Power Automate vs Make vs Zapier: la guía definitiva para automatizar tus operaciones

¿Qué son Power Automate, Make y Zapier y por qué importan en operaciones?

Las plataformas de automatización permiten conectar aplicaciones, sistemas y bases de datos para que trabajen de forma coordinada sin intervención manual constante. En operaciones, esto significa menos errores humanos, procesos más rápidos y equipos liberados de tareas repetitivas para centrarse en decisiones estratégicas.

Power Automate es la herramienta de automatización de Microsoft, integrada en su Power Platform. Está pensada para empresas que ya usan Microsoft 365, Dynamics 365 o Azure, y destaca por sus capacidades de gobierno corporativo, seguridad y automatización robótica de procesos (RPA).

Make (antes Integromat) apuesta por la automatización visual avanzada. Su interfaz tipo diagrama de flujo permite diseñar escenarios complejos con múltiples ramas, condiciones y manejo detallado de errores. Es la opción preferida cuando necesitas orquestar procesos que involucran varios sistemas y requieren lógica sofisticada.

Zapier es el pionero de la automatización no-code. Con más de 7.000 integraciones disponibles, permite a usuarios sin conocimientos técnicos crear conexiones rápidas entre aplicaciones. Su filosofía es la simplicidad: conectar app A con app B de la forma más directa posible.

Para operaciones, la diferencia fundamental está en el tipo de procesos que necesitas automatizar. Si tu empresa vive dentro del ecosistema Microsoft y necesitas controles estrictos de seguridad, Power Automate es una apuesta natural. Si tus procesos son complejos, con muchas excepciones y necesitas visibilidad total del flujo, Make te dará esa capacidad. Y si lo que buscas es velocidad de implementación y conectar herramientas muy variadas sin complicaciones, Zapier cumple perfectamente.

Power Automate: la columna vertebral para entornos Microsoft

Power Automate funciona como el sistema de automatización nativo para empresas que ya tienen invertido en tecnología Microsoft. No es solo una herramienta más, sino una pieza fundamental de la Power Platform que se integra profundamente con todo el ecosistema.

Cuándo Power Automate es tu mejor opción

Si tu empresa usa Microsoft 365, SharePoint, Teams o Dynamics 365, Power Automate te permite automatizar sin salir de ese entorno. La autenticación es única (Single Sign-On), los permisos se gestionan desde Azure Active Directory y todo queda auditado bajo las mismas políticas de seguridad corporativa.

Es especialmente fuerte en estos escenarios operativos:

• Gestión de aprobaciones internas. Imagina que cada solicitud de compra superior a cierta cantidad debe pasar por tres niveles de aprobación. Power Automate te permite diseñar ese circuito completo: la solicitud se registra en SharePoint, se envían notificaciones automáticas por Teams o email a cada responsable, se actualizan estados y se archiva todo el historial. Para departamentos de compras, RRHH o finanzas, esto ahorra semanas de trabajo al año.
• Procesos documentales y cumplimiento normativo. Si necesitas generar contratos, facturas u órdenes de trabajo a partir de datos del CRM y almacenarlos correctamente etiquetados en SharePoint, Power Automate lo hace de forma nativa. Además, con AI Builder puedes extraer datos de documentos escaneados (facturas, albaranes) y enrutarlos automáticamente al departamento correcto.
• Automatización robótica (RPA) de sistemas legacy. Power Automate Desktop permite automatizar aplicaciones antiguas que no tienen API. Por ejemplo, pasar información de Excel a un sistema contable antiguo mediante simulación de clics y teclado. Esto es crítico en empresas industriales o con infraestructura heredada.

Ventajas reales en operaciones

La principal ventaja es la integración sin fricciones con herramientas que probablemente ya usas. No necesitas configurar autenticaciones complejas ni preocuparte por sincronizar usuarios. Todo funciona bajo el mismo paraguas de seguridad.

Además, Power Automate ofrece capacidades de gobierno muy superiores a sus competidores. Puedes establecer políticas de prevención de pérdida de datos (DLP), auditar quién crea qué flujos, y centralizar el control desde el centro de administración. Para empresas reguladas o con departamentos de IT exigentes, esto es fundamental.

