Control horario 2026: cómo preparar tu empresa para auditorías y cumplir con toda la normativa actualizada

Marco normativo actualizado: la nueva obligación digital de 2026

Real Decreto-ley 8/2019: la base legal vigente

Desde mayo de 2019, todas las empresas españolas están obligadas a llevar un registro diario de jornada que incluya la hora exacta de inicio y finalización del trabajo de cada empleado. Esta obligación se mantiene como base legal, pero la reforma de 2026 introduce requisitos técnicos y de formato mucho más estrictos.

Elementos obligatorios del registro actual:

• Hora exacta de inicio de la jornada
• Hora exacta de finalización de la jornada
• Identificación inequívoca del trabajador
• Conservación mínima de 4 años (accesible en cualquier momento)
• Disponibilidad inmediata para trabajadores, representantes legales e Inspección de Trabajo
• Cumplimiento estricto del RGPD en protección de datos personales

La reforma digital 2026: cambios estructurales

La normativa que entrará en vigor durante 2026 (con un periodo de adaptación que según las últimas informaciones podría reducirse de 6 meses a solo 20 días hábiles) transforma radicalmente los requisitos técnicos del control horario.

Novedades principales de la reforma:

Objetivos de la reforma: por qué se endurece la normativa

El Ministerio de Trabajo busca con esta actualización normativa varios objetivos estratégicos claramente definidos:

1. Combatir el fraude en horas extraordinarias

Según datos de la Inspección de Trabajo, en 2023 se realizaron más de 30.000 inspecciones relacionadas con control horario, sancionándose a más de 5.000 empresas. Las irregularidades más comunes incluyen horas extra no declaradas, falsos contratos a tiempo parcial que ocultan jornadas completas, y manipulación retrospectiva de registros.

2. Homogeneizar la trazabilidad laboral

La ausencia de estándares técnicos ha permitido que muchas empresas utilicen sistemas fácilmente manipulables (hojas Excel, documentos Word, registros en papel sin firma). La reforma establece requisitos de inalterabilidad técnica que impiden modificaciones sin dejar rastro auditable.

3. Facilitar auditorías inmediatas

Con acceso remoto en tiempo real, la Inspección de Trabajo podrá realizar comprobaciones sin desplazamiento físico y sin otorgar plazos de entrega de documentación, reduciendo drásticamente las posibilidades de "arreglar" registros ante una inspección inminente.

4. Adaptar España a estándares europeos

La digitalización del control horario responde también a las recomendaciones de la Unión Europea sobre digitalización del empleo y protección efectiva de los derechos laborales mediante sistemas tecnológicos auditables.

Calendario previsto y plazos de adaptación

Aunque la norma aún no ha sido publicada definitivamente en el BOE, las previsiones más consistentes apuntan a:

• Publicación en el BOE: primer trimestre de 2026
• Periodo de adaptación: entre 20 días y 6 meses (las últimas informaciones apuntan a reducción del plazo originalmente previsto de 6 meses a solo 20 días hábiles)
• Entrada en vigor efectiva: entre febrero y julio de 2026 según el plazo final aprobado
• Aplicabilidad universal: todas las empresas y autónomos con empleados, sin excepción por tamaño o sector

Requisitos técnicos del sistema de control horario digital 2026

La nueva normativa no se limita a exigir "fichaje digital", sino que establece especificaciones técnicas concretas que todo sistema debe cumplir obligatoriamente.

1. Soporte exclusivamente digital e informático

• Prohibición absoluta de registros en papel, incluso como respaldo
• Sistemas basados en software con base de datos estructurada
• No se permiten documentos editables tipo Excel o Word sin trazabilidad
• Plataformas web, apps móviles o terminales de fichaje con backend digital

2. Inmutabilidad y trazabilidad técnica

El sistema debe impedir técnicamente la modificación de registros ya realizados sin dejar constancia auditable:

• Registro con marca temporal (timestamp) certificada
• Sistema de logs que registre cualquier intento de modificación
• Encriptación de datos almacenados
• Integridad mediante hash o firma digital de cada registro

3. Interoperabilidad con sistemas de nómina

Conexión automatizada o exportación estructurada para:

• Cálculo automático de horas trabajadas
• Detección de horas extraordinarias
• Generación de nóminas sin transcripción manual
• Auditoría cruzada entre fichajes y pagos

4. Acceso remoto en tiempo real para inspección de Trabajo

Capacidad técnica de permitir acceso directo a los datos sin intervención de la empresa:

• API o portal web con credenciales específicas para ITSS
• Consulta sin necesidad de exportación previa
• Visualización de datos actualizados instantáneamente
• Sistema disponible 24/7 sin dependencia de horario de oficina

5. Uso de sistemas biométricos

Por razones de protección de datos personales y ciberseguridad, los sistemas biométricos se consideran una tecnología especialmente intrusiva y su uso para control horario está fuertemente limitado por el RGPD y los criterios de la AEPD.

