Software de organización de eventos: mejora tu gestión de contactos, comunicación y agenda

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Software para eventos: actos culturales, celebraciones, conciertos, ferias y congresos

Las empresas de eventos tienen como clientes a particulares o instituciones públicas que desean organizar un evento, como fiestas, conferencias, ferias, congresos, conciertos, actos culturales, actuaciones, eventos virtuales, etc. Estas compañías deben trabajar de forma coordinada y garantizar la máxima precisión a la hora de prestar sus servicios y satisfacer tanto a sus clientes como a los asistentes.

En plena era digital, el público demanda rapidez y facilidad: aplicaciones online para el registro en eventos, emails automáticos de confirmación, código QR para acceso al evento, promociones personalizadas, omnicanalidad en las interacciones, etc.

Puntos clave del software para eventos

  • Un software de organización de eventos es una herramienta fundamental para este sector, ya que permite centralizar en una única aplicación todas las herramientas de gestión y comunicación necesarias para la organización de eventos.
  • Un software para eventos es, en concreto, un CRM para eventos, que integra las últimas tecnologías digitales para facilitar el éxito de sus servicios y la satisfacción del público.
  • También podemos encontrar software para empresas de ocio.
 

Herramientas de un CRM para empresas de eventos

 
Un software para eventos integra aplicaciones para llevar a cabo campañas de comunicación y marketing para interactuar con el público, recordar eventos, ofrecer servicios, enviar promociones, etc.
 
 
Un software para eventos permite organizar tu estrategia comercial con eficiencia, gestionar tus relaciones con clientes actuales y potenciales, fidelizarlos, comunicarte con inmediatez con los asistentes y organizar los proyectos de la empresa.
 

Principales aplicaciones del software de organización de eventos

Aplicaciones online para eventos

Un software de organización de eventos facilita la integración de la herramienta con tu sitio web para permitir el registro online de los asistentes o la reserva de salones, entradas, salas, etc. Los actuales software para eventos también incluyen una app para clientes, y que estos puedan realizar el check-in mediante código QR desde su teléfono móvil, subir comentarios, recibir notificaciones, nuevos eventos, etc.

Control de asistentes

Automatiza el registro y la reserva de entradas en cada evento para poder analizar la eficacia de tus acciones comerciales, la rentabilidad de cada acto o los más atractivos para el público.

Agenda de eventos

Es muy común que tu evento tenga una gran variedad de actividades, o que para realizarlo tengas que planear antes algunas reuniones. El software para eventos incluye una agenda que te ayuda a gestionar todas las actividades de manera eficiente.

 

Módulo de facturación de eventos

El mismo software para eventos cuenta con su propio programa de facturación para automatizar la creación y envío de presupuestos y facturas.

Correos masivos y sms

Si quieres publicitar tu evento eficientemente, seguramente debas enviar muchos emails y mensajes. Una buena plataforma para eventos deberá integrar un motor de envíos masivos que te permita enviar correos a un target específico de tu audiencia con precisión.

Gestión de accesos, participantes y empleados

Tus eventos tienen audiencias diferentes, por ejemplo Visitantes, VIP's, Staff, Expositores o Speakers. Gestiona tantos tipos de clientes y empleados del evento como sean necesarios en base en los requerimientos de tu evento.

Encuestas automatizadas

Descubre cómo fue la aceptación de los diferentes tipos de participantes de tu evento enviándoles encuestas personalizadas.

 
 

Ventajas del software para eventos

  1. Gestionar las bases de datos de clientes y proveedores:
    Un software para eventos permite gestionar y segmentar las base de datos de clientes y proveedores de manera eficiente. De este modo, es posible diferenciar entre público objetivo, potenciales clientes o contactos actuales. Estos parámetros se pueden personalizar con las necesidades de cada empresa para desarrollar estrategias de marketing y ventas más efectivas.
  2. Organizar la agenda de eventos:
    Con un software de organización de eventos es posible gestionar el calendario de actividades y compartir la agenda con el resto de miembros del equipo. De este modo se puede obtener una visión global de los próximos eventos y filtrar la búsqueda de eventos por proveedor o cliente.
  3. Realizar de manera automática campañas de marketing:
    Un CRM para eventos integra herramientas para diseñar y enviar campañas comerciales, tanto para los clientes que hayan contratado los servicios de la empresa de eventos y para los potenciales clientes. Además, ofrece la posibilidad de lanzar campañas y enviar recordatorios más personalizadas según los intereses concretos de los contactos.
  4. Gestionar las incidencias y crear canales de comunicación:
    Una aplicación para organización de eventos también permite registrar todo tipo de incidencias y realizar un seguimiento para gestionar su resolución en el menor tiempo posible, ya que un CRM para empresas de eventos cuenta con herramientas de ticketing para gestión de incidencias.
  5. Obtener informes y análisis para mejorar la toma de decisiones:
    Con un software para eventos puedes obtener informes con datos relevantes del negocio de forma periódica. Así es posible conocer el estado de la empresa, así como recopilar información sobre los eventos previos o el registro de actividades, entre otras cosas. De este modo la toma de decisiones será mucho más fácil y acertada.
 
Ventajas de utilizar un software de eventos
 

Cuál es el mejor software de organización de eventos para tu negocio

Ahora que ya conoces todas las ventajas de un software para eventos, solo te falta descubrir cuál es la plataforma de organización de eventos de cuerdo a las características de tu negocio.

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