Limitaciones que debes conocer

La curva de aprendizaje puede ser pronunciada si no estás familiarizado con el ecosistema Microsoft. La interfaz, aunque ha mejorado, sigue siendo menos visual e intuitiva que Make para flujos muy complejos.

Otro punto importante: los límites por licencia. Según el plan que tengas, hay restricciones en el número de ejecuciones diarias, acceso a conectores premium y capacidad de almacenamiento. Para procesos de alto volumen, esto puede significar costes adicionales.

Finalmente, aunque tiene muchas integraciones, para herramientas SaaS muy nicho Zapier suele tener más conectores disponibles.

Make: el orquestador visual para procesos complejos

Make es la opción que eligen equipos con cierta madurez técnica cuando necesitan automatizar procesos que tienen múltiples pasos, condiciones y excepciones. Su principal fortaleza es la capacidad de visualizar y controlar cada detalle del flujo.

Cuándo Make es tu mejor opción

Si tus procesos operativos involucran varios sistemas simultáneamente y necesitas manejar lógica compleja, Make te da esa capacidad. Su interfaz de canvas visual permite diseñar escenarios donde ves claramente cómo fluyen los datos, dónde hay bifurcaciones y qué pasa en caso de error.

Escenarios típicos donde Make destaca:

• Orquestación de pedidos entre múltiples sistemas. Un pedido entra por tu tienda online, Make valida el stock en el ERP, actualiza el CRM con los datos del cliente, genera una factura en tu sistema de contabilidad, notifica a logística y envía un email de confirmación al cliente. Todo en un único escenario visual donde puedes ver cada paso.
• Transformación y consolidación de datos. Si necesitas limpiar datos, normalizar formatos, enriquecer información con APIs externas y consolidar todo en un data warehouse o en Notion, Make te permite diseñar esas transformaciones paso a paso con total control.
• Integraciones personalizadas vía API. Cuando una herramienta no tiene conector nativo, Make permite trabajar directamente con APIs REST. Puedes enviar y recibir JSON, manejar autenticación OAuth y construir integraciones a medida sin escribir código.

Ventajas reales en operaciones

El canvas visual es extraordinariamente expresivo. Puedes mapear procesos complejos, mostrarlos a stakeholders no técnicos y depurar problemas viendo exactamente dónde falla el flujo.

Make ofrece lógica avanzada que incluye routers (para dividir flujos según condiciones), iteradores (para procesar listas de elementos), agregadores (para consolidar datos) y un manejo de errores muy granular. Esto significa que puedes diseñar automáticamente reintentos, rutas alternativas cuando algo falla y notificaciones específicas.

En términos de coste-beneficio, Make suele ser más generoso que Zapier en planes de entrada. Incluso con el plan gratuito obtienes 1.000 operaciones al mes, y los planes de pago ofrecen más capacidad por menos dinero en escenarios de alto volumen.

Limitaciones que debes conocer

Make requiere una mentalidad más técnica. Aunque es no-code, entender flujos complejos exige comodidad con conceptos como estructuras de datos, arrays y lógica condicional. No es la herramienta que entregarías a cualquier usuario de negocio sin formación previa.

También tiene un catálogo de apps menor que Zapier (alrededor de 1.200 frente a más de 7.000), aunque cubre la mayoría de herramientas empresariales habituales.

Finalmente, en entornos corporativos muy conservadores o con fuerte presencia Microsoft, puede encontrar más resistencia interna que Power Automate.

Zapier: rapidez y simplicidad para conectar tu stack SaaS

Zapier se ha ganado su posición de liderazgo siendo la opción más accesible para usuarios no técnicos que necesitan automatizar procesos rápidamente. Su filosofía es clara: que cualquier persona pueda crear automatizaciones útiles en minutos.

Cuándo Zapier es tu mejor opción

Si tu empresa usa un stack SaaS variado (CRM, herramientas de marketing, helpdesk, gestión de proyectos, etc.) y necesitas que equipos de negocio puedan crear sus propias automatizaciones sin depender de IT, Zapier es probablemente tu mejor aliado.