En la práctica, para la mayoría de empresas el fichaje por huella dactilar o reconocimiento facial es una opción jurídicamente muy arriesgada y desaconsejada, especialmente en el contexto de la nueva normativa digital prevista para 2026.

Situación práctica a día de hoy:

• Los datos biométricos son categoría especial de datos personales.
• Solo se podrían utilizar de forma muy excepcional, tras realizar una evaluación de impacto en protección de datos (EIPD) y demostrar que:
  • No existe ninguna alternativa menos intrusiva (tarjetas, PIN, app, portal, etc.).
  • El tratamiento es estrictamente necesario y proporcional.
  • Se han implantado medidas de seguridad técnicas y organizativas muy robustas.

Recomendación para la empresa media:

• No implantar ni mantener sistemas de fichaje por huella, facial, iris o similares para el control horario habitual.
• Optar por soluciones no biométricas que cumplan con la nueva normativa de control horario digital y con el RGPD.
• Solo valorar la biometría en entornos muy específicos y excepcionales, con asesoramiento jurídico especializado y documentación exhaustiva.

Mensaje claro para pymes y medianas empresas:

Si tu sistema actual de control horario se basa en huella o reconocimiento facial, la opción más prudente es planificar su sustitución por un sistema digital no biométrico antes de la entrada en vigor de la normativa de 2026.

6. Almacenamiento en servidores de la Unión Europea

Cumplimiento estricto del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos):

• Servidores físicos ubicados en territorio de la UE
• Certificación de cumplimiento RGPD del proveedor
• Data Processing Agreement (DPA) firmado
• Garantías de no transferencia internacional de datos

7. Visibilidad en tiempo real para trabajadores

Los empleados deben poder:

• Consultar sus propios registros en cualquier momento
• Recibir copia digital de resúmenes mensuales
• Detectar errores o discrepancias inmediatamente
• Solicitar correcciones mediante procedimiento documentado

Contenido mínimo del registro: qué debe incluirse

La nueva normativa amplía significativamente la información que debe registrarse:

Periodo de conservación y disponibilidad

• Conservación mínima: 4 años desde la fecha del registro
• Disponibilidad inmediata: en cualquier momento para inspección sin plazo de entrega
• Formato de conservación: digital estructurado, exportable a formatos estándar (CSV, PDF firmado, XML)
• Backup y recuperación: sistema de copias de seguridad para garantizar disponibilidad continuada

Inspección de Trabajo: qué revisan y cómo prepararse

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) ha intensificado desde 2023 la vigilancia sobre el control horario, convirtiéndolo en uno de los aspectos más revisados en auditorías laborales.

Motivos habituales de una inspección

Las visitas de inspección relacionadas con control horario pueden originarse por:

1. Denuncias de trabajadores (individual o colectiva)

• Horas extra no pagadas ni compensadas
• Discrepancias entre horas reales y nómina
• Ausencia de sistema de registro
• Imposibilidad de acceder a los propios registros

2. Controles rutinarios por sectores de alto riesgo

Sectores con mayor incidencia de fraude horario:

• Hostelería y restauración: horarios extendidos, turnos partidos, fines de semana
• Comercio minorista: campañas de rebajas, apertura festivos
• Logística y transporte: jornadas irregulares, reparto urgente
• Sanidad privada: guardias médicas, enfermería
• Consultoría y servicios profesionales: jornadas intensivas en picos de trabajo

3. Campañas específicas del Ministerio de Trabajo

Inspecciones programadas para detectar:

• Falsos contratos a tiempo parcial que ocultan jornadas completas
• Horas extraordinarias sistemáticas no declaradas
• Jornadas que superan límites legales (9h/día, 40h/semana)
• Descansos obligatorios incumplidos

4. Cruces de información con Seguridad Social

La ITSS cruza datos de:

• Cotizaciones vs horas declaradas
• Bases de cotización vs horas realmente trabajadas
• Contratos registrados vs jornadas efectivas

Puntos críticos que revisa la inspección

Durante una auditoría de control horario, los inspectores evalúan sistemáticamente:

1. Existencia y fiabilidad del sistema de registro

• ¿Existe un sistema implementado y funcionando?
• ¿Es técnicamente fiable e inalterable?
• ¿Identifica inequívocamente a cada trabajador?
• ¿Permite trazabilidad completa?

