Qué es Smart Working y cómo mejora la productividad en teletrabajo

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Claves del Smart working: el trabajo inteligente en la era digital

El mundo laboral está experimentando unos cambios sin precedentes con la transformación digital. Desde nuevos modelos de trabajo a la gestión del talento. Una de las tendencias más destacadas es el Smart Working o trabajo inteligente. 

¿Qué significa realmente este término? A diferencia del teletrabajo, que simplemente se refiere a trabajar fuera de una oficina tradicional, el Smart Working va más allá, enfocándose en cómo se realiza el trabajo más que en dónde se realiza.

El Smart Working es una filosofía laboral que combina flexibilidad, autonomía y tecnología para crear un espacio de trabajo más eficiente y adaptado a las necesidades individuales de cada empleado. 

Se centra en aprovechar las herramientas tecnológicas disponibles y las metodologías de trabajo más avanzadas para optimizar la productividad y el bienestar del empleado.

Las empresas que implementan el Smart Working suelen registrar un aumento en la productividad y en la atracción del talento, una mayor satisfacción de los empleados y una reducción de costos operativos.

 

¿Qué es el Smart Working y en qué se diferencia del teletrabajo?

Definición de Smart Working

El Smart Working es una metodología de trabajo que se centra en la flexibilidad, la autonomía y la eficiencia, aprovechando al máximo las tecnologías digitales y los nuevos modelos de trabajo; en concreto, el teletrabajo.

Pero va más allá de simplemente trabajar desde casa o desde una ubicación remota; se trata de cómo se realiza el trabajo, cómo se mide y cómo se entrega.

Mientras que el teletrabajo es una respuesta a la necesidad de flexibilidad en la ubicación del desempeño, el Smart Working es una estrategia más amplia que busca transformar la forma en que se realiza el trabajo en sí, haciendo que sea más eficiente, flexible y adaptado a las necesidades del mundo digital actual.

 

Características del Smart Working

  • Flexibilidad en el lugar y el horario de trabajo: el Smart Working lleva la flexibilidad del remoto al siguiente nivel, permitiendo a los empleados elegir no solo dónde, sino también cuándo trabajan, siempre que cumplan con sus objetivos y responsabilidades.
  • Uso intensivo de tecnología: se basa en herramientas digitales avanzadas que permiten la colaboración en tiempo real, la gestión de proyectos, la comunicación y otras tareas esenciales, independientemente de la ubicación del empleado.
  • Orientación a resultados: a diferencia del enfoque tradicional basado en horas trabajadas, el Smart Working se centra en los resultados y objetivos alcanzados.
  • Autonomía y responsabilidad: se confía en que los empleados gestionen su propio tiempo y tareas, dándoles más control sobre su trabajo diario.
 
 
El Smart Working es una nueva forma de trabajar, que combina lo mejor de la tecnología con un enfoque humano centrado en la flexibilidad, la confiazna en el trabajador y la eficiencia. Descubre sus ventajas para mejorar tu productividad cómo las empresas pueden implementarlo con éxito.
 

Historia y evolución: cómo y por qué surgió este nuevo modelo de trabajo

El concepto de Smart Working, aunque parece moderno, tiene sus raíces en las transformaciones laborales que han tenido lugar en las últimas décadas. Antes de la revolución digital, el trabajo se realizaba principalmente en lugares físicos específicos, como fábricas y oficinas. La presencia era esencial, y la idea de trabajar desde cualquier otro lugar era impensable para la mayoría de las profesiones.

Fue con el desarrollo de internet y la globalización cuando comenzó a surgir la posibilidad del trabajo en remoto. Las empresas empezaron a experimentar con el teletrabajo y el trabajo híbrido, y a conectar equipos en diferentes regiones geográficas.

Los cambios en las expectativas de los empleados más jóvenes, que buscan una mayor flexibilidad horaria y conciliación de la vida personal, junto con su condición de nativos digitales, impulsaron a las empresas a reconsiderar sus estructuras laborales tradicionales. A raíz del COVID-19, muchas tuvieron que adaptarse rápidamente a equipos en remoto, y descubrieron los beneficios de un enfoque más flexible y orientado a resultados.

