Software para ONGs, fundaciones y asociaciones; ventajas para conseguir una gestión ágil, transparente y eficaz

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La importancia de un software para las entidades sin ánimo de lucro

Las ONGs, fundaciones y asociaciones necesitan un programa que agilice la gestión de su actividad de manera óptima y sencilla, que evite los errores de administración y facilite transparencia y automatización de cuentas.

Este tipo de entidades sin ánimo de lucro resultan ser incluso más complejas que las empresas comerciales, ya que comparten muchos de sus procesos internos (compras y adquisiciones, nóminas, facturación, presupuestos, etc.) con la labor más específica de informar con periodicidad de sus resultados a un amplio listado de grupos de interés y socios, de acuerdo con sus estrictos requisitos de presentación de informes, además de tener que gestionar su operaciones con otras entidades y moverse dentro de un marco regulatorio.

La gestión de cobros y pagos, actividades y proyectos, inscripciones y captación de socios, contabilidad financiera, acciones comerciales, voluntarios
… las tareas de deben tener en cuenta las ONGs, fundaciones y asociaciones son muchas, por eso es importante que cuenten con una solución de gestión que centralice todos estos procesos con la mayor precisión y efectividad posible, ya que de su correcta administración dependerá el alcance y repercusión de sus áreas de actuación y fondos disponibles.

 
Contar con un software para ONGs, fundaciones y asociaciones permite a las entidad gestionar toda su actividad de manera óptima, ágil y eficaz, facilitando una administración eficiente para distribuir los fondos y captando socios.
 

Software ERP para ONGs, fundaciones y asociaciones

Planificar y ejecutar proyectos, gestionar la facturación, recibos, control de cuotas, tributación y fiscalidad todas estas tareas propias de las organizaciones no gubernamentales y sin ánimo de lucro se puede gestionar de manera centralizada con un ERP para ONGs, fundaciones y asociaciones.

Las soluciones ERP administran todos los procesos internos de una entidad, sus recursos y control administrativo, lo que se conoce como back-office. Su objetivo es automatizar la mayor parte de estos procesos, reducir costes y optimizar recursos.

Un software ERP para ONGs, fundaciones y asociaciones dispone de módulos para gestionar:

  • Contabilidad, facturación y presupuestos.
  • Proyectos, fondos y costes.
  • Informes de rentabilidad y análisis para memorias y justificaciones presupuestarias.
  • Inventarios, stock de productos, compras y proveedores.
  • Cobros, pagos, tarifas y cuotas.
  • Información y documentos centralizados de todos los departamentos.
 

DSoftware CRM para ONGs, fundaciones y asociaciones

Al igual que sus procesos internos, la cara externa o front-office de las organizaciones sin ánimo de lucro y fundaciones es de vital importancia. Realizar una correcta gestión de las relaciones con los socios, voluntarios, afiliados y población objetivo es clave, así como sabe mostrar y comunicar las acciones y proyectos.

La función de un sistema CRM es aumentar los ingresos a través de las ventas, inscripciones y estrategias de marketing, gestionando todos los contactos, identificando oportunidades y facilitando herramientas de  comunicación e interación.

Un software CRM para ONGs, fundaciones y asociaciones dispone de módulos para gestionar:

  • Datos de socios y voluntarios.
  • Agenda de eventos, reuniones y actividades.
  • Acciones de captación de nuevos socios y fidelización.
  • Comunicaciones automatizadas para promocionar proyectos, nuevas tarifas, logros y notificaciones.
  • Mensajes unificados para campañas de marketing en mailing, sms o redes sociales.

 
 

Principales funciones de un software para ONGs y entidades sin ánimo de lucro

  • Planificar y gestionar los proyectos:
    La planificación previa de los proyectos y su gestión será mucho más sencilla gracias al uso de esta aplicación. Con ella, podrás hacer un seguimiento de cada proyecto en cada una de sus etapas y analizar su desarrollo.
  • Gestionar las tareas financieras y de contabilidad.
    Generar facturas y presupuestos, así como gestionar el resto de las tareas administrativas será mucho más ágil mediante la automatización de estas operaciones. Controla la información financiera para asegurar que los fondos presupuestados son los reales y la previsión de flujos futuros o subvenciones.
  • Controlar el ciclo de compras.
    Con esta herramienta podrás llevar un control de las compras realizadas, controlar los gastos y gestionar los recursos de manera óptima. Por otra parte, podrás realizar pedidos a proveedores de forma automática.
  • Gestionar las donaciones.
    Por otra parte, serás capaz de administrar los donativos y las aportaciones realizadas a favor de tu fundación, así como las inversiones realizadas por tu propia entidad. Además, garantizarás la máxima transparencia a la hora de gestionar los fondos de tu asociación.
  • Gestionar las suscripciones y colaboraciones.
    Otra de las funcionalidades de un software para ONG, fundaciones y asociaciones es gestionar la relación con los simpatizantes de tu entidad y el reclutamiento de nuevos voluntarios y colaboradores. Podrás enviarles información sobre los próximos eventos y las novedades de tu organización para mantener una comunicación constante con ellos y que sigan apoyando tu causa.
  • Gestión documental.
    Las asociaciones suelen contar con un gran volumen de información a gestionar. Con esta solución podrás organizar todos los documentos y archivos de tu entidad de manera más eficiente para encontrarlos con mayor facilidad. Cuánto más ágil sea la búsqueda de la documentación, más tiempo podrás dedicar a otras tareas que aporten más valor a tu fundación.
  • Generar reportes y análisis.
    A través de informes y estadísticas generadas de forma automatizada por el software para ONG, fundaciones y asociaciones sabrás cuál es la situación de tu organización y podrás identificar las fortalezas y las debilidades de la misma.
 

Ventajas de contar con un software para ONGs, fundaciones y asociaciones

  1. Gestionar los proyectos sociales en cada una de sus etapas de forma de forma eficaz y rentable. Conocer su evolución y anticiparte a posibles desviaciones respecto a los tiempos de entrega y el presupuesto.
  2. Automatizar los procesos de facturación y la gestión financiera de la organización. Las ONG deben captar subvenciones y donaciones, controlando los gastos relacionados con el objetivo de la organización y presentar informes con requisitos legales y fiscales. 
  3. Garantizar el cumplimiento de las normativas legales y la actualización del sistema según los marcos regulatorios.
  4. Mejora la transparencia de la entidad. Un software para ONGs, fundaciones y asociaciones te permite crear todos los informes necesarios para disponer de una información contable totalmente transparente, así como clasificar los flujos por fuentes de financiación, objetivos o cualquier otro atributo para facilitar las revisiones y auditorías. También permite optimizar la toma de decisiones al disponer de indicadores con información fundamental de la entidad.
 
Ventajas de contar con un software para ONGs, fundaciones y asociaciones
 

Cómo elegir el mejor software de gestión para tu ONG o asociación

Ya conoces todas las funciones y ventajas de contar con un software para ONGs, fundaciones y asociaciones. Pero cada institución es diferente y tiene unos requisitos determinados, por lo que encontrar una solución que se adapte a tu entidad no es nada fácil.

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