2. Cobertura universal de la plantilla

• Todos los trabajadores deben estar incluidos: fijos, temporales, tiempo completo, tiempo parcial, ETT, becarios con contrato laboral
• No hay excepciones por categoría profesional (directivos también deben fichar salvo alta dirección con contrato mercantil)
• Trabajadores en teletrabajo o trabajo híbrido: registro igualmente obligatorio

3. Correspondencia entre registro y realidad operativa

• Las horas fichadas deben coincidir con la actividad real del centro de trabajo
• Se verifica mediante entrevistas a trabajadores presentes en el momento de la inspección
• Se comparan fichajes con correos electrónicos, accesos a sistemas, entregas realizadas

4. Coherencia con nóminas y contratos

Cruces documentales que realizan:

5. Gestión de horas extraordinarias

La inspección presta especial atención a:

• Detección de horas que superan la jornada ordinaria
• Verificación de autorización expresa para realizar horas extra
• Comprobación de pago en nómina o compensación en descanso
• Cotización correcta a la Seguridad Social de las horas extra
• Respeto al límite legal de 80 horas extra al año (salvo excepciones del convenio)

6. Información y acceso de los trabajadores

• ¿Los trabajadores conocen el sistema de fichaje?
• ¿Pueden consultar sus registros libremente?
• ¿Reciben resúmenes mensuales (obligatorio para tiempo parcial)?
• ¿Existe un procedimiento para solicitar correcciones?

7. Protección de datos personales (RGPD)

• Información sobre tratamiento de datos (cláusula informativa)
• Legitimación del tratamiento (obligación legal)
• Medidas de seguridad técnicas y organizativas
• Derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación, oposición) garantizados
• Designación de DPO si corresponde

Documentación que solicitará el inspector

Durante la visita, la inspección puede requerir inmediatamente:

Documentación laboral básica:

• Contratos de trabajo de toda la plantilla (actuales y anexos)
• Nóminas de los últimos 12 meses (como mínimo)
• Partes de alta en Seguridad Social (TC2)
• Calendario laboral del año en curso
• Convenio colectivo aplicable

Documentación específica de control horario:

• Registros horarios completos de los últimos 4 años
• Listado de fichajes por empleado y día
• Resúmenes de jornada (total horas trabajadas, horas extra)
• Manual o protocolo interno de control horario
• Política de protección de datos vinculada al sistema
• Justificantes de ausencias (bajas médicas, vacaciones, permisos)
• Documentación técnica del software utilizado
• Contrato con el proveedor del sistema (si es externo)

Documentación de gestión de horas extraordinarias:

• Registro diferenciado de horas ordinarias vs extraordinarias
• Autorizaciones para realizar horas extra
• Justificantes de pago en nómina o compensación en descanso
• TC1 con cotizaciones por horas extraordinarias

Procedimiento habitual durante la inspección

Fase 1: presentación y requerimiento inicial (30-60 min)

• El inspector se identifica y explica el objeto de la visita
• Solicita documentación básica y registros horarios
• Realiza entrevistas preliminares con responsables

Fase 2: revisión documental (1-3 horas)

• Análisis de contratos, nóminas y registros
• Cruces de información entre documentos
• Identificación de discrepancias o irregularidades

Fase 3: comprobaciones en el centro de trabajo (1-2 horas)

• Entrevistas individuales con trabajadores presentes
• Verificación de sistemas de fichaje in situ
• Comprobación de acceso real de los trabajadores a sus registros

Fase 4: conclusiones y acta de inspección (30-60 min)

• Comunicación de hallazgos
• Redacción de acta con deficiencias detectadas
• Plazo para alegaciones (si procede)
• Notificación de requerimientos o inicio de expediente sancionador

Duración total estimada: entre 3 y 7 horas, dependiendo del tamaño de la empresa y la complejidad de la documentación.

Sanciones y multas: cuánto puede costar el incumplimiento

Las sanciones por incumplir la normativa de control horario se han incrementado significativamente y la inspección de Trabajo las aplica de forma cada vez más sistemática.

