Los 5 mejores Software para Eventos: contactos, comunicación y agenda en una única plataforma

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Software para eventos: gestión de actos culturales, conciertos, ferias y congresos

Las empresas de eventos tienen como clientes a particulares o instituciones públicas que desean organizar un evento, como fiestas, conferencias, ferias, congresos, conciertos, actos culturales, actuaciones, eventos virtuales, etc. Estas compañías deben trabajar de forma coordinada y garantizar la máxima precisión a la hora de prestar sus servicios y satisfacer tanto a sus clientes como a los asistentes.

En plena era digital, el público demanda rapidez y facilidad: aplicaciones online para el registro en eventos, emails automáticos de confirmación, código QR para acceso al evento, promociones personalizadas, omnicanalidad en las interacciones, etc.

Puntos clave del software para eventos

  • Un software de organización de eventos es una herramienta fundamental para este sector, ya que permite centralizar en una única aplicación todas las herramientas de gestión y comunicación necesarias para la organización de eventos.
  • Un software para eventos (Event Management) es una solución CRM para eventos, que integra las últimas tecnologías digitales para facilitar el éxito de sus servicios, mejorar su organización y la satisfacción del público.
  • Entre sus funcionalidades, destaca el software para venta de entradas, fundamental muchas veces en la gestión de eventos.
  • Además del CRM para eventos, también podemos encontrar software para empresas de ocio.
 
Un software para eventos permite organizar tu estrategia comercial con eficiencia, gestionar tus relaciones con clientes actuales y potenciales, fidelizarlos, comunicarte con inmediatez con los asistentes y organizar los proyectos de la empresa.
 

Los mejores software de organización de eventos: TOP 5 de CRM para eventos de 2023

 

Fourvenues es un intuitivo software de organización de eventos que reemplaza los procesos manuales de las empresas del sector.

Con Fourvenues podrás controlar la lista de invitados de cualquier evento que realices y centralizarla para poder recepcionarlos desde cualquier dispositivo móvil.

También gestionar la venta de entradas online sin necesidad de tener página web y reducir colas agilizando el proceso de Check-in.

Con este software de eventos conseguirás gestionar las mesas y reservas con planos personalizados de planta, conocer toda la información necesaria sobre tus clientes y ofrecer un servicio personalizado con el CRM para eventos integrado.

Además, lograrás aumentar la presencia de tu negocio online creando tu propia página web de forma gratuita.

Esta plataforma ofrece información en tiempo real sobre facturación, porcentajes de asistencia y eficiencia de los empleados. Recibirás informes automáticos que te ayudarán a escoger mejores estrategias para lograr tus objetivos.

 
Fourvenues
 

Yumiwi es un software para eventos que te permitirá sacar el máximo partido a los datos de tus asistentes gracias a su análisis inteligente (Smart Event Data), y así conocer mejor a tu público y mejorar tu estrategia de mercado.

La plataforma Yumiwi es capaz de registrar y centralizar todos los datos que se generan alrededor de la organización de un evento, ya sea a través de registros, acceso, comentarios en redes sociales, encuestas, valoraciones… en general, datos de todos los puntos de contacto con el asistente y se integra con tu CRM.

De esta forma, es capaz de capturar y procesar una enorme cantidad de datos generados por los asistentes, analizarlos y limpiarlos para convertirlos en información de valor para la empresa y su estrategia de marca.

 
Yumiwi
 

Berrly es un CRM para eventos que te permite crear eventos, vender entradas, verificar la asistencia y controlar el aforo

Un software de gestión de eventos con una sencilla e intuitiva agenda de actividades y una potente base de datos de socios o clientes.

Con el CRM para eventos de Berrly podrás enviar notificaciones y recordatorios de las actividades de forma masiva o a grupos segmentados, y los asistentes podrán realizar una confirmación online de su participación.

Genera listas de asistencia automatizada con el registro de asistencia al evento, aplica etiquetas para añadir opciones extra de control (invitados, acceso en coche, etc.) y genera historial de actividades de cada socio.

Además, Berrly dispone de sistema digital de venta de entradas mediante código QR, de una app móvil para escanearlas y validarlas en los accesos y de una herramienta para realizar un mapeo digital del recinto para generar planos con sectores y localidades.

 
Berrly para gestión de eventos
 

Eventplanner

Software de organización de eventos práctico y sencillo.

Eventplanner te permite, a través de un planificar tipo tablero, crear y organizar tus eventos visualmente, mediante elementos de arrastrar y soltar.

Con este software de eventos podrás agregar listas de tareas y asignarlas, generar un checklist y administrar las llamadas que tienes que realizar.

Además, también podrás gestionar presupuestos y hacer un seguimiento de cobros y pagos.

 
Eventplanner
 

Eventbrite

Eventbrite es un software de planificación de eventos con las herramientas que necesitas para mejorar la rentabilidad del negocio y la satisfacción de tus clientes.

