La gestión de nóminas y contratos ante cambios laborales, legislativos y ERTES

En apenas unos meses ha habido tantos cambios en materia laboral y legislativa que ha desbordado a empresas y administraciones. Encajar negociaciones, convenios, tramitar ERTEs, ajustar turnos y horarios, revisar contratos, fomentar el teletrabajo, enviar formularios dentro de plazo… Han sido muchas acciones de golpe y sin previo aviso.

La gran diferencia a la hora de poder adaptarse a este nuevo escenario de gestión de personal ha sido, sin duda, el disponer en la empresa de la tecnología necesaria para establecer canales de comunicación con los empleados y el sector público, así como disponer de las soluciones de recursos humanos apropiadas para automatizar procesos y que se iban actualizando en función de los cambios.

 

Mejorar la experiencia del empleado, explicar su vinculación laboral, satisfacer su relación con la empresa o fomentar la atracción y el compromiso del talento no es posible hoy en día sin la tecnología adecuada.

Descubre cómo llevar a cabo una excelente gestión de personal y de nóminas a través de José Javier Mato, responsable de producto BAS Modula HR en Arión - Grupo Zucchetti; Maite Irizábal, socia y responsable del área de RRHH en Glezco Asesores y Consultores; Almudena Rodríguez, directora de Consultoría de Comunicación Interna en Grayling; y Tomás Labarga, abogado laboral.

Contratación en momentos de incertidumbre

Si hay algún término que pueda definir el actual escenario laboral en España, ese es incertidumbre. 2020 ha supuesto un varapalo a la estabilidad de los trabajadores, ha puesto contra la cuerda floja a muchos sectores y ha forzado a las empresas a gestionar de manera rápida y con continuos cambios su relación con los empleados. Pero este clima de expectación y de adaptación a las nuevas circunstancias no ha afectado a todas las empresas por igual.

Por un lado, ha sido determinante la actividad empresarial que llevaban a cabo. Como señala Maite Irizábal, responsable del área de Recursos Humanos en Glezco, consultoría especializada en el asesoramiento a pymes en temas laborales y contables, hay sectores totalmente castigados como hostelería, turismo y cultura; otros que han ido recuperándose poco a poco como la industria; y otros que se han reconvertido. “Tenemos clientes que, de hacer recambios para automoción, han pasado a fabricar gel hidroalcohólico en un periodo de tiempo muy pequeño”.

La capacidad para mantener a la plantilla teletrabajando ha sido otro pilar a la hora de afrontar el cambio, ya que hay empresas que por su actividad directamente no lo permiten, otras que sí pero no disponían del conocimiento o la tecnología para llevarlo a cabo, y otras que sí han sabido y podido fomentar el trabajo en remoto.

 

 

“Nuestro trabajo diario ha cambiado por completo. Hemos pasado de asesorar en materia de subvenciones o bonificaciones de contratación a hacerlo en cuanto a ERTEs, ajustes de plantilla y posibilidades de despido”, añade Irizábal.

Para Almudena Rodríguez, de la agencia Grayling, la vuelta a la normalidad no ha sido como se esperaba, y las empresas que se mantienen son las que han tomado el liderazgo de la comunicación desde sus cuadros directivos. “Han asumido que tienen que transmitir a sus empleados hacia dónde van, qué es lo que están haciendo, cómo se están reinventando o transformando y cómo van a abordar la situación de transparencia y de escuchar las necesidades de sus trabajadores”, explica esta experta en comunicación y recursos humanos.

En el caso de Tomás Labarga, esta situación de incertidumbre está un paso más allá, cercana al miedo. “El trabajador se está viendo sometido a una situación que le supera. Todavía no es terror ni pánico, aunque en algunos sectores ya han caído en ello. Reclamaciones, confusión administrativa, esperar largas colas, inseguridad...Por eso hay que tomar medidas para tranquilizar, motivar y comunicar, pero eficientemente, no haciendo marketing”, aclara el abogado laboralista.

 
 
El departamento de Recursos Humanos tiene que saber llevar la comunicación entre los diferentes niveles de la organización. Es fundamental que, en algo tan duro y poco claro como puede ser la nómina, pueda haber una comunicación, incentivos y motivación.

Tomás Óscar Labarga Gil, abogado laboral

 
En una pyme, el empresario es ese autónomo que tiene a cinco o diez trabajadores, que se ha visto solo a la hora de ponerse a pensar cómo hacer y presentar un ERTE. Han sufrido bastante más que las empresas que disponen de su propia área  de Recursos Humanos.

Maite Irizábal, socia y responsable del área de RRHH en Glezco Asesores y Consultores

 

Respuesta desigual entre pymes, grandes compañías y empresas digitalizadas

En cuanto a la gestión de nóminas, contratos y personal durante esta época de crisis, también podemos diferenciar dos situaciones según el tipo de empresas, ya que no es lo mismo para una pyme, en la que el empresario trata directamente con sus trabajadores, que para una empresa que ya dispone de un departamento de Recursos Humanos, que es quien centraliza y canaliza estos trámites.