Clasificación de infracciones y cuantías

Las infracciones se califican según su gravedad:

Infracciones leves (poco frecuentes en control horario):

• Cuantía: entre 1.000 y 2.000 euros
• Ejemplos: errores puntuales sin intencionalidad, retrasos menores en disponibilidad de registros

Infracciones graves (más del 80% de las sanciones):

• Cuantía: entre 751 y 7.500 euros por centro de trabajo
• Algunas fuentes amplían el rango hasta 2.001 a 10.000 euros
• Ejemplos típicos:
  • Ausencia de sistema de registro de jornada
  • Registro incompleto o manipulable
  • No disponibilidad de registros para la inspección
  • Discrepancias sistemáticas entre fichajes y horas realmente trabajadas
  • No conservación de registros durante 4 años
  • Horas extraordinarias no registradas ni compensadas

Infracciones muy graves (cuando hay fraude sistémico):

• Cuantía: entre 7.501 y 225.000 euros
• Aplicables cuando el incumplimiento afecta a derechos fundamentales o existe reincidencia

Sanciones adicionales más allá de la multa

El coste real del incumplimiento va mucho más allá de la multa inicial:

1. Liquidaciones retroactivas de cuotas no ingresadas

La ITSS puede ordenar:

• Abono retroactivo de horas extraordinarias a los trabajadores (hasta 4 años atrás)
• Cotización a la Seguridad Social de esas horas extra no declaradas
• Recargos e intereses por cotizaciones fuera de plazo

Ejemplo real: una empresa con 20 trabajadores que haya ocultado una media de 5 horas extra mensuales por trabajador durante 2 años puede enfrentarse a:

• 20 trabajadores × 5 horas/mes × 24 meses = 2.400 horas extra no declaradas
• 2.400 horas × 15€/hora (coste medio) = 36.000€ en salarios retroactivos
• 36.000€ × 30% (cotización SS aproximada) = 10.800€ en cuotas
• Recargos e intereses estimados: 3.000-5.000€
• Multa administrativa: 3.000-7.500€
• Coste total estimado: 52.800 - 59.300€

2. Auditorías más intensas y recurrentes

Una sanción en control horario "marca" a la empresa:

• Mayor probabilidad de inspecciones futuras
• Revisiones más exhaustivas en próximas visitas
• Inclusión en campañas de control sectorial

3. Repercusiones reputacionales

• Publicación de sanciones graves en registros públicos
• Impacto en procesos de contratación pública
• Daño a la marca empleadora (dificultad para atraer talento)
• Conflicto con comités de empresa y sindicatos

4. Reclamaciones individuales de trabajadores

Las deficiencias detectadas por la inspección pueden desencadenar:

• Reclamaciones judiciales individuales por horas extra
• Demandas colectivas coordinadas
• Procedimientos en jurisdicción social con posible condena a costas

Datos reales de sanciones: magnitud del problema

Según datos oficiales del Ministerio de Trabajo y Economía Social:

• 2023: más de 30.000 inspecciones relacionadas con control horario
• Empresas sancionadas: más de 5.000 (16,6% de las inspeccionadas)
• Motivos más frecuentes:
  1. Ausencia de sistema de registro (35%)
  2. Registro incompleto o incorrecto (28%)
  3. No disponibilidad inmediata para la inspección (22%)
  4. Horas extraordinarias no declaradas (15%)

Tendencia 2024-2025: la intensificación de controles ha continuado, con énfasis especial en sectores con alta rotación y jornadas irregulares.

Checklist de cumplimiento: preparación para auditorías 2026

El próximo mes de enero, podrás descargar diferentes plantillas de “checklist” que podrás utilizar para preparar tus auditorías.

Recomendaciones finales para pymes y autónomos

Para microempresas y autónomos (1-10 trabajadores):

Prioridades:

1. Simplicidad ante todo: sistema muy fácil de usar, con mínima curva de aprendizaje
2. Coste ajustado: planes desde 20-50€/mes para este segmento
3. App móvil: imprescindible si hay movilidad o teletrabajo
4. Soporte cercano: atención en español y respuesta rápida

Soluciones recomendadas:

• Plataformas SaaS específicas para pymes
• Versiones básicas de software generalista
• Evitar sobrefuncionalidades innecesarias

Implementación:

• Tiempo estimado: 1-2 semanas
• Formación: 1 sesión de 30 minutos
• Sin necesidad de consultoría externa en la mayoría de casos

Para pequeñas empresas (11-50 trabajadores):

Prioridades:

1. Integración con nómina: fundamental para evitar doble trabajo
2. Gestión de turnos: si procede según sector
3. Informes automáticos: para control por responsables de área
4. Escalabilidad: capacidad de crecer con la empresa

Soluciones recomendadas:

• Software de RRHH integral que incluya control horario
• Plataformas especializadas con módulos opcionales
• Valorar soluciones con período de prueba gratuito

Implementación:

• Tiempo estimado: 3-4 semanas
• Formación: sesiones por grupos (mandos y empleados)
• Considerar apoyo de asesoría laboral para regularización

Para medianas y grandes empresas (+50 trabajadores):

Prioridades:

