Software chat interno: la solución ideal para tu contact center

Las nuevas tecnologías han cambiado el sistema tradicional de comunicación ascendente, descendente u horizontal, entre los miembros de las organizaciones. El chat interno se ha convertido en una herramienta clave para las empresas de contact center. Si quieres conocer más sobre las funcionalidades y ventajas de este tipo de soluciones de mensajería para empresas, te animamos a continuar leyendo.

 

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¿Por qué usar un chat interno en tu Contact Center?

Usar una aplicación de chat interno nos ayuda a afianzarnos como empresa de referencia en nuestro sector al facilitar más aún la comunicación con el resto de compañeros de la empresa. Además, nos permite ahorrar costes y, en consecuencia, aumentar los beneficios y, por último, nos hace mejorar nuestra imagen como empresa innovadora. A diferencia del chat externo, este no ofrece asistencia en tiempo real a los clientes a través de texto, vídeo o una llamada. ¿Te gustaría saber más sobre el funcionamiento de los chats internos en el ámbito del Contact Center? A continuación te contamos todo lo que necesitas saber.

 

Funcionalidades del chat interno

Un chat interno no solo sirve para enviar mensajes. La mayoría de software de chat para empresas ofrecen otras funcionalidades que pueden ser plenamente útiles en el día a día de tu empresa:

 
  • Chat, ya sea privado, en grupo o como elemento de difusión.
  • Conexión de dos redes LAN o WAN, mediante un sistema de subredes.
  • Transferencia rápida y múltiple de todo tipo de archivos.
  • Chat por voz.
  • Sala de conferencias virtual, en la que intercambiar ideas y datos, sin límite de participantes.
  • Mensajería interna basada en redes cliente-servidor/punto a punto.
  • Interfaz de usuario intuitiva.
  • Gestión de grupos y usuarios.
  • Escritura rápida de frases hechas.
  • Escritura con formato, fuentes, colores, justificaciones e inserción de imágenes.
  • Prioridad de mensajes.
  • Videochat.
  • Opción de respuesta automática.
 
  • Reenvío de mensajes a otros usuarios.
  • Impresión de mensajes.
  • Búsqueda de mensajes.
  • Carpetas de mensajes recibidos, mensajes enviados, mensajes eliminados y mensajes guardados.
  • Protección de la aplicación con contraseña.
  • Posibilidad de protección de gestión de usuarios y grupos con contraseña.
  • Avisos visuales y sonoros.
  • Recordatorio de tareas pendientes.
  • Distinción entre mensajes leídos y no leídos, además de urgentes y con o sin archivos adjuntos.
  • Generación de notas personales de recuerdo que se muestran en pantalla en la fecha y hora que tú determines.
  • Calendario.
 
 

Ventajas del uso de un software de chat interno dentro de un Contact Center

 

Estamos acostumbrados a usar sistemas de mensajería instantánea en nuestra vida privada, pero no son tantas las empresas que utilizan estos sistemas para mejorar la eficiencia en el trabajo diario. Los chats internos actuales permiten la comunicación entre varias personas, e incluso compartir documentos, de forma prácticamente inmediata. Estas conversaciones son más ágiles que el envío de correos electrónicos en cadena para aclarar conceptos, o las llamadas entre departamentos. De esta manera podemos optimizar el workflow de contact center organizando los agentes y estrategias que se necesitan para cada tarea. ¿Quieres conocer más ventajas y beneficios de utilizar el chat interno para tu Contact Center? Son estos:

  • Los sistemas de mensajería evitan llamadas internas, sustituyéndose por simples avisos en pantalla que resultan menos intrusivos para los empleados. Si estamos ocupados atendiendo a un cliente telefónicamente no tenemos por qué contestar en ese instante, cosa que sí debemos hacer ante una llamada telefónica, evitando así interrupciones innecesarias.
  • Los mensajes instantáneos son el complemento perfecto al correo electrónico ya que nos permite aclarar cualquier concepto y resolver dudas en cuestión de segundos.  Es mucho más ágil y rápido simplemente enviar un mensaje instantáneo a través del chat interno que tener que redactar un correo y esperar la respuesta.
 
chat interno
 
  • Si necesitamos avisar a todo el departamento basta con seleccionar a todos los receptores que queramos y enviar un único mensaje.
  • Sólo puede utilizarse desde el interior de la propia red de la empresa. Con esto se consigue tener la funcionalidad deseada evitando una posible fuga de información.
 

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