Con Eventbrite podrás crear un sitio web personalizado del evento para realizar registros de los asistentes y vender entradas. 

Desde la propia plataforma, podrás automatizar el envío de notificaciones del evento con información, invitaciones o recordatorios.

La venta de entradas se registra en tiempo real, y se puede integrar en redes sociales. Realiza el seguimiento de confirmaciones de asistencia para un perfecto control del evento.

Eventbrite genera mapa de butacas, encuestas y feedback de comentarios, promociones y reembolsos.

 
Eventbrite
 

Descubre SIN COSTE el mejor Software de Organización de Eventos para tu empresa

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Herramientas de un CRM para eventos

 
Un software para eventos integra aplicaciones para llevar a cabo campañas de comunicación y marketing para interactuar con el público, recordar eventos, ofrecer servicios, enviar promociones, etc.
 
 

Aplicaciones del software para eventos

Aplicaciones online para eventos

Un software de organización de eventos facilita la integración de la herramienta con tu sitio web para permitir el registro online de los asistentes o la reserva de salones, entradas, salas, etc. Los actuales software para eventos también incluyen una app para clientes, y que estos puedan realizar el check-in mediante código QR desde su teléfono móvil, subir comentarios, recibir notificaciones, nuevos eventos, etc.

Control y registro de asistentes

Un CRM para eventos automatiza el registro de asistentes y la reserva de entradas para poder analizar la eficacia de tus acciones comerciales, la rentabilidad de cada evento o los más atractivos.

Agenda de eventos

Es muy común que tu evento tenga una gran variedad de actividades, o que para realizarlo tengas que planear antes algunas reuniones. El software para eventos incluye una agenda que te ayuda a gestionar todas las actividades de manera eficiente.

 

Módulo de facturación de eventos

El mismo software para eventos cuenta con su propio programa de facturación para automatizar la creación y envío de presupuestos y facturas.

Correos masivos y sms

Si quieres publicitar tu evento eficientemente, seguramente debas enviar muchos emails y mensajes. Una buena plataforma para eventos deberá integrar un motor de envíos masivos que te permita enviar correos a un target específico de tu audiencia con precisión.

Gestión de accesos, participantes y empleados

Tus eventos tienen audiencias diferentes, por ejemplo Visitantes, VIP's, Staff, Expositores o Speakers. Gestiona tantos tipos de clientes y empleados del evento como sean necesarios en base en los requerimientos de tu evento.

Encuestas automatizadas

Descubre cómo fue la aceptación de los diferentes tipos de participantes de tu evento enviándoles encuestas personalizadas.

 
 

Ventajas del software para eventos

  1. Gestionar las bases de datos de clientes y proveedores:
    Un software para eventos permite gestionar y segmentar las base de datos de clientes y proveedores de manera eficiente. De este modo, es posible diferenciar entre público objetivo, potenciales clientes o contactos actuales. Estos parámetros se pueden personalizar con las necesidades de cada empresa para desarrollar estrategias de marketing y ventas más efectivas.
  2. Organizar la agenda de eventos:
    Con un software de gestión de eventos es posible gestionar el calendario de actividades y compartir la agenda con el resto de miembros del equipo. De este modo se puede obtener una visión global de los próximos eventos y filtrar la búsqueda de eventos por proveedor o cliente.
  3. Realizar de manera automática campañas de marketing:
    Un CRM para eventos integra herramientas para diseñar y enviar campañas comerciales, tanto para los clientes que hayan contratado los servicios de la empresa de eventos y para los potenciales clientes. Además, ofrece la posibilidad de lanzar campañas y enviar recordatorios más personalizadas según los intereses concretos de los contactos.
  4. Gestionar las incidencias y crear canales de comunicación:
    Una aplicación para organización de eventos también permite registrar todo tipo de incidencias y realizar un seguimiento para gestionar su resolución en el menor tiempo posible, ya que un CRM para empresas de eventos cuenta con herramientas de ticketing para gestión de incidencias.
  5. Obtener informes y análisis para mejorar la toma de decisiones:
    Con un software para eventos puedes obtener informes con datos relevantes del negocio de forma periódica. Así es posible conocer el estado de la empresa, así como recopilar información sobre los eventos previos o el registro de actividades, entre otras cosas. De este modo la toma de decisiones será mucho más fácil y acertada.
 
Ventajas de utilizar un software de eventos
 

Cuál es el mejor software de organización de eventos para tu negocio

Ahora que ya conoces todas las ventajas de un software para eventos, solo te falta descubrir cuál es la plataforma de organización de eventos de cuerdo a las características de tu negocio.

Rellena el formulario que aparece en esta misma página y obtendrás un ranking personalizado y gratuito con los software para eventos que mejor se adapta a tu empresa. ¡No tardarás ni un minuto!

 
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