Software de organización de eventos: todas las soluciones a tu alcance

En función del tipo de acto que suela realizar tu empresa, necesitarás un sistema con unas prestaciones determinadas. Con un software para la organización eventos serás capaz de llevar a cabo todo el proceso de ideación, planificación y ejecución de todos tus actos. Y por ende, tus invitados quedarán más que satisfechos, hecho que siempre beneficiará a tu marca o empresa. En SoftDoit queremos darte todos los detalles para que seas capaz de elegir el mejor software de eventos para tu organización. ¿Te quedas a descubrirlos?

 
 
Nuestro comparador para Software de Organización de eventos

Si buscas un software empresarial, podemos ayudarte a seleccionar el mejor para tu empresa. Rellena la información del siguiente formulario para encontrar el mejor Software de Organización de eventos para tu empresa.

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¿Estás buscando un software para la organización y gestión de eventos? ¿Quieres planificar todos los futuros acontecimientos de tu negocio de manera sencilla? Con el programa adecuado serás capaz de gestionar cualquier evento y cuidar al máximo cada detalle.  Completa ahora el cuestionario que encuentras a la derecha, y en pocos minutos recibirás tu ranking personalizado, gratuito y neutral con los software más ajustados a tu tipo de actividad. ¿A qué esperas?

Funcionalidades del software de organización de eventos

Estas son las funcionalidades que puedes encontrar en un software dedicado a la organización de eventos:

  • Registro en línea
    Podrás customizar el registro de los participantes para ahorrarles tiempo y a la vez mejorarles la experiencia como usuarios.
  • Editor de sitios web
    Destaca y resalta la imágen de tu evento al construir un buen sitio web. Tendrás toda la autonomía necesaria sin necesidad de altos conocimientos técnicos para administrarlo y ajustarlo a tus necesidades.
  • Check in
    Ahórrate las colas en la entrada de tu evento y entrega una experiencia de registro sin stress a tus participantes. El módulo de check in/registro te ayudará agilizando el ingreso a tu evento.
  • Seating
    Si necesitas asignar asientos en tu evento, respetar un tipo de protocolo o sentar juntos a un grupo de personas, este módulo te ayudará a ahorrar mucho tiempo y evitar errores humanos.
  • Agenda
    Es muy común que tu evento tenga una gran variedad de actividades, o que para realizarlo tengas que planear antes algunas reuniones. Si tu software incluye una agenda integrada con el resto de programas, te ayuda a gestionar todas las actividades de manera eficiente.
 

La automatización de procesos es fundamental para el buen desarrollo y gestión de un evento.

 
  • Facturas y pagos

A través del mismo software puedes llegar a recaudar el dinero de las inscripciones de tu evento. También puedes configurar tus facturas para que se envíen de manera automática una vez los pagos son realizados, y consultar la salud de tu contabilidad.

  • Correos masivos

Si quieres publicitar tu evento eficientemente, seguramente debas enviar muchos emails. Una buena plataforma para eventos deberá integrar un poderoso motor de envíos masivos que te permita enviar correos a un target específico de tu audiencia con precisión quirúrgica.

  • Gestión de tipos de participantes y empleados

Tus eventos tienen audiencias diferentes, por ejemplo Visitantes, VIP's, Staff, Expositores y Speakers. Gestiona tantos tipos de clientes y empleados del evento como sean necesarios en base en los requerimientos de tu evento gracias a sus módulos CRM y control de empleados.

  • Validación de participantes

En algunos casos, es importante validar previamente los participantes que asistirán a tu evento. Permite que la audiencia se registre, y luego el software te podrá facilitará el proceso de aceptar o rechazar a cada uno de ellos. Esto te permitirá curar la calidad de tus participantes.

  • Encuestas
    Descubre cuál fué la percepción general de los diferentes tipos de participantes de tu evento enviándoles encuestas personalizadas. De esta forma podrás conocer qué  tan bien planeado estuvo tu evento en tiempo real.
 

Beneficios de utilizar un software para la organización de eventos

Todo esto es lo que un software para la organización de eventos puede hacer por ti:

 
  • Optimizar tiempos al permitir un proceso de inscripción sencillo y cómodo

Hoy en día inscribirse a lo que sea, un curso, un evento, un sorteo, un premio u otra actividad no se concibe sin un formulario online. Los usuarios demandan rapidez, facilidad y confirmación eficaz. Y esto, es lo que precisamente te permite un software para la organización de eventos.

