Un software CRM (del inglés, Customer Relationship Management) es una solución informática que sirve para gestionar las relaciones con los clientes, sobre todo en el área del marketing y las ventas. Este sistema permite ofrecer un servicio de calidad insuperable y potenciar al máximo la rentabilidad de las compañías que lo utilizan. Sus funcionalidades pueden adaptarse a múltiples tipos de empresa, pero en este artículo te mostramos los beneficios que un CRM puede aportar en la gestión de empresas organizadoras de eventos.

 

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¿Cuáles son las principales necesidades de las empresas organizadoras de eventos?

Las empresas de organización de eventos son aquellas que tienen como clientes a particulares o instituciones públicas que desean celebrar un evento, como por ejemplo fiestas, conferencias, ferias, congresos, conciertos, etc. Estas compañías deben trabajar de forma coordinada y garantizar la máxima precisión a la hora de prestar sus servicios. Entre las necesidades más destacadas de este tipo de compañías encontramos las siguientes:

  • Estas empresas deben gestionar un catálogo de proveedores de servicios diversos y coordinar sus respectivas agendas en función de los distintos eventos solicitados por sus clientes. Esto implica la necesidad de contar con una base de datos tanto de clientes como de proveedores bien organizada.
  • La mayoría de eventos suelen celebrarse de forma periódica, por lo que llevar a cabo campañas de email marketing a modo de recordatorio del evento, así como de los servicios ofrecidos por la empresa puede resultar muy útil.
  • En la organización de un evento pueden intervenir muchos factores, por lo que es posible que se produzcan incidencias. En este caso, las empresas necesitan hacer un seguimiento de las mismas hasta encontrar el modo de resolverlas.  
  • Por otra parte, estas compañías necesitan tener todos los eventos en curso, así como los planificados bajo control. Para ello, obtener informes periódicos sobre los servicios y los agentes implicados resulta de gran utilidad.
 

¿Qué beneficios aporta un CRM a una empresa organizadora de eventos?

En el punto anterior hemos comentado algunas de las principales necesidades de las empresas que prestan servicios de organización de eventos. A continuación explicamos de qué manera un sistema CRM puede ayudar a cubrir las necesidades de este tipo de empresas:

 
  • Gestionar las bases de datos de clientes y proveedores:
    Un CRM permite gestionar y segmentar las base de datos de clientes y proveedores de manera más eficiente. De este modo, es posible diferenciar entre el público objetivo, los potenciales clientes o los contactos actuales. Estos parámetros se pueden personalizar en función de las necesidades de cada empresa, para desarrollar estrategias de marketing y ventas más efectivas.
  • Organizar la agenda de eventos:
    Con esta herramienta es posible gestionar el calendario de actividades y compartir la agenda con el resto de miembros del equipo. De este modo se puede obtener una visión global de los próximos eventos y filtrar la búsqueda de eventos por proveedor o cliente.
  • Realizar campañas de marketing:
    Con un CRM para eventos se pueden diseñar y enviar campañas de marketing, tanto para los clientes que hayan contratado los servicios de la empresa de organización de eventos con anterioridad, como para los potenciales clientes. Además, ofrece la posibilidad de lanzar campañas y enviar recordatorios más personalizadas según los intereses concretos de los contactos.
  • Gestionar las incidencias:  
    Esta aplicación también permite registrar todo tipo de incidencias y realizar un seguimiento de las mismas para conocer su estado y gestionar su resolución en el menor tiempo posible.
  • Obtener informes periódicos:
    Con un sistema CRM para eventos se puede disponer de informes con datos relevantes del negocio de forma periódica. Así es posible conocer el estado de la empresa, así como recopilar información sobre los eventos previos o el registro de actividades entre otras cosas. De este modo la toma de decisiones será mucho más fácil y acertada.
 
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