Escenarios donde Zapier brilla:

• Conexiones rápidas entre herramientas de negocio. Cuando entra una respuesta de formulario en Typeform, crear automáticamente un contacto en HubSpot, añadir una fila en Google Sheets con los datos y enviar una notificación a Slack. Todo esto se configura literalmente en 5 minutos.
• Integraciones con herramientas nicho. Zapier tiene conectores para prácticamente cualquier SaaS que uses, por específico que sea. Desde plataformas de scheduling hasta herramientas de diseño, pasando por servicios de SMS o webhooks personalizados.
• Automatizaciones de backoffice ligeras. Actualizar estados en bases de datos cuando cambia algo en otra herramienta, crear tareas de seguimiento automáticamente, sincronizar etiquetas entre sistemas o consolidar información de múltiples fuentes en un único lugar.

Ventajas reales en operaciones

El catálogo de más de 7.000 aplicaciones es imbatible. Prácticamente cualquier herramienta SaaS moderna tiene integración con Zapier, lo que significa que puedes conectar tu stack sin preocuparte por compatibilidad.

La interfaz es extremadamente sencilla. Un Zap se construye eligiendo un disparador (trigger) y una o más acciones. No necesitas entender conceptos técnicos complejos. Esto permite que equipos de marketing, ventas o soporte creen sus propias automatizaciones y ganen autonomía.

Además, Zapier tiene un ecosistema muy maduro: documentación abundante, plantillas predefinidas para casos de uso comunes y una comunidad enorme donde encontrar ayuda.

Limitaciones que debes conocer

El modelo lineal de Zaps funciona perfectamente para automatizaciones simples, pero se complica cuando necesitas lógica avanzada. Aunque Zapier ha añadido capacidades como paths y filters, no alcanza la flexibilidad de Make para procesos muy ramificados.

El coste puede escalar rápidamente. Zapier cobra por "tareas" (cada acción ejecutada). Si tienes muchos Zaps activos con alto volumen de eventos, la factura mensual puede crecer de forma significativa. Es importante monitorizar el consumo de tareas.

Finalmente, Zapier está menos orientado a RPA o integración con sistemas on-premise. Si necesitas automatizar aplicaciones de escritorio o conectar con infraestructura legacy, Power Automate es superior.

Cómo decidir: criterios prácticos según tu realidad operativa

La pregunta no es "cuál es mejor", sino "cuál es mejor para ti". Aquí tienes una serie de criterios concretos que te ayudarán a decidir.

Evalúa tu ecosistema tecnológico actual

¿Tu empresa ya tiene licencias de Microsoft 365 o Dynamics 365? ¿La mayoría de vuestros procesos críticos pasan por SharePoint, Teams o aplicaciones Microsoft? Si la respuesta es sí, Power Automate debería ser tu opción principal. Aprovecharás licencias existentes, mantendrás todo bajo el mismo gobierno de seguridad y evitarás fricciones de autenticación.

Por el contrario, si tu stack es muy heterogéneo (usas Google Workspace, Notion, Airtable, herramientas de marketing como Mailchimp, CRM como Pipedrive, etc.), Zapier o Make encajan mejor porque están diseñados para ese ecosistema multi-herramienta.

Analiza la complejidad de tus procesos

Si tus automatizaciones son principalmente conexiones directas tipo "cuando pasa X en la app A, haz Y en la app B", Zapier es la opción más rápida y económica. Es perfecta para procesos lineales sin muchas excepciones.

Si tus procesos tienen múltiples ramas condicionales, necesitas procesar listas de elementos, agregar datos de distintas fuentes o manejar errores de forma específica, Make te dará el control y la visibilidad que necesitas.

Y si necesitas automatizar flujos de aprobación complejos, generar documentos o integrar con sistemas legacy, Power Automate (especialmente con RPA) es superior.

Considera quién gestionará las automatizaciones

¿Quieres que usuarios de negocio sin conocimientos técnicos puedan crear automatizaciones? Zapier es la más accesible con diferencia. Cualquier persona con lógica básica puede configurar un Zap.

