base de datos la información de los principales procesos empresariales: la producción, la contabilidad, la facturación, la cadena de suministro, la compra a proveedores o el inventario, por ejemplo; dependiendo del sector y las necesidades de cada compañía.

     

    Fases de la gestión de procesos 

    1. Planificación: definir la misión general de la empresa, comprender los requisitos del cliente, identificar el entorno para detectar posibles barreras y asignar un líder responsable que fomente el rendimiento y las acciones de mejora.
    2. Ejecución: implementar el plan de mejora según el diseño establecido en la fase anterior, contando con posibles soluciones para los problemas que puedan surgir durante el proceso.
    3. Comprobación: analizar los datos para comprobar que el diseño del proceso ha sido el adecuado, determinando las actividades que han causado el éxito y/o el fracaso y, de esta forma, mejorar las soluciones futuras.
    4. Actuación: finalizar el ciclo completo para volver a fijar nuevos objetivos tomando las mejores decisiones.
     
    Un sistema ERP abarca la gestión de todas las fases, logrando una optimización de procesos, ya que realiza de manera eficaz la planificación de recursos, automatiza tareas y ofrece datos en tiempo real para mejorar la toma de decisiones.
     
     
    Con software ERP que se adapte a las características de tu empresa y sector, con las funciones necesarias para mejorar tu gestión, lograrás optimizar todos procesos internos y mejorar tu competitividad fácilmente. 
     

    Cómo un ERP facilita la optimización de procesos de la empresa 

    Las sistemas ERP son las principales soluciones tecnológicas con los que cuenta una empresa para gestionar de forma más eficiente y cada vez más automatizada sus procesos,buscando disminuir sus costes y aumentado la rentabilidad. 

    Está enfocado en la gestión interna de la empresa o back-office; es decir, sus recursos, comunicación interdepartamental y control administrativo. Integra todas las áreas y departamentos de la empresa. centralizando toda la información para mejorar la toma de decisiones empresariales. Gracias a su sistema modular, se pueden integrar todas las funcionalidades que necesitemos para cada compañía y en cada momento de crecimiento.

    Cuando decides implantar un software ERP es importante tener en cuenta los procesos de negocio que se llevan a cabo en ella, que los identifiques claramente para que la herramienta aporte valor y tenga sentido en tu negocio, logrando una empresa más eficiente, efectiva y que ofrezca un servicio de calidad a sus clientes. 

     

    Funcionalidades y ventajas de contar con un ERP para optimizar procesos empresariales

    • Información centralizada para una consulta rápida y sencilla de cualquier dato en el sistema con un solo click. Un ERP tiene capacidad para trabajar a la vez con datos de distintos procesos, sin tener que cerrar y abrir diferentes opciones para acceder a cualquier información. En cuestión de segundos es posible comparar todo tipo de campos y registros: cuentas contables, stocks, etc.
    • Simplificar y automatizar tareas. Para la optimización de procesos, los ERP vienen dotados de múltiples funcionalidades que ayudan en la simplificación o automatización de tareas, como por ejemplo la planificación de compras (la gestión de pedidos, las fechas de entrega, la gestión del transporte, etc.), la contabilidad, la cadena de suministro...
    • Gestión de inventario y stock. Cuenta con una alta capacidad para controlar rotaciones e inventarios por segmentos de productos; de esta manera, te aseguras de mejorar su gestión.
    • Generar fácilmente documentación. Puedes generar fácilmente documentación asociada a los envíos de productos, ya sean bultos, palets, albaranes, etc.
    • Fabricación. Otros de los procesos que permite optimizar un ERP son la definición de escandallos de composición de los productos, que incluyen los materiales necesarios para su fabricación; las operaciones que deben realizarse, como la hoja de ruta; el sistema de calendarios de trabajo por centro y operario, incluyendo la imputación de materiales y horas de trabajo; el cálculo de las necesidades de compra y, por supuesto, las prioridades de fabricación y replanning de la empresa.
    • Gestión de proyectos. Control y seguimiento de la planificación de proyectos, definición de tareas y subtareas (duración de cada una, así como los recursos materiales y humanos asignados a ellas), realización de presupuestos detallados por capítulos, subcapítulos y partidas con seguimiento de la facturación al cliente.
     
    infografia optimizacion de procesos
     

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