¿Por qué un software de gestión documental es imprescindible para cualquier empresa?

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En primer lugar, creemos fundamental, definir qué es un software de gestión documental. Un software de gestión documental, es el conjunto de programas informáticos que son creados para gestionar una gran cantidad de documentos, pero que no están organizados. El orden se deberá llevar a cabo a través de una base de datos. De esta manera y a través del software de gestión documental, podremos conservar y publicar nuestros documentos electrónicos, así como también, trabajar con ellos.

Su funcionalidad

Este software de gestión documental, entonces, almacena y rastrea diferentes tipos de documentos, sea que hayan sido creados originalmente como electrónicos o que hayan sido creados en papel y luego escaneados. Dicho así, se puede tratar tanto de textos, como de imágenes y/o de vídeos. Cuando, a través de la base de datos, todos estos documentos contenidos en el software de gestión documental, son organizados en diferentes bibliotecas, la combinación de todas estas, da como resultado un acceso rápido y ágil a la información necesitada y contenida en estas bibliotecas.

Además, gracias a la base de datos, se crean índices a través de los cuales es muy fácil relacionar los documentos entre sí.

Por lo general, esta información se encuentra de una manera comprimida, por eso, estos software de gestión documental, generalmente nos proporcionan medios seguros de almacenamiento, así como también, la capacidad de recuperar e indexar todo tipo de documentación.

En los países de habla hispana, se suele utilizar el término de gestión documental para este tipo de software, pero hay quienes piensan que es más correcto el término "Enterprise Content Management (ECM)", de origen anglosajón, ya que hoy en día, las empresas manejan documentación de todo tipo, como ya dijimos, sea que se trate de textos, vídeos, imágenes o planos, entre otras..

Estos software de gestión documental, se pueden clasificar según la complejidad de los mismos y, entre ellos, encontramos, por ejemplo, los administradores de archivos.

Pero, aún no hemos contestado la pregunta del título... ¿Por qué un software de gestión documental es imprescindible para cualquier empresa?

No importa el tamaño que pueda tener la empresa, sea grande, o pequeña o mediana, hoy en día todas trabajan con una gran cantidad de información documentada digitalmente. En esa información, están contenidos todos los datos de la empresa en sus distintas áreas. Por ese motivo, para conocer las bases de la empresa, asegurar su supervivencia y crecimiento, debe tener un software de gestión de documental, fundamental para poder organizarse, para mantener el orden interno y para poder relacionar todos los datos entre sí, de una manera ágil, debiendo encontrarse todos esos datos, actualizados permanentemente.

De esa manera, la empresa siempre crecerá.

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