1. Robustez y fiabilidad: SLA garantizado y soporte premium
2. Integración profunda: con ERP, sistemas de nómina, directorio corporativo
3. Análisis avanzados: BI, dashboards personalizados, predictivo
4. Multiubicación: gestión centralizada de múltiples centros
5. Compliance auditado: certificaciones y auditorías periódicas

Soluciones recomendadas:

• Plataformas enterprise de RRHH (SAP SuccessFactors, Workday, etc.)
• Soluciones especializadas con capacidad de customización
• Implementación con partner certificado

Implementación:

• Tiempo estimado: 2-4 meses
• Formación: plan estructurado por roles
• Proyecto formal con hitos, entregables y governance

Checklist de decisión rápida

¿Tu sistema actual cumple con los 5 requisitos mínimos de 2026?

1. ☐ Solo digital (no papel)
2. ☐ Inmutable (no se puede alterar sin rastro)
3. ☐ Servidores en UE
4. ☐ Acceso remoto ITSS
5. ☐ Registro de pausas

Si has marcado los 5: verifica con el proveedor que se mantendrá actualizado ante la norma final.

Si falta 1 o más: necesitas cambiar de sistema o actualización urgente.

Conclusiones: la preparación es la mejor defensa

El control horario digital obligatorio de 2026 representa una transformación profunda en la gestión laboral de las empresas españolas. Las principales conclusiones prácticas son:

1. El tiempo de adaptación puede ser muy corto (solo 20 días tras publicación en BOE)

No esperes a la publicación oficial para actuar. Las empresas que inicien ahora la implementación evitarán el cuello de botella de proveedores saturados y tendrán margen para estabilizar el sistema antes de la obligatoriedad.

2. Las sanciones son significativas y van más allá de la multa inicial

Con multas de 750-7.500€ por centro de trabajo, liquidaciones retroactivas de hasta 4 años, y costes de regularización que pueden multiplicar por 10 la multa inicial, el incumplimiento es económicamente inviable.

3. La inspección de Trabajo está intensificando controles

Más de 30.000 inspecciones en 2023 solo en control horario, con tendencia creciente y foco en sectores de alto riesgo. La probabilidad de recibir una visita aumenta cada año.

4. La tecnología es aliada, no enemiga

Un sistema bien implementado no solo cumple la ley, sino que mejora la eficiencia administrativa, reduce errores en nóminas, detecta desviaciones en tiempo real y aporta información valiosa para la gestión de RRHH.

5. La regularización proactiva reduce riesgos drásticamente

Empresas que auditen internamente sus discrepancias y regularicen antes de una inspección reducen el riesgo de sanciones graves y demuestran voluntad de cumplimiento.

6. La documentación es tan importante como el sistema técnico

Manual de control horario, política de protección de datos, protocolo de horas extraordinarias, comunicación a trabajadores y consulta a representantes son elementos que la inspección verificará sistemáticamente.

7. La formación y comunicación son fundamentales

Un sistema técnicamente perfecto fallará si los trabajadores no saben usarlo o los mandos no conocen sus responsabilidades. Invertir en formación es invertir en cumplimiento.

Próximos pasos recomendados

Si aún no has comenzado:

1. Esta semana: completar las checklists de cumplimiento de este documento
2. Próximos 15 días: solicitar demos de 3-5 proveedores de software
3. Próximo mes: tomar decisión de proveedor e iniciar implementación
4. Próximos 2-3 meses: completar implementación y estabilización
5. Antes de entrada en vigor: realizar auditoría interna simulada

Si ya tienes sistema pero no cumple requisitos 2026:

1. Inmediatamente: contactar con tu proveedor actual para verificar roadmap de actualización
2. Si no hay plan claro: iniciar búsqueda de alternativa sin esperar
3. Planificar migración: evitar el último momento

Si ya tienes sistema compliant:

1. Verificar documentación: asegurar que manual, políticas y comunicaciones están actualizadas
2. Auditoría interna: realizar simulacro de inspección trimestral
3. Monitorización continua: establecer KPIs y rutinas de revisión
4. Formación de reciclaje: actualizar conocimientos de RRHH y mandos

La preparación anticipada no solo evita sanciones, sino que transforma una obligación legal en una oportunidad de mejora organizativa. Las empresas que lo entiendan así estarán mejor posicionadas competitivamente en un mercado laboral cada vez más regulado y digitalizado.

En SoftDoit te ayudamos a comparar soluciones de software de control horario, entender costes reales y tomar decisiones informadas sobre tecnología de gestión empresarial. Si necesitas profundizar en aspectos específicos del control horario 2026 o comparar otras soluciones de recursos humanos, consulta nuestras guías especializadas.