  • Optimizar tiempos al gestionar los participantes de manera fácil y eficaz

Ya con las dos funcionalidades anteriores hemos contestado esta tercera, optimizar los tiempos de gestión de los participantes es importante. Cuando se organiza un evento, siempre hay que dedicar tiempo a la gestión de los participantes, pero también significa cuidar la gestión de incidencias: que todos reciban el email de confirmación, su código QR, etc.Y en esto también es importante ahorrar tiempo, pues el organizador, a través de un buen software, puede tener acceso a los datos las 24 horas del día desde cualquier lugar con Internet sin tener que estar solicitando que algún proveedor (generalmente de servicios web) te haga llegar el listado de inscritos.

  • Optimizar tiempos al automatizar tareas

Si lo que quieres es ahorrar tiempo, no hay nada como automatizar tareas que permitan que puedas dedicarte a otra cosa tales como hecho de enviar emails automáticos en función de lo que nuestro invitado al evento realice o interactúe como puede ser inscribirse, realizar un pago, solicitar una reunión, modificar sus datos, solicitar un hotel....

 

 
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Si cada vez que nuestros invitados/participantes realizan una acción, el organizador tuviera que agruparlos, segmentarlos, extraerlos y enviar un email, los tiempos de esta acción, a parte de los posibles errores humanos que se pueden cometer por el camino, serán elevadísimos. Un software realizará toda esta labor por ti sin que tengas que preocuparte de nada. Así que ve pensándolo ¿en qué vas a invertir el tiempo que te sobre?

  • Emitir facturas de forma automática
    Un software con un módulo de emisión de facturas es la solución perfecta para, con un par de clicks, poder crear y enviar de forma automática la factura a nuestros asistentes. Así, ahorrarás una cantidad de tiempo importante, sin tener que reforzar el departamento de contabilidad.
  • Integrar todas las gestiones de secretaría técnica online en un mismo lugar
    Evita contratar diferentes proveedores que mermen tu tiempo y energía. Con una llamada, todas las necesidades quedan resueltas; podrás crear desde la web de tu evento, registrar participantes, acreditarlos ágilmente, realizar networking real y estructurado, hasta crear la app del evento y un montón de utilidades más que te ahorrarán costes y tiempo en la gestión por la mera integración de todas las soluciones en un mismo lugar.
  • Evitar que se comentan errores humanos
    Gracias a la automatización de tareas, así como al propio software, evitaremos que se cometan errores humanos. Todo aquel proceso que incorpore el menor número posible de interacciones de personas será un proceso con una probabilidad mayor de estar libre de errores. De esta forma, podrías evitar desde enviar emails a personas erróneas, hasta organizar un networking donde agendes a la misma persona dos veces a la misma reunión. El control del evento a través de un software es mucho más seguro que cualquier cerebro, por bueno que este sea sea.
  • Obtener estadísticas e información en tiempo real
    Con un software online el acceso es total a toda la información numérica con sólo introducir un login/usuario y un password. Podremos acceder a todas las estadísticas (total de inscritos, emails enviados, personas que se apuntan a una actividad, personas que participan en networking, total de personas acreditadas, etc.). Tener acceso en tiempo real a las estadísticas de nuestro evento, nos permitirá también poder tomar decisiones acertadas siempre en el momento correcto.
  • Dar una buena imagen al cliente o asistente final
    Utilizar el correcto software para la organización de eventos, además de serte útil en la gestión, te permitirá ofrecer a tus invitados la última tecnología en eventos, ya que permitirá a los interesados registrarse a los eventos desde la comodidad de su smartphone.
  • Ayudarte a ser sostenible
    Un software ayuda a la sostenibilidad y a hacer un uso responsable de los recursos.
 

Consigue ahora tu ranking gratuito con los mejores software para organizar eventos

Para encontrar el software para la organización y gestión de eventos que mejor se adapta a lo que estás buscando, solo tienes que rellenar el breve cuestionario que encontrarás en esta página. Nuestro comparador analizará las principales características de tu negocio y te ofrecerá un ranking gratuito con los tres proveedores de que ofrecen exactamente la solución que necesitas. El objetivo de SoftDoit es ayudar a las empresas a elegir el software con éxito, además de ahorrarles cientos de horas de búsqueda y reuniones innecesarias. Así que, no te lo pienses más y completa ahora el formulario. ¡Recuerda que es gratuito!