El Smart Working se ha consolidado como una tendencia dominante en el mundo laboral. Las empresas que adoptan este enfoque no solo buscan herramientas tecnológicas, sino también cambios culturales y organizativos que apoyen una forma de trabajar más autónoma y basada en resultados.

 

Beneficios del Smart Working: ventajas para empresas y empleados

Ventajas para las empresas

  1. Aumento de la motivación y la productividad. Al centrarse en objetivos y resultados en lugar de horas trabajadas, las empresas experimentan un aumento en la productividad y eficiencia de sus empleados.
  2. Reducción de costos. Al permitir el trabajo remoto, las empresas pueden ahorrar en costos asociados con el espacio de oficina, servicios públicos, y otros gastos operativos.
  3. Fidelización y atracción de talento. La flexibilidad y la autonomía asociadas al Smart Working son atractivas para muchos profesionales, lo que ayudar a atraer y retener a los mejores talentos.
  4. Adaptabilidad. Facilita la adaptación a cambios y desafíos del mercado, ya sea una crisis global o cambios en el mercado.
  5. Diversidad e inclusión. Al eliminar barreras geográficas, las empresas tienen la oportunidad de contratar a personas de diferentes culturas, antecedentes y habilidades, enriqueciendo su diversidad.
 

Ventajas para los empleados

  1. Flexibilidad. Tienen la libertad de elegir dónde y cuándo trabajan, lo que les permite equilibrar y conciliar mejor sus responsabilidades laborales y personales.
  2. Bienestar. Al evitar desplazamientos diarios y tener un lugar de trabajo más controlado, se reduce el estrés y aumenta la calidad de vida.
  3. Autonomía. El Smart Working confía en la responsabilidad individual, permitiendo a los empleados tomar decisiones sobre cómo abordar sus tareas y proyectos.
  4. Desarrollo profesional: Al trabajar en un entorno más orientado a resultados, tienen más oportunidades de demostrar su valor y habilidades, lo que facilita el crecimiento profesional.
  5. Conexión global. El Smart Working a menudo implica colaborar con equipos y clientes de todo el mundo, lo que brinda a los empleados una perspectiva global y la oportunidad de aprender sobre diferentes culturas y mercados.
 
 
El Smart Working no sería posible sin la tecnología adecuada. Las herramientas digitales y el software empresarial han revolucionado la forma en que trabajamos, permitiendo la colaboración y la eficiencia desde cualquier lugar.
 

Herramientas para el Smart Working: del software de RRHH al control de proyectos

Para implementarlo, debes tener en cuenta estas herramientas:

1. Comunicación remota

En un entorno de Smart Working, la comunicación es esencial para mantener a los equipos conectados y alineados con los objetivos.

Software de recursos humanos con Portal del Empleado, plataformas de videoconferencia y el chat interno son claves para facilitar la comunicación y el trabajo colaborativo.

2. Gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos y los gestores de tareas son dos herramientas fundamentales para trabajar con productividad.

Permiten la planificación, el seguimiento y la ejecución de tareas en tiempo real. Estos sistemas facilitan la colaboración entre equipos y departamentos, el registro en avances o imprevistos en los proyectos y la medición de resultados.

 

3. Cloud computing

Las plataformas online facilitan el acceso a los datos de la empresa desde cualquier lugar y la cooperación entre equipos. 

Ya sea un programa de facturación, CRM online, software ERP, una aplicación de control horario o cualquier otro sistema de gestión que utilice la empresa, la nube permite un acceso a todos los miembros del equipo, sin importar dónde se encuentren y en tiempo real.

Además, las suites de ofimática online y los sistemas de almacenamiento en la nube permiten la edición simultánea de documentos.

Los sistemas de gestión documental organizan y digitalizan todos los archivos y el software de firma digital permite la firma de trámites comerciales y laborales a distancia.

 
 

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Preguntas: 1/8

Consejos para trabajar de forma inteligente, ¿cómo se aplica el Smart Working?

