Conexión a PEPPOL desde España: guía paso a paso
Para empresas con operaciones internacionales o que prevén expansión europea, conectarse a PEPPOL es una decisión estratégica que facilita enormemente las transacciones transfronterizas.
Paso 1: Evaluar si necesitas PEPPOL
Deberías conectarte a PEPPOL si:
- Facturas regularmente a empresas de otros países europeos
- Tus clientes internacionales ya utilizan PEPPOL
- Quieres posicionarte para crecimiento internacional
- Operas en sectores con alta digitalización (tecnología, logística, servicios profesionales)
- Participas en licitaciones públicas europeas
Puedes prescindir de PEPPOL inicialmente si:
- Tus operaciones son 100% nacionales
- Tus clientes españoles prefieren Facturae por acuerdo
- Utilizarás principalmente la solución pública gratuita de la AEAT
- Eres pyme o autónomo sin planes de internacionalización inmediata
Paso 2: Seleccionar un Access Point certificado
Los Access Points (AP) son proveedores de servicios certificados por OpenPEPPOL que gestionan la conexión técnica a la red.
Criterios de selección:
- Cobertura geográfica: ¿En qué países opera? ¿Tiene presencia local?
- Formatos soportados: ¿Solo PEPPOL BIS o también Facturae, EDIFACT, etc.?
- Integración con tu ERP: ¿Ofrece conectores nativos para tu sistema?
- Modelo de precios: ¿Pago por factura, cuota fija mensual, implementación única?
- Servicios adicionales: ¿Validación, archivo, conversión de formatos, soporte técnico?
- Experiencia en tu sector: ¿Conocen las particularidades de tu industria?
Access Points recomendados en España:
- EDICOM: Líder en España, certificado desde 2015, cobertura global
- B2Brouter: Especializado en multiformato, ideal para empresas con Facturae y PEPPOL
- Pagero: Fuerte presencia nórdica y europea, buena integración con ERPs
- Docuten: Enfoque en digitalización completa de procesos documentales
- Klippa: Tecnología de IA para automatización de captura y procesamiento
Paso 3: Registrarte y obtener tu PEPPOL ID
El PEPPOL ID es tu identificador único en la red, necesario para que otros participantes puedan enviarte facturas.
Para empresas españolas, el PEPPOL ID sigue este formato:
0088:ESNNNNNNNNNX (donde ESNNNNNNNNNX es tu NIF/CIF completo)
Proceso de registro:
- Contactas con el Access Point elegido
- Proporcionas documentación de la empresa (CIF, escrituras, poderes de representación)
- Completas el proceso KYC (Know Your Customer) del proveedor
- El Access Point genera tu PEPPOL ID y te registra en el directorio SMP (Service Metadata Publisher)
- A partir de ese momento, eres visible en la red PEPPOL y puedes recibir facturas
Tiempo estimado: 3-7 días laborables según el proveedor y la complejidad de tu estructura empresarial.
Paso 4: Configurar tu sistema de facturación
Tu software de facturación debe ser capaz de generar archivos en formato UBL con perfil PEPPOL BIS:
Opciones de implementación:
A) Usar software con PEPPOL integrado:
Plataformas como Holded, Sage, o soluciones cloud específicas ya incluyen la generación PEPPOL BIS de forma nativa. Simplemente introduces los datos de tu Access Point y queda conectado.
B) Integrar mediante API:
Si tienes un ERP o software a medida, puedes integrar mediante API con el Access Point. El flujo típico es:
- Tu sistema genera los datos de la factura en formato JSON o XML interno
- Llamas a la API del Access Point con esos datos
- El Access Point genera el UBL/PEPPOL BIS y lo envía al destinatario
- Recibes confirmación de entrega mediante webhook o polling
C) Portal web del Access Point:
Para empresas con bajo volumen, muchos Access Points ofrecen un portal web donde puedes introducir manualmente los datos de la factura y el sistema genera el formato correcto automáticamente.
Paso 5: Probar con facturas de prueba
Antes de lanzarte a producción, realiza facturas de prueba en el entorno de test de PEPPOL:
- Verifica que el formato generado es válido (el Access Point suele tener validadores)
- Envía facturas a direcciones PEPPOL de prueba
- Comprueba que recibes correctamente los acuses de recibo
- Valida que los datos se transmiten sin pérdida de información
- Prueba casos especiales (descuentos, múltiples líneas, impuestos complejos)
Paso 6: Comunicar tu PEPPOL ID a tus clientes
Una vez en producción, informa a tus clientes internacionales de tu PEPPOL ID para que puedan enviarte facturas directamente a través de la red:
- Inclúyelo en tu firma de correo electrónico
- Añádelo a tu página web en la sección de información de facturación
- Comunícalo proactivamente a tus principales clientes europeos
- Inclúyelo en las condiciones de contratación