Optimizar el tiempo de trabajo, organizarlo y administrarlo mejor, se traduce irremediablemente en los resultados sobre el rendimiento. Con la gestión del tiempo la productividad se dispara mejorando la calidad del trabajo y por lo tanto, también lo harán los beneficios generados para las empresas. El departamento de recursos humanos debe llevar a cabo muchas tareas de gestión al día, y entre ellas, la gestión del tiempo de todos los empleados. Un software para la gestión del tiempo de trabajo puede resultar muy útil si integra todas las variables que influyen en el rendimiento de los trabajadores.
Si te interesa saber cómo mejorar la gestión del tiempo desde el área de recursos humanos de tu empresa, muy atento a lo que leerás a continuación.

 

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¿Qué es la gestión del tiempo?

Para definirlo de una forma simple, podríamos decir que la gestión del tiempo es ese proceso por el que una persona distribuye sus horas disponibles según las tareas que debe realizar. La gestión eficiente del tiempo mejora la productividad y nuestra calidad de vida dentro del entorno laboral.

 

Los diferentes tipos de software de gestión de tiempo de trabajo

Estos son algunos tipos de software de gestión de tiempo de trabajo:

  • El software de gestión de tiempo, de asistencia y ausencia: a rasgos generales, este software recopila información de los relojes de fichaje y de los lectores de tarjetas para automatizar el seguimiento en tiempo real de la asistencia de cada empleado. Para las empresas cuyos empleados trabajan con dispositivos tecnológicos existen programas que permiten recoger la información sin necesidad de inversión previa en hardware.  Una vez recogidos todos los datos, algunos de estos software son también capaces de calcular los elementos relacionados a la parte variable de la remuneración. Gracias a estos sistemas, la gestión de las horas extras y el cálculo de comisiones y primas se simplifica considerablemente.
  • El software de gestión de tiempo de actividades o tareas: este tipo de software es muy útil para llevar a cabo un análisis exhaustivo del tiempo de trabajo de cada uno de los empleados. Se puede conocer el tiempo invertido en cada actividad llevada a cabo o proyectos, o incluso el tiempo dedicado a cada cliente. De esta forma, además de entender las dinámicas de trabajo, se puede determinar la rentabilidad de los proyectos.
    Software de planificación de recursos humanos: estas soluciones facilitan la organización del horario y la elaboración de los turnos de la empresa, evitando así problemas de falta o exceso de personal.
  • Software de planificación de recursos humanos: estas soluciones facilitan la organización del horario y la elaboración de los turnos de la empresa, evitando así problemas de falta o exceso de personal.


Aún así, existen soluciones capaces de integrar los diferentes tipos de software de gestión de tiempo que ayudan a los departamentos de recursos humanos con la gestión del tiempo de trabajo del personal en todas sus facetas.

 

¿Cuáles son las funcionalidades de un software de recursos humanos que te harán mejorar la gestión del tiempo?

Los software para gestionar el tiempo están diseñados para simplificar la organización de los recursos humanos. Entre las muchas funcionalidades que puedes encontrar estas son las que conseguirán optimizar la gestión del tiempo en tu empresa:

 
  • Para la organización del trabajo
    • Calendario laboral.
    • Ciclos y horas de trabajo.
    • Horarios.
    • Definición de fuerzas de trabajo: manual o automática.
  • Para la organización de las estructuras
    • Definición de una estructura organizativa.
    • Plazas /estructuras.
    • Plazas / dedicaciones parciales / actividades.
    • Turnos.
    • Presencias mínimas / presencias reales.
 
  • Para la gestión de personal
    • Calendario individual por profesional.
    • Descansos legales según el tipo de contrato.
    • Incidencias: horas, absentismos, guardias, etc.
  • Para la administración
    • Coberturas / retribuciones / distribución de costes.
    • Control y seguimiento de la actividad.
    • Apoyo a la gestión diaria.
    • Registro de calendarios, alteraciones, jornadas, etc.
    • Integración completa con recursos humanos / control de presencia / control de accesos
 
 

¿Cuáles son los beneficios asociados a la adquisición de un software de gestión del tiempo?

Estos son algunos de los mejores beneficios que conseguirás gracias a la implantación de un software de recursos humanos para la gestión del tiempo:

 
  • Un ahorro de tiempo significativo: el seguimiento centralizado de parámetros como el tiempo de trabajo, las pausas y los horarios permite disminuir considerablemente la gestión administrativa y minimiza los errores ligados a entradas manuales de los datos. Además existen herramientas que permiten una recolección automática de los datos por lo que se optimizan aún más estos procesos.
  • El seguimiento de la ley: el uso de software de gestión del tiempo garantiza el cumplimiento de la normativa legal de la empresa, especialmente en relación con los períodos de descanso y las horas máximas semanales de trabajo.
  • Una mayor productividad: otorga una mayor visibilidad sobre los recursos disponibles y el seguimiento de proyectos, permitiendo optimizar la gestión de los recursos y de los equipos y aumentando la productividad. Aquellos softwares que ofrecen un sistema colaborativo, en el cual los empleados acceden a sus datos, fomentan la corresponsabilidad y logran mejoras considerables de autogestión del tiempo y eficiencia.
  • Mejor seguimiento para los supervisores: utilizar una solución para gestionar el tiempo de trabajo ofrece un mejor entendimiento de las dinámicas de trabajo y facilita una mejor distribución de las tareas dentro de un mismo equipo, ya que se puede identificar rápidamente cualquier sobrecarga de trabajo. Complementariamente, gracias a este tipo de software, los empleados pueden coordinar con mayor facilidad sus vidas profesionales y personales.
 
Beneficios del software recursos humanos gestion del tiempo
 
 

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