¿Tienes un equipo de operaciones con cierta base técnica que puede invertir tiempo en diseñar flujos complejos? Make es ideal para ese perfil. No necesitas programadores, pero sí personas cómodas con lógica y APIs.

¿Tu departamento de IT tiene requisitos estrictos de gobierno, seguridad y control? Power Automate cumple esos requisitos enterprise mejor que sus competidores.

Evalúa el modelo de costes según tu volumen

Para entender el coste real, no mires solo el precio de la licencia. Considera:

• Zapier puede parecer económico al inicio (plan gratuito con 100 tareas/mes), pero el consumo de tareas crece rápido. Si tienes procesos de alto volumen, los planes pueden llegar a varios cientos de dólares al mes.
• Make tiene un modelo más favorable para alto volumen. Con planes desde 9 dólares al mes y miles de operaciones incluidas, suele ser más económico que Zapier a igualdad de carga de trabajo.
• Power Automate tiene planes per-user (con límites de ejecuciones diarias) o per-flow (para flujos específicos de alto volumen). El coste dependerá de si ya tienes licencias Microsoft incluidas o necesitas adquirirlas específicamente.

Piensa en el futuro: escalabilidad y mantenimiento

A medida que tu empresa crece, ¿podrás escalar las automatizaciones fácilmente? ¿Qué pasa si necesitas migrar flujos entre entornos (desarrollo, producción)?

Power Automate ofrece capacidades enterprise de versionado, entornos separados y gobierno centralizado.

Make y Zapier son más limitados en este aspecto, aunque Make permite exportar e importar escenarios más fácilmente.

También considera el mantenimiento: ¿qué pasa cuando una integración cambia o una API se actualiza? Las tres plataformas mantienen sus conectores, pero Zapier tiene el ecosistema más maduro y estable.

Escenarios reales: qué elegir según el tipo de empresa

Veamos ejemplos concretos para aterrizar todo lo anterior.

Pyme con stack SaaS variado

Situación: Empresa de 20 personas que usa Google Workspace, HubSpot, Trello, Slack y Stripe. Necesitan automatizar el flujo de clientes desde captación hasta facturación.

Recomendación: Zapier como base + Make para procesos específicos.

Zapier cubrirá la mayoría de conexiones rápidas (nuevo lead en HubSpot → crear tarea en Trello → notificar en Slack). Es fácil de usar para el equipo y conecta todas sus herramientas.

Si surge algún proceso más complejo (por ejemplo, consolidar datos de ventas de múltiples fuentes y generar un informe semanal), pueden usar Make para ese caso específico.

Empresa mediana con ecosistema Microsoft

Situación: Empresa de 150 personas que usa Microsoft 365, SharePoint, Dynamics 365 y Teams. Necesitan automatizar aprobaciones, gestión documental y procesos de RRHH.

Recomendación: Power Automate como columna vertebral.

Todas las automatizaciones críticas deben ir por Power Automate: circuitos de aprobación de gastos, generación de contratos desde Dynamics, onboarding de empleados, etc. Aprovecharán licencias existentes y mantendrán todo bajo gobierno corporativo.

Si eventualmente necesitan conectar con alguna herramienta SaaS específica que Power Automate no cubra bien, pueden usar Zapier puntualmente.

Agencia digital con procesos complejos

Situación: Agencia de 30 personas que gestiona proyectos para múltiples clientes. Usan Notion, Airtable, herramientas de diseño, plataformas de email marketing y sistemas de facturación variados según el cliente.

Recomendación: Make como orquestador principal.

Make les permitirá diseñar flujos complejos que conectan todos esos sistemas, con lógica específica según el cliente o tipo de proyecto. Por ejemplo: cuando un proyecto cambia de fase en Notion, actualizar Airtable, notificar al equipo, generar factura si corresponde y enviar informe al cliente.

La capacidad visual de Make será clave para documentar procesos y formar a nuevos miembros del equipo.

