Descubre las cinco grandes ventajas del software de gestión documental

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Cuando hablamos del software de gestión documental nos referimos a los programas informáticos que ayudan a conservar y tratar grandes volúmenes de documentos de forma segura, fiable y accesible, y no nos referimos exclusivamente a “papeles” si no que también se incluyen en esta denominación, por ejemplo, a las imágenes en diferentes formatos, vídeos, bases de datos, emails, planos, documentos escaneados o nativamente digitales, archivos de audio, etc. Hay que tener en cuenta que una empresa de 50 empleados, gestiona una media de 100 tipos de documentos distintos, si estos están en formato de papel, el coste anual es de más de 5.000 euros, a los que hay que añadir el coste que supondría extraviar algún documento y el tiempo invertido en localizar toda esta documentación. En definitiva, toda la información explícita de la empresa, y cualquier tipo de compañía, sea una pyme o una gran empresa, se dedique a reparar tuberías o a ofrecer servicios de marketing online, por poner un ejemplo, genera una elevada cantidad de información, cuyo valor es incuantificable, puesto que en ella reside el know how de la misma, por encima de los empleados, que pueden variar o estar ausentes, pero que deben registrar sus conocimientos de una u otra manera, de forma que quede plasmada para siempre. Y para que precisamente, quede plasmada, guardada y accesible a todo aquel al que le pueda resultar relevante, el contar con un adecuado software de gestión documental es la solución ideal, una solución lleva de ventajas. Cada trabajador debe conocer dónde, cómo y cuándo acceder a la información que necesite, así como dónde, cómo y cuándo debe dejarla registrada para que otras personas o el mismo, pueda consultarla y trabajar con ella cuando sea necesario.

Ahora que ya sabes para qué sirve un software de gestión documental descubre sus ventajas

Las ventajas de disponer de un software de gestión documental adecuado a la empresa en cuestión son prácticamente inconmensurables, si bien, vamos a desarrollar cinco grandes ventajas que hacen patente la necesidad de emplearlo en cualquier tipo de negocio: online, offline, pequeño, mediano, grande, nacional, internacional, etc. Ventajas que siempre vienen de la mano de un software de gestión documental, si bien, es imprescindible conocer primero qué queremos exactamente conseguir y acudir a un profesional experto en la materia que recomiende, de entre la multitud de opciones que se encuentran en el mercado, la mejor para el negocio específico del que se esté hablando. Pasamos a enumerarlas.

El software de gestión documental no solamente soluciona el problema de almacenamiento de grandes cantidades de información  nivel físico, si no que esencialmente facilita el acceso, pudiendo otorgar distintos niveles de acceso para agilizar los procesos de búsqueda y gestión, cumpliendo con la Ley de Protección de Datos, y da la posibilidad de compartir la documentación de forma sencilla. No es suficiente con almacenar la información y documentación en discos duros, ya que igualmente se encontraría la problemática de la duplicidad de información, dificultando el acceso a la misma por     encima en ocasiones a las copias en papel.    

El software de gestión documental aumenta la satisfacción del cliente. Quizá de primeras, esta ventaja sea la menos intuitiva, pero no hay que quedarse en la superficie a la hora de tomar decisiones empresariales, y el hecho de que un programa o conjunto de programas ayuden a aumentar las ventas y a que los clientes repitan la compra es fundamental, al fin y al cabo la meta de todo negocio es ganar más dinero y esto se consigue principalmente atrayendo a más compradores y que estos cada vez, gasten más y en más ocasiones. El motivo es que si accedemos de manera rápida y sencilla, sin duplicidades ni pérdidas de tiempo, a la información relativa a los clientes, daremos antes respuesta a sus problemas y necesidades, con lo que tanto la atención cliente, como la capacidad de desarrollar un marketing proactivo es mucho mayor. Incluso hay programas que mejoran y automatizan el compartir y hacer accesible cierta documentación a los propios clientes, agilizando el marketing y la comunicación externa empresarial.     

 Y si una empresa lo que quiere es facturar cada vez más, tras conseguir aumentar su  volumen de clientes, debe tener en cuenta a su vez, reducir gastos y contar con el software de gestión documental ideal para la empresa repercute en un ahorro de tiempo y de dinero. Invertir el tiempo en las tareas que generen valor añadido a la empresa y simplificar al máximo las tareas secundarias es imprescindible para hacer la empresa rentable. Además, significa un considerable ahorro en papel, tinta o tóner u otros suministros de material de oficina, pudiendo invertir el dinero ahorrado en otras cuestiones más importantes, ya sea en empleados, en material, etc.

-  A su vez la empresa se convierte en más responsable con el medio ambiente, lo que puede convertirse en un argumento más de marketing, cada vez son más los clientes que tienen en consideración esta cuestión.

Se minimiza al máximo la pérdida de información, tanto la pérdida física, como potenciales manipulaciones erróneas o deterioros físicos y la documentación ya no es dependiente de su responsable si no que, incluso cuando dicho responsable no se encuentre en la empresa, otras personas autorizadas tendrán acceso a la misma. O lo que es lo mismo, aumenta la seguridad en lo relacionado a datos sensibles. Además de tener toda la información en un mismo espacio de forma segura, el software de gestión documental puede integrase con otros programas como el email, un ERP, un CRM, etc. Y así  continuar teniendo toda la documentación accesible y segura.     

 

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