“No es normal que carguen a las compañías con la interpretación de una normativa jurídica que no es clara y que se publiquen en el BOE de un día para otro. El SEPE se desbordó. No había forma de comunicarse con él. Y esa inseguridad, lógicamente, la sufre más la pequeña empresa que la grande” indica Tomás Labarga.

“No solo hemos visto diferencias entre las grandes y las pequeñas empresas, hemos visto mucha diferencia entre las que habían estado trabajando en mejorar sus procesos, en tener la comunicación como una prioridad, sistematizada, y disponían de un buen flujo para transmitir los mensajes de una manera rápida, ordenada”, subraya Almudena Rodríguez.

Esta tecnología se refiere al software de recursos humanos, a sus aplicaciones y canales de interacción entre managers y trabajadores, al Portal del Empleado.

 
La tecnología juega un papel fundamental para facilitar la comunicación en la empresa, fomentar la productividad y la motivación.

Almudena Rodríguez - Grayling

   

Desde la experiencia de José Javier Mato en Arión, una empresa de soluciones software enfocada en la gestión de personal y nóminas dentro del Grupo Zucchetti, la digitalización garantiza una relación más sensible y personalizada con el trabajador, que es realmente el último eslabón de la cadena y quien se ha visto desbordado en este periodo.

“La tecnología permite facilitar los trámites laborales, automatizar procesos, y el software de gestión de nóminas tiene en cuenta todas las actualizaciones normativas y cálculos de Seguridad Social”, resalta el responsable de producto de Arión.

 
 
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Fomentar los canales de comunicación

Esta necesidad de facilitar la comunicación, tanto entre responsables y empleados como entre empresa y Administración, la tienen clara los cuatro expertos.

“Es complicado si organismos como el SEPE siguen funcionando con hojas de Excel y colores. Hay una gran diferencia en relacionarse con la Seguridad Social, que tiene sus canales de comunicación para profesionales y empresas, que con el SEPE, que no tienen canales de comunicación con nadie. Ahí es donde inicias una batalla de jornadas maratonianas, llamando a teléfonos personales de funcionarios”, explica la socia de Glezco Asesores y Consultores.

Como expone Tomás Labarga, al final se fomenta el servilismo: “Acabamos dando la razón para que nos paguen el ERTE. Uno hace la hoja de Excel del color que quieran, aunque seas daltónico, solo para que te puedan contestar en diez días y no tener que esperar un mes o no tramitarlo”.

 
Esta situación también tiene que servir para que estos organismos se vuelvan más accesibles y que la resolución de incidencias sea mucho más ágil y rápida.

Maite Irizábal - Glezco

 
 
En momentos de pandemia se ha demostrado que la comunicación interna de una empresa, si siempre ha sido importante, ha llegado a ser fundamental para mantener a los empleados comprometidos y dando lo mejor de sí mismos. En este aspecto, la tecnología es clave para sistematizar la comunicación.

Almudena Rodríguez Tarodo, directora de Consultoría de Comunicación Interna en Grayling

 
Como desarrolladores de software de recursos humanos, hemos intervenido para facilitar a nuestros clientes todos los procesos masivos que necesitan en gestión laboral, para garantizar la seguridad del gran volumen de datos que manejan y la rapidez en los trámites.

José Javier Mato Galbarro, responsable de producto BAS Modula en Arión - Grupo Zucchetti

 

Nuevas tecnologías para la adaptación

Ya hemos visto cómo las soluciones de gestión de personal son las herramientas imprescindibles para conseguir agilizar los trámites del departamento de Recursos Humanos.

Los desarrolladores de software están constantemente actualizando sus versiones para que las empresas puedan cumplir en todo momento con la normativa laboral vigente, e integrando nuevas aplicaciones acordes a las necesidades que van surgiendo entre sus clientes, como han sido las herramientas para facilitar el teletrabajo sin perder productividad ni comunicación directa con el empleado.

En el caso de agilizar los procesos de ERTE y contratos, tenemos que señalar soluciones de RRHH que permiten la entrada masiva de datos y su envío, dejando atrás las obsoletas hojas de Excel que antes mencionamos o la entrada manual dato por dato que obliga a los responsables a destinar un tiempo y un esfuerzo innecesario.

"Las empresas que han sabido atender las necesidades de sus empleados son las que están reinventándose y adaptándose, y van a salir fortalecidas con culturas más productivas, donde el manager comprende la importancia de la comunicación y sabe gestionar mejor a su equipo utilizando las nuevas tecnologías", finaliza Almudena Rodríguez.

 
Este momento de incertidumbre nos está obligando a los fabricantes de software a avanzar en soluciones que de otro modo tardarían años en llegar. Es importante saber aprovecharse de este estímulo tecnológico.

José Javier Mato - Arión Grupo Zucchetti

 
 
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