Cada proyecto es diferente y tiene unas necesidades y unas características concretas. Sin embargo, todos ellos cuentan con ciertos aspectos comunes que resultan esenciales para garantizar el éxito de su planificación y desarrollo. En este artículo vamos a mostrar cuáles son estas fases indispensables, desde su inicio hasta su cierre, y de qué manera se puede mejorar la gestión de proyectos.

 

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¿Cuáles son las principales fases en la gestión de un proyecto?

Un proyecto es un conjunto de actividades que están relacionadas entre sí y que buscan la consecución de un objetivo común. Por eso, cada proyecto es único y está constituido por unas etapas, unas necesidades, unas tareas y un equipo de trabajo determinados. Sin embargo, aunque cada proyecto cuenta con sus características propias, existen una serie de fases que son comunes para la mayoría de proyectos indistintamente del sector en el que se desarrollen. Prácticamente todos los proyectos empiezan por una etapa de investigación, otra de planificación y terminan con una evaluación. A continuación explicamos al detalle las fases fundamentales de un proyecto:

 
  • Análisis de la viabilidad:
    Se trata de la etapa inicial de cualquier proyecto y su finalidad es analizar si un determinado proyecto será o no rentable para la empresa. Muchas veces las empresas se encuentran con más inconvenientes que beneficios a la hora de llevar a cabo un proyecto, por eso esta primera fase es fundamental. Este análisis suele incluir una serie de actividades como por ejemplo el registro de seguimiento del proyecto, así como un análisis previo del alcance, los posibles riesgos y la viabilidad del proyecto. En caso de que los resultados del análisis sean positivos, la empresa puede pasar a la segunda fase.
  • Planificación:
    Esta fase tiene como objetivo determinar de manera precisa las tareas a realizar y los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto. Este paso es realmente importante, ya que cualquier error que se produzca en esta fase puede acarrear graves consecuencias para la empresa. Algunas de las principales actividades que componen esta etapa son calcular los costes y recursos necesarios, definir el plan de proyecto. Una vez aprobado el proyecto, este debe reflejarse en un contrato que resuma todos los términos del acuerdo.
  • Ejecución:
    La siguiente fase es la ejecución del proyecto y es donde las empresas emplean todo su conocimiento, por lo que no suelen surgir demasiados problemas. Las tareas más destacadas que se realizan en esta fase son establecer el entorno de trabajo, asignar con un software las tareas planificadas a los requerimientos materiales y personales disponibles, así como ejecutar dichas tareas. De forma simultánea, es preciso llevar a cabo un seguimiento y control de la evolución de proyecto para garantizar el cumplimiendo de la calidad del trabajo y los plazos de entrega fijados. De este modo, es posible detectar cualquier desajuste para resolverlo a tiempo y que no suponga un problema para el proyecto.
 
Infografía
 
  • Seguimiento y control:
    Esta etapa también es muy importante, ya que en ella se realiza un seguimiento de las tareas planificadas y un control de la calidad del proyecto. Asimismo, en esta fase se lleva a cabo la gestión de incidencias y se genera un informe con toda la información relativa al desarrollo del proyecto.
  • Cierre del proyecto:  
    La finalidad de esta etapa es llevar a cabo un control para garantizar que no queda nada pendiente antes de dar por finalizado el proyecto. Esta fase se suele realizar con la ayuda de una lista con los puntos clave a supervisar. Las actividades más comunes que constituyen esta etapa son:
  • Cierre del proyecto por parte de todos los implicados en el mismo (stakeholders).
  • Realizar una copia de seguridad del proyecto.
  • Analizar los resultados y compararlos con las previsiones iniciales.
  • Actualizar el know how de la empresa con todo lo aprendido para aplicarlo a futuros proyectos.
 

La importancia de un buen software para mejorar la gestión de proyectos

Como puedes comprobar, un proyecto está compuesto por varias fases que deben realizarse de forma precisa para no dejar margen al error. Sin embargo, la planificación y el análisis de cada una de las etapas de un proyecto cuenta con numerosas dificultades, que pueden interferir en el cumplimiento de los plazos fijados. Por eso, es imprescindible que las empresas dispongan de un software de gestión de proyectos para mejorar cada una de estas fases y garantizar el éxito de los proyectos.

 

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