E-commerce con alto volumen de pedidos

Situación: Tienda online que procesa cientos de pedidos diarios. Necesitan sincronizar entre Shopify, ERP de inventario, CRM, plataforma de email marketing y sistema de logística.

Recomendación: Make para orquestación + integraciones nativas donde existan.

Make puede orquestar todo el flujo: pedido → validación de stock → actualización de CRM → generación de albarán → notificación a logística → email al cliente. Su modelo de pricing por operaciones es más favorable que Zapier para alto volumen.

Es importante optimizar el flujo para minimizar operaciones innecesarias y usar webhooks en lugar de polling cuando sea posible.

Preguntas frecuentes sobre Power Automate, Make y Zapier

¿Puedo usar más de una plataforma simultáneamente?

Sí, y de hecho es bastante común. Muchas empresas usan Power Automate para procesos internos Microsoft, Zapier para conexiones rápidas con SaaS externos y Make para casos específicos complejos. Lo importante es tener claro qué herramienta se usa para qué y documentarlo.

¿Necesito conocimientos de programación para usar estas herramientas?

No necesitas saber programar, pero el nivel de conocimiento técnico varía. Zapier es accesible para cualquier usuario de negocio. Make requiere comodidad con lógica y conceptos como APIs. Power Automate está en un punto intermedio, aunque entender el ecosistema Microsoft ayuda mucho.

¿Qué pasa con la seguridad y privacidad de los datos?

Las tres plataformas cumplen estándares de seguridad empresarial (cifrado, SOC 2, GDPR). Power Automate destaca por su integración con Azure AD y capacidades de gobierno corporativo. Si manejas datos sensibles o estás en un sector regulado, revisa las certificaciones específicas de cada plataforma y configura correctamente permisos y políticas de acceso.

¿Cómo impacta en el coste total cuando escalamos?

El coste escala de forma diferente en cada plataforma. Zapier puede encarecerse rápido por el modelo de tareas. Make es más favorable para alto volumen de operaciones. Power Automate depende de si aprovechas licencias existentes o necesitas adquirir licencias premium. Haz proyecciones realistas del volumen mensual antes de comprometerte.

¿Puedo migrar automatizaciones de una plataforma a otra?

No hay migración automática entre plataformas. Si decides cambiar, necesitarás reconstruir los flujos en la nueva herramienta. Por eso es importante elegir bien desde el inicio, documentar tus automatizaciones y empezar con casos de uso no críticos para validar la plataforma antes de escalar.

Próximos pasos: cómo empezar con la automatización de operaciones

Ahora que conoces las fortalezas de cada plataforma, el siguiente paso es validar con tu realidad concreta. Te recomendamos este proceso:

Mapea tus procesos críticos. Identifica 3-5 procesos operativos que actualmente consumen mucho tiempo manual o generan errores frecuentes. Documenta cómo funcionan hoy: qué sistemas intervienen, qué personas están involucradas, dónde están los puntos de fricción.

Evalúa qué plataforma encaja mejor. Usa los criterios que hemos explicado: ecosistema tecnológico, complejidad de procesos, perfil de usuarios que gestionarán automatizaciones y modelo de costes.

Empieza con un piloto. No intentes automatizar todo de golpe. Elige un proceso específico, no crítico, y prueba a automatizarlo. Esto te permitirá validar la herramienta, formar al equipo y aprender sin riesgo.

Mide el impacto. Define métricas claras antes de empezar: horas ahorradas, reducción de errores, velocidad del proceso. Después del piloto, mide los resultados reales y ajusta.

Escala progresivamente. Una vez validado el piloto, extiende la automatización a procesos más críticos. Documenta cada flujo, establece responsables de mantenimiento y crea una biblioteca de automatizaciones reutilizables.

En SoftDoit ayudamos a empresas como la tuya a identificar qué procesos automatizar y con qué herramientas. Si necesitas orientación personalizada para tu caso específico, podemos analizar tu situación y recomendarte el camino más eficiente sin compromiso. La automatización bien hecha no es un gasto, es una inversión que libera tiempo de tu equipo para lo que realmente importa: hacer crecer el negocio.