Organización y planificación

La base del Smart Working radica en una organización meticulosa y una planificación efectiva. Estos son aspectos cruciales para garantizar que se maximice la productividad sin sacrificar la calidad del trabajo.

  • Metas SMART. Asegúrate de que tus objetivos sean Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y Temporales.
  • Priorización. Utiliza técnicas como la matriz de Eisenhower para determinar qué tareas son urgentes e importantes.
  • Revisión regular. Dedica tiempo cada semana o mes para revisar y ajustar tus metas según las necesidades cambiantes.
  • Utiliza métodos de gestión del tiempo. Como la técnica Pomodoro, trabaja intensamente durante 25 minutos y luego toma un descanso de 5 minutos; el Time blocking, dedica bloques específicos de tiempo para tareas específicas; y listas de tareas.
 

Establecer límites entre el trabajo y la vida personal

Con la creciente adopción del trabajo remoto y el Smart Working, es esencial mantener una separación clara entre el trabajo y el tiempo personal para garantizar el bienestar y evitar el agotamiento.

  • Espacio dedicado. Si es posible, establece un área de trabajo específica dentro de tu hogar que esté separada de las áreas de descanso y ocio.
  • Horarios fijos. Aunque el Smart Working ofrece flexibilidad, es útil tener un horario de inicio y finalización de cada jornada para mantener una rutina.
  • Desconexión digital. Evita revisar correos electrónicos o mensajes de trabajo fuera de tus horas de trabajo.
 
 

Smart Working en España: aspectos legales y capacitación de empleados

El Smart Working es una modalidad de trabajo que ha ganado relevancia en los últimos años, ha llevado a muchos países a establecer regulaciones específicas para garantizar los derechos de los trabajadores y las obligaciones de los empleadores, como la Ley de Teletrabajo en España

De acuerdo a esta normativa, los contratos de trabajo deben especificar las condiciones bajo las cuales se llevará el trabajo remoto, incluyendo horarios, herramientas proporcionadas por la empresa y cualquier compensación adicional.

Para poder garantizar la confidencialidad de la información de la empresa y cumplir con la ley de protección de datos, es importante proporcionar las herramientas necesarias para ello, como software de seguridad informática.

Por otro lado, la formación de los empleados y los líderes se vuelve esencial para garantizar que las organizaciones puedan aprovechar al máximo las ventajas del Smart Working. Es fundamental que los empleados conozcan y se sientan cómodos utilizando las nuevas tecnologías para comunicarse, colaborar y gestionar sus tareas. Las sesiones de capacitación serán imprescindibles.

Apostar por un liderazgo consciente en la gestión de equipos es otro de los pilares. Que sepan motivar a sus empleados, proporcionar feedback regular y reconocer los logros.  Además, en un entorno de Smart Working, es esencial tener programas de onboarding que transmitan la cultura y valores de la empresa a los nuevos empleados.

 

Desventajas del Smart Working y cómo superar sus desafíos

Aislamiento y falta de interacción social

El trabajo remoto o flexible en ocasiones se relaciona con una sensación de aislamiento, ya que los empleados pueden perder el contacto diario con sus compañeros y el ambiente de oficina.

Cómo mantener el contacto:

  • Reuniones virtuales regulares: establecer reuniones semanales para que los equipos se conecten y compartan actualizaciones en el desarrollo de sus competencias.
  • Espacios de chat informales: crea canales de chat para temas no laborales, donde los empleados puedan compartir intereses comunes, fotos, o simplemente charlar.
  • Encuentros presenciales periódicos: si es posible, organizar reuniones presenciales mensuales o semestrales fortalece los lazos del equipo.
 

Procrastinación y distracción

Mantener la motivación y la productividad es esencial para el éxito del Smart Working.

Para vencer la procrastinación y mantener la motivación es importante llevar una buena organización del trabajo y gestionar de manera efectiva el tiempo de acuerdo a los consejos que acabamos de ver.

Establecer rutinas diarias productivas es otra gran solución, con acciones específicas para comenzar bien el día, como hacer ejercicio o meditar, cumplir el horario de trabajo que nos hemos impuesto y tomar descansos regulares para estirarse, caminar o simplemente desconectar brevemente.

 
 

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